事務作業の効率改善と社内のナレッジ共有を実現

苅部氏が入社した1999年当時、シネジックはオフコンを使っていたが、更新のタイミングがきたこともあり、Windowsをベースにした環境への移行を決断。2000年にはオフコンベースの販売管理システムを基幹業務システム『SMILEαV5』へ刷新し、以降はバージョンアップを重ねながらSMILEシリーズを長年活用してきた。

2020年1月には、『SMILE V 販売』へバージョンアップ。同時に輸出入業務管理システム『PORTNeT』やSFAシステム『顧客創造日報』も追加導入し、『SMILE V 販売』との連携も図った。充実した基本機能にカスタマイズを加えることで、自社独自のファブレスな事業形態に柔軟に対応できることが、長年SMILEを使い続ける理由となっている。

「台湾の工場の輸出入管理はExcelで行っていましたが、そのデータを『SMILE』に手入力していたので作業負担が大きく、転記ミスも起こりやすい状態でした。そこで『PORTNeT』を新たに導入し、『SMILE』とシームレスに連携して効率よく運用できる環境を整えることができました」（苅部氏）

一方、SFAシステムは過去にほかの製品も利用してみたが、最終的には『顧客創造日報』に行き着いた。『SMILE V テンプレート 顧客創造日報』を活用することで、『SMILE V 販売』の得意先などのマスターデータを使うことができ、入力の手間が省けることが大きな利点だった。

「極力人の手を動かさずに必要なデータをアウトプットできる仕組みや情報を共有できる環境を整えたいと考えてきました。大塚商会さんは当社の目的を踏まえた提案をしてくれるので、これまで、他のITベンダーや製品に切り替える必要性は全く感じていません」（苅部氏）

新システム構築のポイントとなっているのは、『SMILE V 販売』と輸出入業務管理システム『PORTNeT』とのシームレスな連携をしたことだ。具体的には、『PORTNeT』の発注データを『SMILE V 販売』の仕入れデータとして自動で取り込み、マスターデータを共有することでスムーズな処理を実現。これにより手動で行っていた際に生じていた発注データの転記ミスを未然に防げるようになった。

もう一つのポイントは、『SMILE V 販売』と連携しているSFAシステム『顧客創造日報』を活用することで、全社員の情報共有が円滑に行えるようになった点だ。

「木造建築物の接合部のコンサルタント事業で世界一になるためには、全社員が社内で起きていることを全て知っておく必要があります。そのため、個々の社員が日々の活動で得た情報を日報に記録し、全社員が必ず目を通すように周知徹底を図っています。それによって、全社員のナレッジレベルを高めていくことが大きな目的です」（苅部氏）

同社は基幹業務システム以外のIT環境も、全て大塚商会を通して整備した。ITを採り入れられる業務には極力システムを導入するという考えの下、以前から導入していた複合機やCADソフト以外にも、クラウド型勤怠管理システム『勤革時』や法人向け無線LAN『たよれーる らくらくWi-Fi』を新たに導入し、勤怠管理業務やテレワーク環境の効率改善を図った。またサーバーは、大塚商会のデータセンターの『2Uハウジング』を利用することで運用管理の負担を軽減。さらに、IT運用管理ソフトウェア『SKYSEA Client View』を導入することで端末のセキュリティ対策も強化した。

今回の導入を経て、同社はITを有効活用することで受発注業務などの作業時間を削減し、シネジックの強みである製品開発やコンサルタント業務に注力できる時間を捻出できるようになった。

「コンサルタント事業で世界一になるためには、どうすればより良い木造建築物ができるのか、個々の社員が『たくさん考えること』と『ほかの人と話をすること』が重要だと考えています。今回、その貴重な時間を捻出できる業務基盤の整備が大きく進展しました」（苅部氏）

例えば、伝票を紙ベースで管理していた頃は、委託している倉庫の出荷伝票と出荷指示書の内容が正確に合っているかを内勤スタッフが業務時間の終了後も手作業で照合を行っていた。しかし現在は、一連の業務がシステム上で自動処理されるため、以前のように数字のチェック作業に追われる必要はなくなっている。

また、以前はFAXで送られてきた注文書を印刷し、SMILEシリーズに手入力していたが、現在はFAXで送られてきた注文書を自動でPDF化し、PC上で効率よく管理できるようになった。未処理の注文書が一目で分かるようになり、非常に便利になったという。同時にペーパーレス化も実現し、複合機に紙を補充する手間も省けるようになった。

「SMILEシリーズを軸に、さまざまなシステムが連携して業務を行える環境が整っています。内勤スタッフの事務作業は飛躍的に軽減され、残業期間は多いときでも月に10時間弱で、夜7時前にはほぼ全ての社員が退社できています」（苅部氏）