拡張性に優れたシステムで業務改善を図る

アサヒ産業は長年地元の業者が開発したオリジナルの業務システムを利用していたが、時代の変化や業容の拡大に円滑に対応できないという悩みを抱えていた。そこで2008年、拡張性に優れたパッケージシステムへの移行を決断。数社の製品を比較検討したうえで最終的に選定したのが『アパレル販売 AD（『SMILE V 2nd Edition ApaRevo』の旧製品名）』だった。

今回の『ApaRevo』のバージョンアップでは、新たなカスタマイズを施して、発注業務の効率化を図っている。ワーキングウェア業界では、現在もFAXでのやりとりが多い。『ApaRevo』バージョンアップ前は、取引先からFAXで注文書が送られてきたら営業担当者がその内容を確認して、協力工場や仕入メーカーへの発注書をそれぞれExcelのフォーマットに入力して作成し、それをプリントアウトして事務担当者に渡していた。事務担当者は、複数の営業担当者から受け取った発注書を協力工場や仕入メーカーごとにまとめて、発注先別にFAXで送付する業務フローとなっていた。その煩雑な発注作業をいかに軽減するかが、当面の課題となっていた。

その改善策として同社は、今回の『ApaRevo』バージョンアップ時に発注先のメーカーコードを新たに作成した。受注処理の段階で注文内容とメーカーコードをひも付けることで、自動的に発注書を作成できる仕組みを構築。発注書をメーカーごとに自動で振り分けて、それを事務担当者がFAXで送付する工夫を施した。これにより、営業担当者はExcelで発注書を個別に作成する必要がなくなり、事務担当者は発注書を取りまとめる手間がなくなった。

「今回の業務改善により、事務担当者が受注から発注までの処理を一貫して行える環境が整いました。営業担当者の事務負担が軽減されたため、本来の営業活動に注力できるようになったのではないかと考えています」（山上氏）

加えて、BtoB Web受発注システム『MOS（Mobile Ordering System）』を活用して受注環境も整備。本来『MOS』はWebでの受発注を目的としたシステムだが、アサヒ産業では取り扱うユニフォームの在庫を取引先自らが確認できる手段として活用している。『MOS』専用のURLを取引先に案内すれば、わざわざアサヒ産業の営業担当者に電話やメールで問い合わせることなく、在庫情報をWebから確認できるようになる。この活用により、アサヒ産業では問い合わせ件数が減少したという。

新しい環境を構築したことでExcelを使用して発注書を作成する手間が省け、受注から出荷までの一連の作業がシステム化された。これによりさまざまな情報が『ApaRevo』に集約・一元管理され、今では社内の情報共有が大きく進展している。

「以前は事務担当者や管理職など限られた従業員しか利用できなかったのですが、『ApaRevo』をバージョンアップしてからはユーザー数を増やし、営業担当者も各自のPC上で売り上げ実績などを確認できるようにしました。紙の帳票が全てなくなったわけではありませんが、営業担当者と事務担当者間の紙のやりとりは確実に減りました」（山上氏）

また、同社は『ApaRevo』を長年利用し続けているが、過去のバージョンの操作性を踏襲しつつ、操作画面がシンプルで分かりやすいので、ストレスなく活用できるという。木村氏は、「特に機能面で便利になったと実感しているのは、ボタン一つで帳票などをそのままExcel出力できる機能です。データをExcelに貼り付けるなどして加工する手間が省けるので、とても楽になりました」と評価する。