手順を再整備して業務改善

プロセスから見直す！具体的な手法や効果をご紹介

業務プロセスの整備によって作業のクオリティが向上する

プロセスを整備すると業務効率化や品質向上などが可能になります。例えば、プロセス整備で

などが分かります。業務プロセス整備をすることで、うまくいっているプロセスと課題があるプロセスを把握でき、どこに手を打つべきかが明らかになり、業務効率・品質向上につながるのです。

業務プロセスを整備する方法の一つに「プロセスマネジメント」があります。プロセスマネジメントを行うことで、業務手順の中で改善できる要素を見つけることができます。

例えば営業活動に対してプロセスマネジメントを行うと、面会から受注に至るまでの間で「どこでどれだけ取りこぼしているか」を見つけることができます。このようにプロセスを可視化し課題を抽出することで、効果的な業務改善を行うことができます。

業務プロセスを整備する中で、評価（Check）から分析を始めるCAPDoを用いることで、現実の問題に則した改善をすることができます。

CAPDoはPDCAと違い、現状の業務を把握することから始めます。既に企業がスタートしている場合には、何かしらの問題を抱えていることが多くあります。そのため現状調査からはじめるCAPDoは、PDCAサイクルよりも現実に即した手法であり、より高い改善効果が期待できるのです。

業務フローを作成すると、これまで人によって異なってきた業務手順が統一できるので、品質の担保や業務プロセスの効率改善ができます。

同じ業務でも人によって作業手順が異なっていると、業務をこなす時間やアウトプットの品質にムラができてしまいます。標準的な業務フローを決めることで、個々人で発生する無駄な作業や、効率の悪い作業を排除することができ、作業効率の向上や品質の担保ができるのです。

このほかにも、さまざまな手法によって業務効率化を図ることができます。業務プロセスを見直すと生産性が飛躍的に向上することがあるので、可能な範囲から取り入れるべきです。

手順を再整備することで単一業務の効率が上がったとしても、全体として業務改善につながらなければ会社として意味がありません。

例えば、製造部門で予定より3日早く製造できたとしても、納品日時が変えられないとすれば管理部門で3日間分の管理コストが発生してしまいます。部門単体ではなく、業務全体の流れを踏まえてプロセスを最適化することが重要です。

企業全体のプロセスを整備するにあたって、従来のシステムでは業務ごとにデータが分断されてしまっていれば、全体の流れを掴むことは困難です。

企業のヒト・モノ・カネの流れを一つのデータベースで管理するERPを導入することで、企業全体の業務を手軽に「見える化」することができます。部門を超えた業務のつながりも、関連するデータとともに把握することができるので、企業全体の効率を考えたプロセス整備のヒントが得られるのです。

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