数百拠点の年末調整業務をペーパーレスに

約5,000人規模の年末調整業務を、紙からデジタルに移行し省力化。担当部署の残業が400時間削減

株式会社市進ホールディングス 導入事例

サービス業1,001名~製品の導入・活用支援多店舗・多拠点展開営業・業務プロセス効率化

進学塾や予備校の運営のほか、映像授業配信事業などを展開する市進ホールディングス。グループ全体の従業員数は約5,000名に上り、年末調整業務の煩雑さに頭を悩ませていた。そこで、『たよれーる給与業務支援サービス』の年末調整オプションを導入。担当部署の残業が400時間削減されるなど、大きな効果が表れた。

  • 業務効率の向上
  • 長時間労働の是正
  • ペーパーレス

2022年4月取材

株式会社市進ホールディングス

導入先の概要

業種
教育
事業内容
教育サービス、介護福祉サービス
従業員数
891名、臨時従業員 3,595名(連結2021年2月現在)
ホームページ
https://www.ichishin.jp/

導入の狙い

  • 複数のグループ会社を一括管理したい
  • 業界特有の複雑な給与計算項目をそのまま移行したい
  • 年末調整業務の人手とコストを抑えたい
  • 煩雑になりがちな紙情報のやり取りをなくしたい

解決策

  • 『SMILE 人事給与管理』の豊富な機能によりノンカスタマイズで対応
  • 『たよれーる給与業務支援サービス』の年末調整オプションで、従業員の必要事項の申請をオンラインで実施し自動集計することで、担当部署の省力化を図る

導入したメリット

お客様の声を動画でご紹介

この動画は音声が含まれます。再生時は音量がオフになっています。再生中に動画プレーヤーの音量を調節してください。[動画再生時間:3分58秒]

製品導入にいたった経緯、導入による効果をお客様の声でお話いただいています。IT導入のヒントにご活用ください。

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE 人事給与お問い合わせ
業務支援サービスたよれーる給与業務支援サービス
(年末調整オプション)
お問い合わせ
 大塚商会データセンターお問い合わせ
マネージドネットワークサービスどこでもコネクトお問い合わせ
調達・購買業務支援サービスMAたのめーる-

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株式会社市進ホールディングス 導入事例(PDF:2,761KB)

導入事例詳細

学習塾や予備校を首都圏で展開。映像授業配信にも力を入れる

同社 総務部 部長 和氣 昌之氏

株式会社市進ホールディングス(以下、市進ホールディングス)は、教育サービス事業、介護福祉サービス事業などを展開する「市進教育グループ」の持株会社である。前身は1965年、千葉県市川市に開設された学習塾。現在では首都圏を中心に学習塾、予備校、幼児・学童保育などのさまざまな教育施設を運営している。また中国の北京や香港で、現地在住日本人子弟向けの塾も運営するなど、海外事業も展開している。

2011年からサービスを開始した介護福祉サービス事業では、認知症対応型共同生活介護施設やリハビリ特化型の機能向上トレーニングセンターなどを運営。もう一つの事業の柱として、グループの成長を支えている。

市進グループの教育サービスの特長は、対面による授業のほかに、2006年から映像配信事業に力を入れてきたことだ。質の高い授業コンテンツを、同社グループの拠点だけではなく同社グループの提携する全国の塾や学校などにも配信している。

「コロナ禍で対面授業ができなくなったときにも、長年蓄えてきたコンテンツと整った通信インフラのおかげで、すぐにオンライン授業に切り替えることができました」と語るのは、同社 総務部 部長の和氣 昌之氏である。

映像配信は、学習塾のない遠隔地にも提供しており、教育機会の不平等をなくすことにも貢献している。

各事業子会社の給与業務を一括管理。SMILEシリーズの給与システムを選定

複数の事業会社が、数多くの教育施設や介護福祉施設を運営する同社グループでは、全体で約5,000名の従業員が働いている。市進ホールディングスは、グループ全体の総務や財務、人事といった管理業務も担っており、各事業会社の従業員の給与計算や給与振り込みなどは、同社の財務企画部が行っている。

「グループの成長とともに従業員数も急増し、一時は給与計算をアウトソーシングしたこともありました」と和氣氏は語る。

アウトソーシングを開始した当初は、自社で給与を計算したり、システムを管理したりする必要がないことを便利に感じていたが、急な訂正に対応してもらえないといったデメリットも多く、徐々に使いにくさを感じるようになっていた。そこで、最新の給与管理システムを導入し、自社で給与計算業務を再開することにした。

導入費用が他システムの数十分の1

導入に当たり和氣氏は、複数の給与管理システムを検討したが、同社の理想にかなうものはなかなか見つからなかったという。それは、ほとんどのシステムが1社分だけの給与計算に対応したもので、同社グループのように、いくつもの事業会社の給与計算を一括管理しなければならない業務にはそぐわなかったからだ。

しかも、学習塾や予備校という業種には、特殊な事情もあった。

「例えば、講師の先生方には時給のほかに、授業ごとの指導給である『コマ給』という項目がありました。通常のシステムで計算するにはカスタマイズをしなければなりませんが、標準機能だけで対応できるシステムはないかと、あれこれ探しました」(和氣氏)

