オフィス系ソフトは、1人で使うと手軽で使いやすい反面、組織（複数人数）で使うと重複作業が発生してしまうケースが多数あります。例えば、表計算ソフトで見積書を作成し、受注伝票や売上伝票、さらに請求書や仕訳伝票などをあらためて作成。あるいはシステムに同じ情報を入力しなければならないような重複作業が発生していますと、業務効率は下がってしまいます。また、人為的ミスや万が一ウイルス侵入などにより、機密情報の漏えいなどにつながってしまった場合は、企業の信頼が損なわれ取り返しがつかなくなる可能性もあります。
Excel業務の見直しで効率化と安全性を両立
企業において、ExcelやAccessなど利便性の高いソフトウェアを利用している業務は多岐にわたっていると思います。企業の成長や業務拡大に加え、2022年1月に電子帳簿保存法（2024年1月までの猶予有り）、2022年4月からの改正個人情報保護法の厳格化、2023年10月からのインボイス制度の施行も控えています。新しくなる法律への対応も含め、データ管理や書類関係業務の在り方に一度目を向けてみてはいかがでしょうか。
目次
Excelなどオフィス系ソフトの利用業務とお悩みの声
共通した課題
どの業務でも共通の課題として下記があげられると思います。
- システムなどへの二重入力
- 各自のPC管理で全体共有されていない
- 共有環境での意図しない上書きがされてしまう
- 開発者が退職してリンク外れやマクロ修正ができない
- 共有で使用し、最新のファイルがわからなくなる
- メール添付ができるため情報漏えいが起きやすい
- データ改ざんができてしまう
- バージョンが上がるたびに動作確認作業が煩雑
- 長年使用のためワークシートが巨大化してしまうが、使用箇所はほんの一部分
具体的な業務と起こりうる課題
売り上げに関する業務（見積り・売上請求・取引先管理）
- 見積りが個人管理となっており、会社・部門としての再利用できない。
- 間違えて元見積りに上書きしてしまう。
- 承認がないまま先方へ提出してしまい、収益状況が確認できない。
- 承認状況が、問い合わせるまで分からない。
- 見積りから受注・売り上げ・請求まで、同じ内容を何度も入力する必要があり、入力ミスや計算ミスが起きている。
- 担当者が取引先管理をしており、属人化により会社としての、過去の実績・決定率・利益率などが共有できていない。
現場に関する業務（日報・工事・工程管理）
- 日報が個人管理となっており、社内で工事単位の進捗（しんちょく）が共有できていない。
- 工期変更時の修正があっても、各担当部署に伝える手段が整備されていないため、連絡漏れかある。
- 現場責任者以外は把握しておらず、工事台帳の記入漏れが起き、確認が大変。
- 収益管理ができておらず、分析の切り口が変えられない。
会計に関する業務（在庫管理・原価管理・会計）
- 土木資材などのケース・バラ管理ができておらず、実際の在庫と管理データとの乖離（かいり）がある。
- 現場単位の予算・利益管理ができておらず、またプロジェクトの途中経過も管理できていない。
- 売り上げ・仕入れ・入出金・給与情報など、同じ内容を何度も入力する必要があり。入力ミスや計算ミスが起きている。
- 計算ミスが頻繁に起きる。また、そのミスに気づかないこともある。
労務に関する業務（勤怠・人事給与）
- 正確な勤務報告（入力）ができておらず、実労働と日報とに乖離が起きている。
- 社員名簿の個人情報や保有資格の管理が徹底できていない。
システム化を行うメリット
前述のお悩みはシステムを活用することにより多くの改善がなされます。現状のオフィス系ソフトなどの運用からシステム利用をお勧めするメリットを紹介します。これにより、各業務に関連する法改正やデジタル化への対応を進めていくことにもつながります。
請求書
インボイス制度への対応が必要になります。システム化するメリットとして、適格請求書未対応による取引停止リスクを避けられます。
見積り・請求書・領収証など
電子帳簿保存法への対応が必要になります。システム化するメリットとして、電子保存の義務化による罰則を避けられます。
人事情報・機密書類など
改正個人情報保護法への対応が必要になります。システム化するメリットとして、厳格化・増えるサイバー攻撃による漏えいリスクを軽減できます。
勤怠管理
働き方改革関連法への対応が必要になります。システム化するメリットとして、残業未払いの発生リスク軽減と残業上限規制対象者の把握などの対策ができます。
