年末調整の電子化なら、大塚商会にお任せ!

令和三年分 法改正のポイント

1.税務署への事前申請が不要に

従来、年末調整手続きを電子化する場合は、事前に所轄の税務署長に申請し、承認を受ける必要がありましたが、令和3年4月1日から不要となりました。

電子データで受け取る際に事前申請が不要となった申告書

1.給与所得者の扶養控除等申告書
2.従たる給与についての扶養控除等申告書
3.給与所得者の配偶者控除等申告書
4.給与所得者の基礎控除申告書
5.給与所得者の保険料控除申告書
6.給与所得者の住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除申告書
7.所得金額調整控除申告書
8.退職所得の受給に関する申告書
9.公的年金等の受給者の扶養親族等申告書

国税庁「源泉所得税の改正のあらまし」

  • 住宅ローン控除申告書の電子化がスタート

唯一手書きの原本の提出が必要で、電子化対象外であった「住宅借入金等特別控除申告書」が、令和2年に電子化が認められ、今年の年末調整からは電子化対象になります。また、申告書だけでなく、控除証明書や住宅借入金の残高証明書(注1)などを電子データで提出する場合も事前申請は不要です。

  • (注1) 住宅ローン控除証明書及び年末残高等証明書については、家屋の居住年が平成31年(令和元年)以後の場合にのみ電子データで提供することができます。

2.全ての申告書への押印義務が廃止に

税務関係書類における押印義務の見直しが行われ、令和3年4月1日以降、全ての申告書(住宅借入金等特別控除申告書を含む)への押印が不要になりました。

申告書への押印が廃止になりました(サンプル)

国税庁「税務署窓口における押印の取扱いについて」

  • 申告書への押印不要、で業務がシンプルに

今回の改正で全ての申告書への押印義務が廃止になるため、電子化できずに紙でのやり取りが発生している場合でも、氏名、住所など給与ソフトで管理している情報をあらかじめ申告書に印字する機能があるシステムを利用すれば、従業員は変更部分を追記するだけで済み、業務効率の向上が図れます。

年末調整の電子化とは?

これまで手書き等で作成していた年末調整書類を、PCやスマートフォンで作成し、印刷せずにデータのまま給与担当者に提出するものです。

従業員が「年調ソフト」で作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。また、書面での年末調整の場合の書類保管コストも削減できます。

電子化のメリット

企業側のメリット

  • 用紙配布や保管の手間・コストを削減

  • 控除額の検算が不要

  • 給与システム連携で自動入力

従業員側のメリット

  • 控除証明書等の自動入力

  • 控除額の自動計算

  • 押印不要で出社の必要なし

控除証明書が電子データで提出可能! 原本提出が不要に

令和2年分の年末調整では制度の改正がありました。年末調整で控除証明書などの書類を電子データで提供できるようになり、原本提出が不要になります。これまで保険会社からハガキなどの書面で交付されていた控除証明書などが、電子データで取得ができ、データのまま勤務先への提出が可能となります。データでの提出が可能となることで、テレワーク中の従業員に対して、書類を届けるために出社させる必要もなくなります。

ペーパーレス化で、在宅でも年末調整の手続きが可能に

年末調整手続きの際、勤務先に提出するために従業員が作成する保険料控除申告書などの申告書は、控除証明書などのデータを活用して簡単に電子データを作成することができます。給与担当者も電子データで提出されることにより、在宅のまま出社する必要がなく年末調整の手続きを進めることができます。

選べる電子化運用例

電子化に際してのご要望や準備期間を踏まえ、貴社に合った運用方法をお選びいただけます。

【タイプ1】従業員の準備の手間もデータ収集も効率化したい

クラウドソフトを利用することで、従業員の準備の手間もデータ収集も効率化を図れます。電子データの取込もWeb入力+原本提出もどちらのパターンも利用が可能です。

民間ソフトウェア会社のシステム(サービス)を利用した場合

  • * 例:たよれーる給与業務支援サービス

ご契約中の保険会社が、保険料控除証明書の電子データを提供している場合、マイナポータルまたは各保険会社のサイトよりダウンロードした生命保険料控除証明書(TEG800)、地震保険料控除証明書(TEG810)の電子データをたよれーる給与業務支援サービスの従業員サイト(PC版)から取り込むことが可能です(年末残高等証明書、住宅ローン控除証明書の電子データの取り込みには対応していません)。