そんな折、大塚商会から提案を受けたのが基幹業務システム『SMILE 人事給与』であった。

「大塚商会さんから、複数事業会社の給与計算が一つのシステムでできるという話をお聞きし、さらに費用のかかるカスタマイズをしなくても、コマ給など業界独自の手当に対応できることにも魅力を感じました」と和氣氏は明かす。

他システムに比べて導入費用が格段に安いことも、導入の決め手の一つだ。1社分しか管理できないシステムでは、各事業会社の数だけ契約が必要で導入費用が膨らんでしまうが、『SMILE 人事給与』ならその数十分の1で済む。また今回は、給与明細の電子配布や振り込み手配を支援する、『たよれーる給与業務支援サービス』も併せて導入することとなった。

煩雑な年末調整業務を、効率改善したい

こうして2015年10月、『SMILE 人事給与』は本稼働した。市進ホールディングスは当初、オンプレミスのサーバーで運用することも検討したが、BCP対策の一環として大塚商会のデータセンターに設置したサーバーで運用することにした。

「災害などでデータを失ってしまうことは絶対にあってはなりませんので、データセンターに預けたほうがよいだろうと考えました。サーバーの更新やメンテナンスがスムーズに行える点も評価しました」(和氣氏)

データセンターとの接続には、大塚商会のマネージドネットワークサービス『どこでもコネクト』を利用している。給与情報は財務と密接にかかわり、個人情報も含まれるので、できる限りセキュアなネットワークで接続したいと考えたからだ。システムへのアクセスポイントは、同社の財務企画部や人事部など、一部の部署に限定し、厳格なセキュリティ管理を行っている。

印刷代や用紙代、配送費用の負担も重かった

財務企画部 部長 大江 聡氏

『SMILE 人事給与』の稼働から1年がたった2016年10月、同社はさらに、大塚商会の『たよれーる給与業務支援サービス』の年末調整オプションを導入した。このオプションサービスは、文字通り、煩雑な年末調整の作業を飛躍的に効率改善するものだ。

導入の理由について、「給与業務をアウトソーシングから自社に戻した結果、年末調整の膨大な作業を大人数でこなさなければならなくなり、改善の必要性を痛感したからです」と語るのは、同社 財務企画部 部長の大江 聡氏である。

市進ホールディングスでは従来、年末調整に向けた従業員とのやり取りは紙で行っていた。計算のために必要な項目を記入してもらうため、全従業員に社内便で用紙を送り、戻ってきた用紙の項目をシステムに手入力するというのが一連の作業であった。そもそも、数百拠点にいる従業員へ送る用紙を作成、印刷し、封入するだけでもかなりの負担である。また、届いた用紙に記入して送り返す従業員側も面倒だ。そのうえ、印刷代や用紙代や配送費用の負担も大きかった

これら一連の人的工数負担や物理的コストを一気に解消するため、同社は大塚商会のサービスを利用することにしたのだ。

スタッフの残業が約400時間削減。派遣スタッフの人件費も浮く

『たよれーる給与業務支援サービス』の年末調整オプションを導入したことで、市進ホールディングスの年末調整業務は格段に効率改善した。このオプションサービスによって、従来は紙でやり取りしていた情報が、PCやスマートフォンからの入力で処理できるようになったからだ。

「紙の印刷や配送、回収といった作業負担がなくなりました。届いた情報に基づいて年末調整額が自動計算されるので、面倒な入力や計算の作業もありません。年末調整のたびに遅くまで働いていたスタッフの残業が約400時間も短縮されました。また、以前は数百拠点の5,000名以上に上る従業員の個人情報を紙で取り扱っていたわけですから、この部分がペーパーレスになっただけでも情報管理の観点で大きなリスク削減につながっています」(大江氏)

サービスの利用料金はかかるものの、用紙代や配送費用がなくなったことや、年末調整のときだけ応援に来てもらっていた派遣スタッフの人件費が浮いたことで相殺されたという。

大江氏は、「おかげで、毎年嵐のような忙しさだった年末調整の時期が、『いつもより少し忙しい程度』に変わりました。大塚商会さんには本当に感謝しています」と評価する。

調達・購買管理の手間を『MAたのめーる』で解消

市進ホールディングスはこのほか、大塚商会の調達・購買支援サービス『MAたのめーる』の利用も開始している。市進グループの塾や予備校、介護施設などが使用するオフィス用品には、同社がまとめて調達し、配送しているものもあるが、どうしても届くまでに日数がかかる。しかし、『MAたのめーるは、拠点や教室から個別に発注ができ、直接受け取れる。また税込み200円以上であれば送料もかからず、市進ホールディングス側で購入品の一括管理も可能なので合理的だと判断した。

和氣氏は、「今後も業務やサービスのデジタル化を推進して、さらなる成長を遂げていきたいと考えています。大塚商会さんには、そのためのご支援も期待しています」と語った。

大塚商会担当者からのコメント

「DXの推進をお手伝いします」

株式会社市進ホールディングス様は、あらゆる角度で業務とサービスのDX(デジタルトランスフォーメーション)を推進して、さらなる成長を追求されています。当社としても、的確なソリューションでしっかりと支援させていただきます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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