ひらめき研究室

一生懸命やっているのに、なぜか仕事が進まない。
私、仕事のやりかた間違っている？

「書類が見つからない！ 」と、毎日のようにキャビネットを開け閉めしていませんか？ 「印刷・押印・郵送が面倒」「保管スペースが足りない」「テレワークに対応できない」……そんな声、どこかで聞いたことがあるかもしれません。実はこれ、どれも“紙中心の働き方”にありがちな課題です。頑張って働いているのに、なぜか仕事が進まない。ミスや漏れも増えてしまい、気づけば毎日バタバタ。もしその原因が紙だとしたらどうでしょう？ 紙文書のデジタル化で業務効率化に取り組んでみませんか。

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  必要な書類が見つからない……！

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  あれは印刷して、これには押印が必要……作業が手間

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  大量の紙書類に保管スペースが占拠

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  紙書類提出のためだけに出社が必要

文書のデジタル化、具体的には何をすればいいの？

「文書のデジタル化」と聞くと難しく感じるかもしれませんが、実は4つのステップで進めることができます。

まずは紙の文書をスキャンしてデータ化することからスタート。請求書や見積書、契約書など、今ある書類をパソコン（PC）上で扱えるようにします。これから受け取る文書はPDFなどにデジタル化して統一しましょう。
次に、契約書や社内稟議の“ハンコ文化”を電子化。電子承認に切り替えれば、印刷や押印の手間が一気に解消されます。
3つ目のステップは、デジタル化したデータを検索しやすい状態で保存すること。フォルダやキーワードで探せるようにすれば、紙のときのような「書類が見つからない！ 」というストレスから解放されます。
最後に、不要になった紙文書は安全に廃棄。セキュリティを確保しながらスッキリと整理が進みます。これらを1つずつ実践すれば、誰でもムリなくデジタル化の第一歩を踏み出せます。