紙文書のデジタル活用で会計業務の自動化を実現

導入先の概要

導入システム

地元密着型介護施設を運営しつつ、働きやすい職場環境で人材を確保

請求書の受け取り業務が煩雑で、紙の会計業務の課題解決に着手

礎グループの本部では、グループ会社を含めた全事業所の請求書の受け取りや振り込み業務を一括して行っている。ところが、平井氏含む2名の手作業により全て処理していたので、膨大な作業量に対し、非常に時間と手間がかかっていた。

例えば、各事業所で利用するペーパータオルや事務用品などの消耗品をはじめ、入居者の食事用の食材、ごみの処分費用やセキュリティ管理会社の委託費、送迎車の整備費など、毎月100件以上の請求書の処理があるという。

「ほとんどの請求書は紙で郵送されてきます。届いたら開封し、入力してファイリングしますが、会計システムへの入力作業や仕訳作業も、一件ずつ確認しながら手作業でした。銀行振り込みも手入力で行っていたので、後から金額のミスに気付いて修正することもあるなど、どうしてもヒューマンエラーが出てしまうこともありました。また、ファイリングした請求書を探すのも、非常に時間がかかっていました」（平井氏）

そうした中、礎は電子帳簿保存法への対応を機に、請求書の受け取り業務と会計業務の課題解決に着手。インターネットでも調べてみたが、導入時に手間がかかる、あるいは費用も高いものが多く、決め手になるものがなかなか見つからなかったという。そこで、『たのめーる』による事務用品の購入などで取引していた大塚商会に相談。自社の課題解決に役立つ便利ツールとして最終的に選定したのが、『受取請求書DXパック by invox』（以下、『invox』）だった。

紙の請求書を全てデジタル化し、仕訳や振り込みデータを自動生成

複合機をベースにしたITツールで、ケアマネジャーの業務改善も実現

介護施設の各事業所は月に1回、ご利用者ごとの報告書を作成し、担当のケアマネジャーに報告する義務がある。以前は、各事業所の職員がケアマネジャーに直接持参して渡していたが、コロナ禍を機にFAXで提出するようになった。ケアマネジャーは一人平均40人くらいのご利用者を担当するが、同じ月に一人のご利用者が訪問看護やデイサービスといった複数のサービスを利用するケースも少なくない。報告書は事業所ごとに作成されるため、毎月自分が担当しているご利用者の報告書を探し出すのが非常に大変で、探しきれず紛失する恐れもあった。

この業務の効率化を図るために有効活用しているのが、『Quickスキャン V5』と『Easyファクス』だ。複合機でスキャンした紙文書や複合機に送られてきたFAX文書をデジタル化し、ファイル名を変更したり保存先フォルダーを指定したりできるようになった。礎は直ちにケアマネジャーごとのフォルダーを設定し、そこに直接保存されるようにした。取り違いや、取り間違い、紛失などの課題がきれいに解消されたのだ。

「保存された報告書は、タブレット上でいつでも確認できます。訪問先や移動などの隙間時間にチェックできるので、ケアマネジャー本来の仕事が効率的に行えるようになりました」（平井氏）

同時に『リコー カンタン私書箱プリント AE2』も有効活用。これは、PCからの印刷ジョブが複合機の私書箱に蓄積され、複合機の操作パネルで自分の私書箱を選択して印刷や設定変更が行える仕組みだ。以前は、PCで印刷指示を送ると複合機から即座に印刷されたため、ご利用者の個人情報や職員の給与明細などが記載された印刷物を部外者に見られる心配があったが、今はその心配はない。

「PC上で誤ってカラー印刷を指示してしまっても、複合機の操作パネルでモノクロに変更できるので、不必要な経費も削減できています」（平井氏）

「介護事業のITソリューション活用による業務改革を総合的にご支援します」

株式会社 礎様は請求書や報告書などの紙文書をデジタル化し、介護業界ならではの紙文書の課題を全面的に解消されました。高い業務効率を獲得している業界の参考となる活用事例になっています。