棚卸作業と在庫管理の方法と効率化

「棚卸は長くて苦痛だ」「棚卸を正確に行いたい」と、思われている方は多いのではないでしょうか。そんな方に向けて、棚卸の注意点や改善点、ポイントを解説し、棚卸をより正しく行うための情報を掲載しています。また、なかなか終わらない棚卸を早く終わらせるためのツールもご紹介しています。棚卸に悩む全ての方に役立つ内容です。

棚卸作業の目的

棚卸は自社における在庫数を知るために有効な業務です。在庫とは、費用を出して仕入れたにもかかわらず、まだ売れていないために現金化がされていない商品のことです。在庫の状態を正しく知ることで、過剰在庫やチャンスロス(機会損失)を防げます。さらに、売れなくなった商品や仕入れから長期間が経過し価値が下がっているものなどを、セールにかけて現金化する場合の判断基準にもなります。

また、棚卸を行えば会社の業績をしっかりと把握することができます。在庫の金額によっては決算書の額が増減しますが、実際に営業していて利益が出ていると感じていても「棚卸を行ってみると利益がわずかだった」「棚卸で実は赤字経営だったと分かった」といったケースも珍しくありません。在庫の数量が分かれば評価損計上の割合を把握できます。決算期末までに棚卸の評価方法を提出すれば、評価損の節税対策にもなるのです。

棚卸を行う目的はほかにもあります。確かな在庫数を知ることで自社の資産状況を把握できますが、最も大切なのはその後です。「どのような商品が在庫として滞留しているのか」「なぜその商品が不良在庫になってしまったのか」「反対になぜこの商品が品切れなのか」。このような問題点を洗い出しながら、次の戦略につなげていく、それが棚卸を行う本質です。棚卸で得られるデータは現在の経営状況の目安として役立ちます。棚卸を行うことで、より詳細な経営状態の把握につながるのです。

棚卸作業と在庫管理の注意点

前述したとおり、棚卸にはさまざまな目的がありますが、正確を期するためには2通りの棚卸方法が存在します。それが実地棚卸と帳簿棚卸です。

実際に現場で在庫のカウントをするのが実地棚卸、帳簿上の数字が正しいかを判断するのが帳簿棚卸です。これらを正確に行うことで自社の状況を正確につかみ、問題点の洗い出しや自社に適切な戦略の構築ができるようになるのです。棚卸作業は気をつけないとミスをしやすいため、注意して行わなければなりません。

実地棚卸の注意点

実地棚卸は、現場で行う棚卸のことで現場ならではの注意点があります。ありがちなミスと対処方法をご紹介します。

カウントミス

数量の数え間違いです。梱包(こんぽう)されているものを取り出さずに、表記されている個数を記入した際や集中力が低下した場合に起こります。

対処法は、しっかりと一つずつ落ち着いて数えることです。例えば、商品は全て棚から下ろして数え、箱やケースに入っている在庫は全て取り出しましょう。また、梱包された在庫で取り出すのが難しい場合は、箱に記載してある数字を間違えずに記入します。入数が分からない場合は発注先に確認してもよいでしょう。

カウント漏れ

在庫を数え忘れるミスです。置き場所が変わっていたときや、整理整頓されていない場合に発生します。棚卸が終わった商品に「済み」マークを付けることで、カウント漏れやカウントの重複を防ぐことができます。

誤品カウント

似ている品番や種類を数えることで起こるミスです。紛らわしい品番や、表示が間違っている場合に発生します。品番や、カラー・仕様といった見た目をしっかり確認して数えることで頻度を抑えられます。

入力漏れ

データ入力を忘れてしまったり、飛ばしてしまったりした際に発生します。データを入力する際は必ずチェックを行いましょう。しっかりと正しく打ち込むことが大切です。

転記ミス

在庫の番号や収納場所、種類を書き写すときに起きるミスです。こちらも必ず数字や種類を確認しましょう。

読み取りミス

数えてある数字を読み間違えた際に起こります。3と8、0と6などの数字は、人それぞれの書き方のクセが現れやすい文字です。そのため、ほかの人が読んでもきちんと読み取れるようにきれいに書くことを心掛けましょう。

棚卸は一人ではなく複数の従業員で行うことが一般的です。あらかじめ考え方や、やり方を統一しておき手順を定めて実行しましょう。また棚卸中は担当の場所を定め、勝手に移動してはいけません。丁寧に、しっかりと行うことが棚卸なのです。

