PDFにタイムスタンプを付与する方法は？電子帳簿保存法との関係性も解説

紙の管理の煩わしさや、コスト削減を図る手段として、書類をPDF化して管理する企業が増えています。書類がPDF化されていれば、パソコン上で簡単に書類を見つけられるようになりますし、書類の保管場所も不要です。しかし、契約書や帳簿のような重要な文書をPDFで取り扱う場合はそれが真正の書類であることを担保しなければなりません。

書類の真正性を証明する手段の一つがタイムスタンプです。2022年施行の改正電子帳簿保存法でも、国税関係書類を電子データで保存する際の要件として、タイムスタンプの付与が挙げられています。

この記事では、企業の経営者やシステム、セキュリティ担当者の方向けにタイムスタンプをPDFに付与する方法や、改正電子帳簿保存法との関連などをご紹介します。

タイムスタンプとは？電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの必要性

タイムスタンプを付与する目的は、どのようなものでしょうか。ここではタイムスタンプの概要、仕組み、利用用途、電子帳簿保存法・インボイス制度との関連性などを解説します。

タイムスタンプとはなにか

タイムスタンプとは、ある時刻よりも前にその電子文書が確かに存在していたこと、それ以降その電子文書が改ざんされていないことを証明する技術です。

紙の書類であれば作成者本人の署名や、押印などで法的に有効であるとの効力を持たせることができます。一方、電子文書では痕跡を残すことなく簡単に改ざんできてしまうリスクが存在します。

タイムスタンプは信頼できる第三者である時刻認証局（TSA：Time-Stamping Authority）によって発行されます。偽造ができない時刻情報を電子文書に持たせることで、文章の信頼性と安全性を高めることが可能です。紙の文書では郵便局の消印（通信日付印）が日付の証明になりますが、電子文書では日付の電子データであるタイムスタンプが証明になります。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプを付与するには、まず、タイムスタンプを付与したいオリジナルの電子データからハッシュ値を算出します。ハッシュ値とは、オリジナルの電子データから一定の計算手順を経て求められる固定の桁数値のことです。このハッシュ値をインターネット経由で時刻認証局（TSA）に送付し、タイムスタンプの発行を依頼します。

依頼を受けたTSAはこのハッシュ値に偽造不可能な時刻情報を結合して、タイムスタンプを発行します。

電子データの真正性は、オリジナルの電子データから作成されたハッシュ値とタイムスタンプに収納されているハッシュ値を比較することで検証可能です。この2つが同じ値であれば、タイムスタンプが刻印された時刻以降に何も手を加えられていないと証明できます。

なお、タイムスタンプが刻印された電子データは改ざんの有無を確認できるもので、改ざんを防止するものではありません。

タイムスタンプの利用用途

タイムスタンプはさまざまな用途で利用されており、一般的には真正性が問われる電子データに使われることが多いといえます。例えば、電子契約書、知的財産、国税関係書類、医療電子カルテなどがあります。

紙の契約書では、ある時点での存在証明のために公証役場で確定日付印を押すことがあります。タイムスタンプが施された電子契約書はこの日付印と同等の法的効力があり、裁判でも有効な証拠として提出することが可能です。

特許申請を行う予定の新しいアイデアや技術などにタイムスタンプを付与することで、知的財産を守ることもできます。電子帳簿保存法の保存要件を満たして真実性を確保するためにもタイムスタンプは用いられます。また、電子カルテシステムでは、作成したカルテにタイムスタンプを付与することで記録の透明性、真正性を確保することが可能です。

なお、電子証明書の有効期限は1〜3年と短いことが知られていますが、タイムスタンプの有効期限は10年とされていることから、電子署名後にタイムスタンプを付与することで有効期限を延ばすことができます。

電子帳簿保存法・インボイス制度との関連性

タイムスタンプは2022年1月施行の改正電子帳簿保存法や2023年10月から導入されるインボイス制度とも深く関連しています。

電子帳簿保存法では、国税関係書類を電子データで保存する際の要件として、タイムスタンプの付与も有効とされています。電子データでやり取りした国税関係書類に自社でタイムスタンプを付与する場合は最長約2カ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりません。

インボイス制度は仕入れ税額控除の際に適格請求書（インボイス）と呼ばれる請求書の保存が要件となる制度です。インボイス制度が導入されると請求書作成業務が複雑化することから、電子インボイスの活用が進むと予想されています。電子インボイスが正式なものであることを証明する手段としても、タイムスタンプの普及は進むでしょう。

