電子取引データの保存に関わる「事務処理規程」、作成のポイントを解説

電子帳簿保存法の改正により、電子取引によって授受されたデータは電磁的記録として保存することが義務付けられました。電磁的記録の保存要件として「真実性や可視性を確保するための要件」という表現を見聞きしたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。この記事では、改正電子帳簿保存法に対応した事務処理規程を作成するポイントを解説します。

電子帳簿保存法の改正で何が変わる？

電子取引によって取引データを授受する際は、電子帳簿保存法で定められた要件のいずれかを満たす形で電磁的記録の保存を行います。具体的には、提示されている四つの保存方法のうち、いずれかを選んで措置を行う必要がありますが、今回はそのひとつである「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」に関して解説します。

電子取引とは

電子帳簿保存法では、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」を電子取引と定義しています。具体的には、電子メールやクラウドサービス、EDIシステムなどのインターネットを経由する方法を用いて、請求書や見積書などに記載される取引情報を授受することが電子取引に該当します。

電子帳簿保存法改正で紙保存が廃止に

電子帳簿保存法改正により、2022年1月1日以後に行われた電子取引では、取引情報を電磁的記録によって保存することが全ての事業者に対して義務付けられました。電磁的記録とは、CDやハードディスク、USBメモリ、クラウドサービスなどの記録媒体を指します。改正前は印刷した書面などによる保存が行えましたが、2022年1月1日からの電子取引では保存方法が電磁的記録に一本化されました。

なお、電子帳簿保存法改正に対する企業側の対応や周知が2021年内に進まなかったことを理由に、書面による保存を2023年12月31日分まで認める宥恕措置が設けられました。さらに、令和5年度税制改正大綱により2024年1月1日以降も一定の要件を満たす場合には新たな猶予措置が適用されます。現状、条件次第で書面保存が認められていますが、税務調査の際に取引情報の電子データをダウンロードできるようにしておく必要があります。

これらの措置の適用を受けるに当たって、納税者による追加対応は基本的に不要です。

電子取引データの保存要件について

電子取引による取引情報を保存する際には、電子帳簿保存法に基づいて「真実性や可視性を確保するための要件」を満たす必要があります。

真実性の要件として挙げられているのは次の4項目で、保存されたデータが改ざんされていないことを証明するため、いずれかの項目を選んで実施する必要があります。

タイムスタンプが付された後に取引情報の授受を行う
取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付す
データの訂正や削除を行った場合にその記録が残るシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムを利用して授受および保存を行う
訂正および削除の防止に関する事務処理規程の作成、運用を行う

また、可視性を確保するための要件として挙げられているのは、「検索機能の確保」「パソコンやディスプレイ、プリンタおよび操作マニュアルの備え付け」「電子計算機処理システムの概要書の備え付け」の3点で、こちらは全て満たす必要があります。

なお、令和5年度税制改正大綱により、2024年1月1日から「検索機能の確保」に関して緩和措置が適用されます。「前々年度の売上高が5,000万円以下」もしくは「データの印刷物を取引年月日・取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている」事業者は、税務調査で電子取引データのダウンロードに応じられる場合、検索機能の確保が不要となります。

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電子取引における事務処理規程とは？

制度対応を目的として事務処理規程を設定する場合、会社の規模や業務体制などに応じて、データ改ざんを防ぐための工夫が必要です。ここでは、電子帳簿保存法に対応した事務処理規程の作り方をご紹介します。

事務処理規程の作成が必要なケース

真実性の確保を証明する施策として、事務処理規程による対応を実施する場合、自社内で作成した規程に従って電子取引データを管理、運用できる業務体制を整える必要性が生じます。

タイムスタンプもしくはシステム導入によって対応を行う場合は、事務処理規程の作成は必要ではありません。しかし、タイムスタンプの付与ができない電子取引データの可能性もあり、自社内で保存要件を満たすシステムが導入できない場合もあります。

また、制度の対象になる書類や社内ルールを周知するため、あるいは管理責任者などを明確にする目的で、事務処理規程を作成することは問題のない対応です。複数の要件に対応できる業務体制を整備することで、対応できる取引の幅が広がる効果も見込めます。