帳簿棚卸の概要と注意点

帳簿や専用ソフト、エクセルなどのデータを使って正しい在庫数を毎日記録していくのが、帳簿棚卸です。実地棚卸のように短期間で終わらせるものではなく、日々行っていかなければならない業務です。

物流部門では日ごろから正しく入出庫を管理し、数字の変化を間違えないように入力します。しかし、いくら気をつけていても、現場の実在庫と帳簿上の数字に差が出るのが棚卸のつらいところです。誤差が見つかれば正確なデータにブラッシュアップする必要があり、大変な業務となります。実地棚卸では間違いが見つかっても、数え直せば正しい数字が得られます。しかし、帳簿棚卸は日々の積み重ねから生じるミスです。入力や記入の漏れがあると原因究明は困難でしょう。1件ずつ確認するにも膨大な時間がかかってしまいます。

帳簿棚卸は非常に責任のある業務です。慣れない人に任せようにも一定のスキルが必要となるため、一部の役職に負担が集中するのも帳簿棚卸の特徴です。大変な業務ではありますが、数字の不一致が生じた場合に帳簿をごまかしてはいけません。確かに帳簿の数字を変更すれば、その分、棚卸を早く終えられます。しかし原因がはっきりしないので、後々、数字が狂うこともありますし、また、ないはずだった在庫がひょっこり出てきたなどの事態も十分にありえます。帳簿棚卸で何より必要なのは、しっかりとしたスキルはもちろんのこと、几帳面(きちょうめん)で丁寧に行っていく日々の積み重ねであると心得ましょう。

棚卸作業が抱える課題

棚卸作業は完全にアナログで記録すると、抜けや漏れの可能性が高くなります。さらに、扱っている品が多ければ多いほど、ミスの可能性は高くなるものです。棚卸はスピードに加えて確実性も大切です。正確な数字を把握しておかなければ、その後の業務にも支障を来す可能性が出てきます。そのため、従業員のプレッシャーが大きくなるうえ大きな労力を要します。また毎日の業務がストップしてしまい、翌日からの業務負担も増えてしまいます。しっかりした個数を得るには、商品の量によっては数日かかってしまう場合もあり、棚卸によって業務が遅れるということも実際によくあります。

エクセルへの入力業務も大変

棚卸作業は数えて終わりではなく、集計する必要があります。記録を紙などのアナログ方式で行った場合、データを入力しなければなりません。こうした入力時間も、商品の個数が増えるほど作業時間は大きくなります。エクセルなどへの入力時間が増えれば棚卸時間も長くなります。

また入力漏れや打ち間違いによるミスが起こると、正しい情報が得られないばかりか、修正のための時間も必要になります。そして在庫データのリアルタイム性も低く、棚卸の目的の一つである在庫の管理の精度が低くなってしまうのです。アナログでデータを取り、エクセルで管理しても、棚卸の大きな問題を解決し切れないのです。

棚卸作業の負担を減らして在庫管理を効率化するには

上記のような棚卸の問題を解決するためには、在庫管理システムを導入するとよいでしょう。検品の際や仕入れ、出荷時にも在庫表にすぐに反映されるので、リアルタイムでの在庫管理が可能になります。

在庫管理システム「ApaRevo」のハンディターミナルを使えば、在庫分析が簡単になり、在庫状況の動向がリアルタイムで確認できます。特にアパレル・ファッション業界にはうってつけで、在庫管理だけではなく販売業務に至るまで、業界特有の業務を総合的にサポートできます。

マルチチャネル販売への対応やリアルタイムな売り上げ・在庫情報の閲覧も可能です。多彩な分析機能によりチャンスロスや不良在庫のリスクを減らし、売り上げアップを実現します。また、POSやEC、EDIなどの各種システムとのスムーズな連携がかないます。さらに、エクセルでの管理からバーコードスキャナーなどのハンディ端末を通しての在庫管理に変更すれば、それまで必要としていた作業工程を削減できる可能性もあります。これまでの前に倣え的な業務を見直し、効率化を進めたいと考えている企業にはもってこいのシステムでしょう。

さまざまな業態でもほぼ必ず行われる棚卸。効率化を進めることでよりスムーズな企業運営が可能になります。少しでも自社の棚卸システムに疑問をお持ちの方は、この際に効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

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