業務の自動化で受注処理や承認がスピードアップ

同社は30年以上前に、大塚商会から基幹業務システム『SMILE シリーズ』をいち早く導入した。2016年には『SMILE BS 2nd Edition 販売』へ移行し、さまざまなデータを抽出して分析できる環境を整えた。その一方で、統合型グループウェア『eValue NS 2nd Edition』も導入。主にドキュメント管理を活用し、加工用の図面や作業手順書をひも付けて保管することで、リピート注文に迅速に対応できるようになった。

さらに今回、社内システムを『SMILE V 販売』と『eValue V』へバージョンアップ。アドオン開発ツール『SMILE V Custom AP Builder（SMILE V CAB）』も併せて活用し、業務効率をより一層高めている。

「SMILEを導入するまでは、自分たちはニッチな業界で特殊な仕事をしているので市販のソフトを業務内容に合わせてカスタマイズして使うしかないという発想が根強くありました。しかし、それでは業務の標準化は図れません。そこで、大塚商会さんのベストセラー製品であるSMILEシリーズに備わる標準機能に自社の業務内容を極力合わせる発想へ切り替えました。その取り組みが功を奏し、一定の目的に達したので、さらなるステップアップを試みているところです」と語るのは専務取締役の鰺坂 博之氏だ。

具体的には、これまで手作業で行っていた業務を自動化する仕組みづくりに着手した。その際、『SMILE V 販売』の標準機能に、RPAやOCRを組み合わせた独自の工夫を施すことで、社内の業務改善を高い効率で実現している。

新システムのポイントの一つは、他部署で使っていたOCRツールを利用し、顧客からFAXや郵送で送られてくる注文書をデジタル処理できる文字コードに変換してSMILEに取り込める業務基盤を構築したことだ。その際、業務の自動化を支援するWebベースのRPAも組み込んで有効活用している。

このシステムの実務責任者である営業部 業務1課 課長の佐藤 晃仁氏は「お客様ごとに注文書のフォーマットが異なるため、全てのお客様に対応した仕組みを構築するとなるとかなりのコストと時間がかかります。そこで、注文件数が多いお客様を何社か選定し、OCRとRPAの仕組みを利用してSMILEに取り込めるように工夫を施しました。幸い、社内にRPAのプログラムを組める人材がいたので、大塚商会さんにも協力してもらいながら、自社独自の仕組みを作り上げることができました」と語る。

同様に、物流業務でもOCRの仕組みを活用。以前は、仕入れ先から品物が入荷されると、その納品伝票を手入力してSMILEで入荷処理を行っていた。しかし、入荷量の増加に伴い、業務負担も増え続ける一方だった。そこで、納品書に発注番号を必ず記載してもらうように仕入れ先に協力を依頼し、納品書の発注番号をOCRで読み取るだけでSMILEに入荷データとして自動で取り込めるように工夫を施している。

「以前のように手入力しなくても正確なデータを取り込めるので、入力ミスがなくなり、業務の省力化に大きく寄与しています」（鰺坂専務）