ひらめき研究室

まずはオフィス移転計画の全体を把握して、綿密な準備を行いましょう

オフィス移転はしたものの、社員から「何がどこにあるか分からない」「仕事がしづらい」「前のオフィスの方が良かった」「おしゃれになっただけで、執務環境としてはいまいち」といった声が出るのは避けたいところです。とはいえ実際の担当者は、「何から始めればよいか分からない」「そもそもオフィス移転の流れ自体がよく分からない」という方も多いのではないでしょうか？ そのような方は、まずはオフィスを移転する計画全体の流れを知ることが第一歩です。移転の準備には、レイアウトの検討やIT環境の構築、オフィス家具の手配、社員への周知など、さまざまなステップがあります。これらを把握することで、どこに何を相談すればよいのかも明確になり、移転準備がスムーズになります。

移転の基本ステップを分かりやすく解説しているこちらの記事も、是非参考にしてみてください。
オフィス移転の全体像をつかむならこちら

IT環境もきちっと整備して、確実な移転計画を

オフィス移転は単なる引っ越しではなく、会社の「顔」が変わる重要なプロジェクトです。だからこそ、総務担当やIT担当の方の手腕が問われる場面でもあります。レイアウトの設計、什器（オフィス家具）の選定、そして万が一に備えた防災対策など、準備することは山ほどあります。仕事のしやすさといった機能性、防災などの安全性、情報漏洩防止のためのセキュリティ対策などの、バランスが取れたオフィス設計・準備が大切です。

中でも、意外と見落とされがちなのがIT環境の整備です。実際に多くの企業が、移転先でネットがつながらない、パソコン（PC）が正常に作動しないといったトラブルに直面することが多いです。こうしたトラブルが発生すると、業務が止まり、社内外に影響を及ぼすことも少なくありません。しかも、IT環境の不備は簡単に改善できず時間がかかるため、社員の方々にも不便を強いる結果となってしまいます。

移転先では、インターネット回線の契約をはじめ、LAN配線の設計・敷設、Wi-Fiの環境構築、防犯カメラや入退室管理などのセキュリティ対策まで、IT関連でやるべきことが多岐にわたります。特にITリテラシーに自信がない方にとっては、何から手を付けてよいか悩んでしまうこともあるでしょう。

そんなときは、事前の現地調査から移転後の運用までをしっかり計画していくことで、大きなトラブルを防ぎ、社員が安心して働けるIT環境を整えることができるのです。

1. 働きやすく安全なオフィスの計画

   

   開放的なレイアウト、コミュニケーションがとりやすいスペース、安心できる防災対策が大切です

2. 働きやすさを支える通信インフラの整備

   

   オフィス移転で最も多いトラブルが、通信。移転当日に混乱しないために、準備が大切です

3. 機密情報を漏洩・紛失しないセキュリティの構築

   

   古い機密文書のデータ化や安全な処分、入退室管理などの防犯対策も大切です