「たよれーる給与業務支援サービス」利用時のメリット・デメリット

メリット
・用紙の配布が不要
・保険料控除額等の記入・計算が不要、給与システムへの手入力が不要に
・従業員がインストールや設定を行う必要はない
・給与システムとの連携が容易である
デメリット
・有料である
・スマートフォンからの電子データ提出ができない
・マイナポータル連携には対応していない(2021年9月現在)

準備・スケジュール(例)

  • (注2)控除証明書等データを「マイナポータル連携」により取得する場合に必要となります。
  • (注3)控除申告書をデータで提出させる場合に必要となります。

【タイプ2】低コストで電子化を始めたい

電子化に対応した給与ソフトと、国税庁のWebサイトから無料でダウンロードできる「年調ソフト」とを組み合わせて、手軽に電子化をスタートできます。

国税庁「年調ソフト」を利用した場合

  • (注4)ご契約の保険会社がマイナポータル連携に対応している必要があります。マイナポータル連携に対応している保険会社等は、国税庁Webサイトで公表しています。
  • (注5)民間送達サービスとは、インターネット上に自分専用のポストを作り、自分あてのメッセージやレターを受け取ることができるサービスのことです。
  • * マイナポータル連携には、マイナンバーカードとICカードリーダーライター(またはマイナンバーカードを読み取れるスマートフォン)が必要です。

国税庁「年調ソフト」を利用時のメリット・デメリット

メリット
・用紙の配布が不要
・控除額等の記入・計算が不要、給与システムへの手入力が不要
・ 「年調ソフト」は無料で使える(マイナポータル連携が標準搭載)
デメリット
・従業員自身でシステムのインストールや設定を行う必要がある
・従業員にマイナンバーカードを取得してもらう必要がある(読み取り機器も準備)
・申告書データを従業員からメール等で受領し、取り込みを行う必要がある

準備・スケジュール(例)

  • (注6)控除証明書等データを「マイナポータル連携」により取得する場合に必要となります。
  • (注7)勤務先が控除申告書データを作成するためのアプリ等を提供する場合は不要となります。
  • (注8)マイナポータルを利用する場合に必要となります。

国税庁「年末調整手続の電子化に関するパンフレットについて」

「SMILE V」シリーズは、すばやくスムーズに法改正に対応します!

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源泉徴収票(給与支払報告書)の電子申告にも対応

「SMILE V 人事給与」の源泉票データ作成オプションを使うことで、税務署および市区町村にデータで提出する「電子申告」に対応するため、源泉徴収票(給与支払報告書)のデータを作成します。紙による提出の代わりに作成したデータを光ディスク(CD・DVD)などに収録して提出することや、インターネットを利用して提出することができます。マイナンバー(個人番号)の出力にも対応しています。

提出方法対象説明
光ディスクなど国税「給与所得の源泉徴収票」を光ディスク(CD・DVD)などに収録して税務署に提出
光ディスクなど地方税「給与支払報告書(個人別明細書)」を光ディスク(CD・DVD)などに収録して市区町村に提出
インターネット国税「給与所得の源泉徴収票」をインターネットで「e-Tax(国税電子申告・納税システム)」に送信
インターネット地方税「給与支払報告書」をインターネットで「eLTAX(地方税ポータルシステム)」に送信

「従業員への周知」どうすればよい?

電子化など、年末調整のやり方を変える場合、企業は従業員に対して内容を説明し、周知する必要があります。特に、マイナポータルや年調ソフトの利用を行う場合、そのインストールや設定は個々の従業員が行わなければなりません。国税庁は、従業員への説明資料のひな形を提供しています。自社の実状にアレンジし、誰もが確認できるグループウェアで共有することで周知を図ることもできます。

国税庁「従業員の方への配付用資料」(ppt形式)

「従業員への周知」に活用できるグループウェア

業務手順書や年末調整手続きの手順など、全従業員に周知したい情報を共有するにはグループウエアの利用が便利です。
仕事に必要な情報や連絡を集めたりお知らせテロップを流せたりするポータルや、アクセス権や公開日付を指定して情報を安全に共有できる掲示板などを活用し、情報の周知を図れます。

電子化する年末調整の流れを、ガイドブックにまとめました!

電子化となる年末調整について「令和三年度の変更点」「Q&A」「運用例」などをフェーズに沿ってまとめました。無料でダウンロード可能ですので、対応の参考にぜひご活用ください。

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