業務改善の基礎　見える化することから始める

業務の見える化ができると社員の抱えている仕事量が把握できるため、効率的な仕事の割り振りができるようになります。一人ひとりの仕事量が見えないと、上司が部下へ無理な仕事を割り振ってしまい、チーム全体での作業効率が低下してしまう恐れがあります。

例えば、特定の社員にばかり過度な負荷をかけてしまうと、業務パフォーマンスが低下するばかりか、心身の疲労が原因で離職してしまうかもしれません。業務の見える化によって無理な仕事がなくなると、社員のパフォーマンスが維持できます。

業務の見える化で、時期ごとの仕事量や社員ごとの能力のムラが分かります。仕事の繁閑のムラや社員の能力の差がなくなると、一人ひとりの業務量が安定化して、忙しい社員や暇な社員の差がなくなります。

例えば、特定の社員の業務が手一杯になってしまうと、納期に遅れたりクオリティが下がったりすることがあります。時期ごとの仕事量や、社員の能力のムラを把握することで最適な資源分配ができます。

業務の見える化によって仕事のムダが見つかると、社員が限られた時間のなかで多くの業務をこなせるようになります。その結果、残業時間が削減されたり空いた時間で別の作業を覚えたりと、今まで以上に仕事の成果が増えるはずです。例えば、今まで手作業で集計していた経費申請業務などを、表計算ソフトや専門ソフトに移行すると作業時間を削減ができるようになるといったケースもあります。