国税庁や民間企業では事務処理規程のサンプルを公開

電磁的記録の保存に対応した事務処理規程を作成する際は、国税庁や民間企業のWebサイトで無料公開されているサンプルを活用するのもおすすめです。例えば、国税庁では法人用と個人事業者用の2種類のサンプルをWordファイルで提供しています。

なお、国税庁が公開しているサンプルは、企業担当者による加筆修正を前提としたものです。実際に事務処理規程を作成する際は、自社の業務体制に応じて加筆修正を行う必要があるため注意しましょう。

事務処理規程の記載内容

国税庁が公開しているサンプルを基準にする場合、電子取引データの保存要件を定める事務処理規程には、以下の項目を作成および記載する必要があります。

目的
適用範囲
管理責任者
電子取引の範囲
取引データの保存
対象となるデータ
運用体制
訂正削除の原則禁止
訂正削除を行う場合

電子取引における事務処理規程等のサンプル掲載ページ（国税庁のWebページが開きます）

訂正および削除を防止するための運用体制を整えることも重要

事務処理規程による対応を実施する場合、サンプルを参考に規程を作成しただけで適切に対応できるわけではありません。訂正および削除を防止するためには、自社の実情に沿った運用体制づくりも必要となってきます。
適切な運用のためのポイントとしては以下が挙げられます。

フォルダ階層管理や索引簿の例示

請求書などの電子データを保存する際は、保存要件を満たす形で行わなければなりません。ファイル名に規則性を持たせ、例えば、「日付_取引先名_受領金額」といったルールや、保存先のフォルダをどのようにして、どのように管理するかを決め、それらを事務処理規程に記載します。
その他、索引簿を作成して請求書などのデータを検索する方法での対応も可能です。

訂正時の承認フロー

保存する電子データの訂正や削除は原則禁止されていますが、やむを得ない理由で訂正や削除を行う場合の方法についても、細かく承認フローを決めておかなければなりません。
国税庁のサンプルでは、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」を作成し、管理責任者へ提出。管理責任者の承認・指示のもとに、処理責任者が訂正や削除を行い、「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、管理責任者に提出するフローが記載されています。

申請書、報告書の保管

「取引情報訂正・削除申請書」と「取引情報訂正・削除完了報告書」は、後日、履歴の確認作業が滞りなく行えるように、該当データの保存期間の満了まで保管する必要があります。その保管方法も、自社の運用に沿った方法を記載しておきましょう。

電子帳簿保存法一問一答（Q&A）（国税庁のWebページが開きます）

電子取引実施時の事務処理規程作成と運用のポイント

事務処理規程を自社内で作成するなら、国税庁もしくは民間企業が公開しているサンプルを有効に活用しましょう。自社内で一から作成するより作業量を少なく抑えられ、対応開始までの期間を短縮できるメリットがあります。

法改正への対応を滞りなく行うには、自社の社員に向けた周知も大切です。事務処理規程をできるだけ早く作成して、電子取引の範囲や、取引データの保存方法、運用体制、注意事項などを共有する体制を整えましょう。

なお、大塚商会では、eValueをご契約の企業様へ、事務処理規程のサンプル提供をしています。自社の社内規程に合わせてサンプルを加筆修正できるため、自社向けの事務処理規程をより効率的に作成可能です。

電子取引やタイムスタンプサービス導入のご相談は大塚商会まで

電子帳簿保存法の改正に対応するために、できるだけ早く電子取引に対応した社内体制を整備することをおすすめします。電子取引やタイムスタンプ付与など電子帳簿保存法に対応したシステム導入を検討している方は、大塚商会までぜひご相談ください。

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電子取引データの要件に見合った保存形式だけでなく、スキャナ保存や高度な検索機能を有し、アクセス権限設定などのセキュリティ対策も充実しています。「タイムスタンプオプション」を利用することで、スキャナ保存をした文書や電子取引データのタイムスタンプを付与、さらに一括検証を素早く実行できます。電子帳簿保存法に適合したシステムとして、JIIMAより認証を受けています。また、eValueをご契約の企業様に事務処理規程のサンプル提供を行っています。

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