業務を見直して効率アップが実現した事例
＜設備工事業＞案件ごとのスケジュール管理
【導入前の状況】案件管理を表計算ソフトで運用
進行スケジュールがパターン化されている受注案件について、発生時に案件表へ日程を追記、進捗に伴いステータスを編集。それを上司・サポート担当が進捗や対応漏れをチェックしていました。そのため、チェックしなければならない表計算ファイルが膨大になり、さらに現場担当者の入力漏れなども生じるなど、進捗の共有が困難になっていました。
【課題】案件情報共有プロセスの単純化
現場の入力漏れ自体の軽減をはじめ、上司・サポート担当が大量の表計算ファイルをチェックする必要が生じていた運用を改善する必要がありました。
【導入後の効果】管理システムを導入
イレギュラーな情報でも簡単かつ迅速に抽出できるシステムを導入しました。案件情報の共有が単純化、工数が削減され、確実な情報共有が可能になりました。そのため、入力漏れなどのミスが激減し、上司・サポート担当によるチェックが1クリックで可能となり、業務の効率化が図れました。
オフィス系ソフトの業務見直しで効率アップした事例
大阪市に本社を構える株式会社金澤工務店は、商業施設を中心とした建設事業で業績を着実に伸ばしています。短納期・高品質を追求した施工実績が評価され、特命受注が多いのが大きな強みになっています。その重要な業務基盤として長年効果的に活用しているのが、大塚商会から導入した見積り管理システムです。過去の見積りデータを参照しながら正確な見積書を作成できるようになり、その迅速さからも顧客の信頼を勝ち得ています。関連会社との見積りデータの共有を実現する一方で、外部に情報が漏れないようにセキュリティ対策も強化しています。
株式会社第一リフォームは、防水工事の技術とノウハウを最大限に生かしながら、マンションやビルの大規模修繕工事などを幅広く手がけています。その一方で、ITを活用した事務作業の効率化と標準化にも力を注いでいます。具体的には、大塚商会から建設業向け支援システム「POWER見積」とプロジェクト原価管理システム「コストマネージャー」を導入し、シームレスなデータ連携を実現することで、見積書や発注書の作成時間を飛躍的に短縮。同時に、セキュアなモバイル環境を整備することで、現場の社員と円滑にコミュニケーションが行えるようになりました。
解決するシステム・ソリューション
システムの導入は、これまでに例示に挙げた悩みを解決し効率を上げるには有効となります。大塚商会では多彩なラインアップをそろえていますので、お気軽にご相談ください。
システム一覧
業務系システムと情報系システムのデータベースを統合し、二重入力の手間を排除します。他サービスとの連携も行え、企業の業務フローを変革し、業務の横断的なデジタル化が行え、業務最適化・生産性向上に貢献します。
建設業界のさまざまな業種に対応した見積り・予算作成を支援します。複雑な階層でも一目でわかる画面から簡単に見積書作成が行えます。また、設計機能によりオリジナルの帳票が作成できます。
原価管理にとどまらず、発注・予算・支払い・請求までをトータルにサポートするシステムです。予算の進捗をリアルタイムに確認できますので、現場の状況を把握し、効率的な対応が可能です。
ワークフロー、ドキュメント管理、スケジューラー、コミュニケーションの機能を統合し、企業のグループワークに必要な情報を網羅した統合型グループウェアです。
現場担当者から選ばれる現場管理アプリです。現場ごとのチャット画面から現場情報・図書・報告書・受発注業務まで一元管理できるため、浸透しやすく効率化が図れます。
Excel業務で煩雑化しがちであった収集、加工、エラーチェック、集計など人的作業の負荷がかかる部分を自動化するシステムです。例えば、予実編成の場合に各部門のExcelファイルから予算データを直接システムにエラーチェックしながらアップロード。進捗の確認をシステム上で行いつつ、ワンクリックで全社予算集計シートの作成が可能です。
お客様に代わり日々のIT運用管理業務をリモートで行います。万が一の障害発生時においても専任のスタッフがリモート、 もしくはオンサイトで障害に対応します。お客様はIT運用の負担が軽減され本来の業務に集中できます。
ソリューション
勤怠管理システムの種類や選ぶポイントなど、勤怠管理システムの基本から活用方法まで、幅広くご紹介します。また、大塚商会がお勧めする勤怠管理システムを、テレワークや給与システムとの連携など、さまざまな観点からご紹介しますのでご参考にご覧ください。