年末調整の電子化なら、大塚商会にお任せ!

年末調整の電子化とは?

これまで手書き等で作成していた年末調整書類を、PCやスマートフォンで作成し、印刷せずにデータのまま給与担当者に提出するものです。

従業員が「年調ソフト」(または民間の年調システム)で作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。また、書面での年末調整の場合の書類保管コストも削減できます。

電子化のメリット

企業側のメリット

  • 用紙配布や保管の手間・コストを削減

  • 控除額の検算が不要

  • 給与システム連携で自動入力

従業員側のメリット

  • 控除証明書等の自動入力

  • 控除額の自動計算

  • 押印不要で出社の必要なし

ペーパーレス化で、在宅でも年末調整の手続きが可能に

年末調整手続きの際、勤務先に提出するために従業員が作成する保険料控除申告書などの申告書は、控除証明書などのデータを活用して簡単に電子データを作成することができます。給与担当者も電子データで提出されることにより、在宅のまま出社する必要がなく年末調整の手続きを進めることができます。

選べる電子化運用例

電子化に際してのご要望や準備期間を踏まえ、貴社に合った運用方法とITツールをお選びいただけます。

【タイプ1】従業員の準備の手間もデータ収集も効率化したい

クラウドソフトを利用することで、従業員の準備の手間もデータ収集も効率化を図れます。電子データの取込もWeb入力+原本提出もどちらのパターンも利用が可能です。

民間ソフトウェア会社のシステム(サービス)を利用した場合

  • * たよれーる給与業務支援サービス、「SMILE人事給与」の利用例

ご契約中の保険会社が、保険料控除証明書の電子データを提供している場合、マイナポータルまたは各保険会社のサイトよりダウンロードした生命保険料控除証明書(TEG800)、地震保険料控除証明書(TEG810)の電子データをたよれーる給与業務支援サービスの従業員サイト(PC版)から取り込むことが可能です(年末残高等証明書、住宅ローン控除証明書、社会保険料控除証明書、小規模企業共済等掛金払込証明書の電子データの取り込みには対応していません)。

「たよれーる給与業務支援サービス」利用時のメリット・デメリット

メリット
・用紙の配布が不要
・保険料控除額等の記入・計算が不要、給与システムへの手入力が不要に
・従業員がインストールや設定を行う必要はない
・給与システムとの連携が容易である
デメリット
・有料である
・スマートフォンからの電子データ提出ができない
・マイナポータル連携には対応していない(たよれーる給与業務支援サービス)

「たよれーる給与業務支援サービス」のほか、「Smart HR」「オフィスステーション年末調整」と「SMILE人事給与」との連携もご用意しています。詳しくはお問い合わせください。

【タイプ2】低コストで電子化を始めたい

電子化に対応した給与ソフトと、国税庁のWebサイトから無料でダウンロードできる「年調ソフト」とを組み合わせて、手軽に電子化をスタートできます。

国税庁「年調ソフト」を利用した場合

  • * 年調ソフト、「SMILE人事給与」の利用例

  • (注1)ご契約の保険会社がマイナポータル連携に対応している必要があります。マイナポータル連携に対応している保険会社等は、国税庁Webサイトで公表しています。
  • (注2)民間送達サービスとは、インターネット上に自分専用のポストを作り、自分あてのメッセージやレターを受け取ることができるサービスのことです。
  • * マイナポータル連携には、マイナンバーカードとICカードリーダーライター(またはマイナンバーカードを読み取れるスマートフォン)が必要です。

国税庁「年調ソフト」を利用時のメリット・デメリット

メリット
・用紙の配布が不要
・控除額等の記入・計算が不要、給与システムへの手入力が不要
・ 「年調ソフト」は無料で使える(マイナポータル連携が標準搭載)
デメリット
・従業員自身でシステムのインストールや設定を行う必要がある
・従業員にマイナンバーカードを取得してもらう必要がある(読み取り機器も準備)
・申告書データを従業員からメール等で受領し、取り込みを行う必要がある

準備・スケジュール(例)

年末調整を電子化でスムーズに進めるために、早めの準備をおすすめします。

国税庁「年末調整手続の電子化について ~スケジュール編~」(PDF)

令和5年分年調電子化おたすけブックを、実施方法検討の際にお役立てください。

導入事例 ご紹介

グループ全体の従業員数は約5,000名に上り、年末調整業務の煩雑さに頭を悩ませていました。

『たよれーる給与業務支援サービス』の年末調整オプションを導入し、担当部署の残業が400時間削減されるなど、大きな効果が表れました。

導入事例詳細を見る

「SMILE V」シリーズなら!
源泉徴収票(給与支払報告書)の電子申告にも対応

「SMILE 人事給与」の源泉票データ作成オプションやマイナポータル連携機能を使うことで、税務署および市区町村にデータで提出する「電子申告」に対応するための源泉徴収票(給与支払報告書)データを作成できます。紙による提出の代わりに作成したデータを光ディスク(CD・DVD)などに収録して提出することや、マイナポータルやe-TAX・eLTAXを利用して提出することができます。
マイナンバー(個人番号)の出力にも対応しています。

「従業員への周知」どうすればよい?

電子化など、年末調整のやり方を変える場合、企業は従業員に対して内容を説明し、周知する必要があります。特に、マイナポータルや年調ソフトの利用を行う場合、そのインストールや設定は個々の従業員が行わなければなりません。

「従業員への周知」に活用できるグループウェア

業務手順書や年末調整手続きの手順など、全従業員に周知したい情報を共有するにはグループウエアの利用が便利です。
仕事に必要な情報や連絡を集めたりお知らせテロップを流せたりするポータルや、アクセス権や公開日付を指定して情報を安全に共有できる掲示板などを活用し、情報の周知を図れます。

大塚商会では、セキュリティを考慮した情報の伝達や情報を周知させるために「eValue」をご提供しています。

社内メッセージ・掲示板・アンケート eValue コミュニケーション

電子化の進む年末調整の流れを、ガイドブックにまとめました!

電子化が進む年末調整の「効率化のステップアップ」や「運用例」のご紹介と人事労務の電子化でもっと便利にできる情報をまとめました。無料でダウンロード可能ですので、対応の参考にぜひご活用ください。

資料ダウンロード(無料)

お気軽にお問い合せください

大塚商会なら一つの窓口でお任せいただけます。

問い合わせる

ページID:00251999