PDFで受領した請求書を印刷して保存は行えない

従来、請求書をPDFデータで受領した場合は紙に印刷して保存してもよいと規定されていました。2022年の電子帳簿保存法の改正以降は、電子取引における紙保存は廃止され、電子データでの保存が義務付けられました（猶予措置あり）。

その際、タイムスタンプを付与した電子請求書であれば真正性が担保できます。これは電子帳簿保存法のなかで真実性の確保として求められている事項です。請求書をPDFデータ化することで請求書発行・受領業務が効率化できる、郵送費や印刷費を削減できる、発送・受領のタイムラグがなくなるなどのメリットがあります。

タイムスタンプとは？電子帳簿保存法など法律におけるタイムスタンプの役割

PDFへのタイムスタンプの確認手順や付与できない場合の対処法

続いて、PDFファイルのタイムスタンプの確認手順とPDFファイルにタイムスタンプが付与できない場合の対処法を解説します。

PDFのタイムスタンプの確認手順

Adobe Acrobat Reader を使ったPDFのタイムスタンプの確認手順をご紹介します。

PDFファイルをAdobe Acrobat Readerで開きます。
画面右上に表示される署名パネルのアイコンをクリックします。
画面左側に表示される署名済みを右クリックします。
署名のプロパティ表示をクリックします。
表示されたプロパティダイアログの日時/時間タブをクリックします。
署名をした日時を示すタイムスタンプ日時を確認します。
署名をした日時を証明するタイムスタンプ局（時刻認証局）を確認します。

PDFへのタイムスタンプが付与できない場合の対処法

PDFファイルがパスワードなどで保護されている場合はタイムスタンプの付与はできません。タイムスタンプを付与するためには以下の手順でPDFファイルの保護を解除します。

Adobe Acrobat Readerでパスワード保護されているPDFファイルを開きます。
パスワードの入力を求めるダイアログが表示されたらパスワードを入力してOKをクリックします。
ファイルメニューからプロパティを選択します。
プロパティダイアログが表示されたらセキュリティタブを開きます。
セキュリティ方法のプルダウンリストからセキュリティなしを選択します。
セキュリティを削除する確認メッセージが表示されたらOKをクリックします。
セキュリティなしに設定されたことを確認してOKをクリックします。
セキュリティなしの設定を保持するためにPDFファイルを上書き保存します。

なお、保護されたPDFファイルにもタイムスタンプの付与ができるサービスもあります。

電子化推進は必須！電子帳簿保存法対策は早めの対応を

電子帳簿保存法が改正されたこと、そしてインボイス制度の導入が近づいていることから電子化推進は必須です。以下にその背景と対応方法について解説します。

タイムスタンプは今後も需要が拡大する

一般財団法人日本データ通信協会の調査によると、2019年のタイムスタンプ発行件数は3億500万件、2020年は3億6100万件と報告されています。発行件数は毎年右肩上がりで増えており、今後もこの増加傾向が続いていくでしょう。

タイムスタンプの需要が拡大している背景には電子文書の急速な普及があります。企業では技術・経理・営業などにかかわる資料の多くを電子文書にして保管することによって省力化・コスト削減をはかっています。電子文書の正当性の証明も急務となっており、対策としてタイムスタンプが注目されているのです。

法人はタイムスタンプが自動付与される有償のソフトウェア（システム）の導入がおすすめ

電子文書を多数取り扱う場合は、有償のタイムスタンプツールの導入がおすすめです。
多くのシステムベンダーからタイムスタンプが自動的に付与されるツールが発売されています。有償のツールのなかには書類をアップロードするだけで簡単にタイムスタンプが付与できるもの、電子書類の管理機能を備えたもの、タイムスタンプが付与されたか検証できるものなどもあります。

インボイス制度、電子帳簿保存法の猶予期間終了前に早めの対策を

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法の電子取引における電子保存の義務化は、2023年12月末までの猶予が認められています。この2年間の猶予期間中は電子取引の保存要件を満たすことができない正当な理由が示せれば、従来通りの書面保存が認められます。また、2024年1月1日からは新しい猶予措置がスタートしますが、書面保存をする場合でも電子データをダウンロードできるようにしておく必要があります。電子取引のデータ保存への対応を進めておくことをおすすめします。

インボイス制度においても2023年10月の導入まではあとわずかしかありません。業務効率の点から電子インボイスの導入を考えている企業のご担当者は、早めの対策を考えたほうがいいといえるでしょう。