ペーパーレス経費精算

読み方 : ぺーぱーれすけいひせいさん

ペーパーレス経費精算とは

社内の経費精算で紙の領収書を保管する代わりに、画像データとして保管することを認める新制度。2016年度の税制改正大綱で、スマートフォンなどのカメラで領収書を撮影することが可能になった。

タクシー代や事務用品の購入レシート、取引先企業との間で交わされる請求書や領収書を、1枚ずつ台紙にのり付け―。経費精算を巡り、多くのビジネスパーソンが長年わずらわしい思いをしてきたのが、領収書の原本を保存する義務だ。国税当局が法人税などの支払いに疑問を持った際、きちんと根拠を示せるように、領収書は原則として7年間、保存する義務がある。

概要:スマホ撮影、17年から可能に

保存はこれまで、紙の原本をそのままの状態で持つ必要があった。例外として、領収書をスキャナーで読み取り電子化する制度もあったが、要件が厳格で、恩恵にあずかれる企業はごく少数だった。デジタルデータは改ざんが容易で、不正経理の温床になりかねないと、国税当局が警戒していたためである。

しかし、煩雑な経理業務を省力化したい産業界からの強い要請を受けて、こうした厳しい規制は徐々に緩和されつつある。

2015年12月に発表された2016年度の税制改正大綱では、領収書や契約書などを対象に、新たにスマホやデジタルカメラで撮影した画像データを公式な書類として認める規制緩和が発表された。2016年9月30日以降に国税当局に領収書の画像データによる保存の申請をすることで、2017年以降の企業内の会計処理に適用できる。

こうしたペーパーレス経費精算には依然、多くの要件が定められている。例えば、国税当局への申請では、使用するパソコンやスマホ、スキャナー、プリンターなどの機器を全て書き出す必要がある。

また、個々の画像データには日本データ通信協会が認定する形式のタイムスタンプを付けることとしており、改ざん防止のために入力者と承認者を分けて、承認を受けるまでは紙の領収書を廃棄できないとの規定もある。企業が自力でこうした要件に対応するのは難しそうだ。

それでも企業にとっては追い風となる動きもある。会計ソフトやクラウドサービスなどのベンダーが、こうしたペーパーレス経費精算の流れを商機と見て、競うように対応機能を打ち出しているからだ。

展望:会計サービス各社が対応急ぐ

コンカーやfreee、マネーフォワード、弥生などの会計処理支援各社が、スマホ撮影によるレシートの取り込みや、撮影したレシートから店名や日付、金額などを自動入力するOCR機能などの追加を順次進めており、一部は既に利用可能になっている。こうしたペーパーレス経費精算に対応したソフトやサービスが出そろってくれば、導入のハードルはグッと低くなるだろう。

企業にとっては、領収書を受け取ったらすぐに手持ちのスマホで撮影して精算可能になり、日々のお金の流れをリアルタイムに近い形で把握しやすくなる。領収書の精算忘れや紛失といったトラブルも回避しやすくなる。

ペーパーレス経費精算の導入を機に、複数の事業所や関連会社に分散していた経理業務の集約やアウトソーシングといった効率化も考えられそうだ。

出典:ITpro「今日のキーワード」(C)日経BP社

[2017年 2月10日 公開]

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