【2022年施行】改正電子帳簿保存法猶予期間で準備するべきこと3点

電子帳簿保存法が改正され、2022年1月から施行されています。改正で、「電子取引における電子データ保存の義務化」とともに2年間の猶予期間が設けられましたが、令和5年度税制改正大綱により、2024年1月1日以降も条件次第で保存義務が猶予されることになりました。

企業で経理を担当している方の中には、「紙に出力して保存できるのはいつまでなのか？」「猶予のための条件はあるのか？」「猶予期間にどんな準備が必要か？」などさまざまな疑問を持っている方もいるでしょう。

この記事では、改正された電子帳簿保存法における猶予期間の概要と猶予条件、猶予期間に企業が行うべき準備を詳しく紹介します。

電子取引は電子データ保存が義務化！改正電子帳簿保存法のポイントとは？

電子帳簿保存法は、情報化社会に対応するため1998年7月に施行されました。しかし、電子化に際しての制限事項も多く、さまざまな課題が指摘されていました。その課題を改善するため行われたのが今回の法改正です。

法改正のポイントは、主に二つあります。一つは、電子データを保存する際のさまざまな要件の緩和、もう一つは、電子取引における電子データの保存義務化です。

電子帳簿保存法では、保存対象や保存方法によって、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの区分が設けられています。要件緩和は、それぞれの区分で「タイムスタンプ要件の緩和」や「検索要件の緩和」などさまざま行われ、これにより企業や個人事業主が書類の電子化に取り組みやすくなりました。

その一方で、電子取引における書類はそれまで紙に出力しての保存が認められていたものが、電子データでの保存が義務付けられました。3つの区分のうち、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は紙での保存もデータでの保存も可能な任意規定ですが、「電子取引」の区分のみ紙での保存が認められない義務規定となりました。そのため、電子化に取り組む予定のなかった企業から、対応が間に合わないとの声が上がる事態となり経過措置として猶予期間が設けられました。詳細は次で紹介します。

電子帳簿保存法改正のポイントと具体的な対応方法【2023年最新】

電子取引における電子データ保存義務化の猶予期間とは？

電子取引とはどのような取引を指すのか、また、猶予期間はいつまでなのかを見ていきましょう。

施行から2年間の宥恕（ゆうじょ）措置（猶予期間）が設けられた

電子取引とは、電子メールやインターネットのホームページ、EDI取引など電子的な方法を介した取引を指します。取引情報には、注文書や見積書、領収書、請求書などがあります。手渡しや郵送での受け渡しではなく、電子メールやインターネットを経由してデータをやり取りした場合は、電子取引として扱われます。

改正された電子帳簿保存法では、電子取引における書類の保存は電子データでの保存が義務化され、紙での保存は禁止となりました。しかし、対応が間に合わない企業が多いという業界団体などの声を受け、施行から2年間の猶予期間が設けられ、2023年12月31日までは紙での保存が認められることになりました。

2021年12月に発表された「令和4年度税制改正大綱」に、「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存への円滑な移行のための宥恕措置の整備」として盛り込まれています。宥恕（ゆうじょ）には、「寛大な心で許す」という意味があり、今回の措置はあくまでも一定期間だけの配慮的な措置であることを表しています。

2024年1月1日以降も猶予期間を延長

宥恕措置は2023年12月で廃止されますが、2022年12月発表の「令和5年度税制改正大綱」において、2024年1月1日以降も一定の要件を満たす場合には猶予措置が実施されることが決定しました。ただし、いつまで継続されるかは不明です。

2024年以降の猶予措置においては、保存要件を満たせない電子取引については紙での保存が引き続き容認されるものの、取引情報の電子データをダウンロードできるようにしておく必要があります。つまり、電子データの保存も必要ということです。

電子帳簿保存法の猶予に申請や届け出は必要？やむを得ない事情の条件とは

猶予期間においては、電子取引の書類を出力して紙で保存してもよいとされていますが、そのための条件はあるのでしょうか。また、申請、届け出は必要なのでしょうか。

「令和4年度税制改正大綱」では、電子化が間に合わない場合は以下2点の条件を満たせば認められるとされています。これは、2023年12月31日までの宥恕措置に対応するものです。

納税地等の所轄税務署長がやむを得ない事情があると認める
当該電磁的記録の出力書面の提示または提出の求めに応じることができるようにしている

また「令和5年度税制改正大綱」では、以下の条件を満たせば認められるとされています。これは、2024年1月1日以降の猶予措置に対応するものです。

納税地等の所轄税務署長が「保存できない相当の理由」があると認める
税務調査の際に、取引情報の電子データをダウンロードできるようにしている
当該電磁的記録の出力書面の提示または提出の求めに応じることができるようにしている

「保存できない相当の理由」の具体的な内容は、今後の通達などで明らかにされる見込みです。

なお、所轄税務署長への申請や届け出は不要とされています。

電子帳簿保存法に対応するため猶予期間に企業がすべき対策

電子取引における電子データ保存の義務化によって、それまで電子化に取り組んでこなかった企業も検討せざるを得ない状況になりました。また、これまで電子化に取り組んできた企業も、電子取引に対応したシステムの導入を考えた方がいいケースもあるでしょう。

猶予期間にしっかりと準備を進めるためにも、ここで企業が行うべき準備を整理してみましょう。

電子帳簿保存法の猶予期間に企業が準備すべき３つのポイント

1.社内でどのような電子取引を行っているかの確認

電子取引といってもさまざまな形があります。例えば、「電子メールで受け取ったPDFの請求書」「ホームページ上に表示される領収書などのスクリーンショット」「ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機の利用によるもの」など、やり取りの方法も、ファイル形式もいろいろです。

まずは、社内でどのような電子取引が行われていて、現在どのような処理を行っているのかを確認する必要があります。

2.社内システムの確認＆電子取引に関するシステム導入の検討

改正された電子帳簿保存法に対応するためには、タイムスタンプの付与や条件を指定した検索ができるシステムが自社にあるかの確認、現在の業務フローの見直しなども必要です。

保存要件の緩和により、ファイル名の付け方を工夫すれば、表計算ソフトなどを利用しての管理も可能ですが、自社で対応するのが難しい場合は、電子取引に対応したシステムの導入を検討しなければなりません。

3.インボイス制度への対応も含め、社内書類の電子化・ペーパーレス化を進める

電子取引の電子データ保存をきっかけに、それまで紙で保存していた国税関係帳簿や、国税関係書類などの電子化・ペーパーレス化の推進を考える企業もあるのではないでしょうか。紙での保存と電子データでの保存が混在していると経理関連の業務フローは複雑化します。さまざまな社員が関わるため、保存の際のミスが生じる可能性もあります。

新しいシステムやソフトウェアを導入して、業務の効率アップを図る場合は、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや文書管理ソフトを選びましょう。「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」では、ソフトウェアが法的要件に適合しているかどうかの認証を行っているため、一つの目安になります。

なお、2023年10月からは、消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス（適格請求書）制度が始まります。紙のインボイスより、電子インボイスの方が、経理業務の負担軽減につながります。社内に新しいシステムを導入したり、社内業務フローを見直したりする際は、インボイス制度も視野に入れる必要があるでしょう。

インボイス制度の概要（国税庁のページが開きます）

電子取引とは？電子帳簿保存法の改正で変わること【2023年最新】

ペーパーレス化とは？メリット・デメリットや導入効果を解説

インボイス制度の概要とは？ 2023年10月までに企業が行うべき対応を解説

大塚商会の改正電子帳簿保存法対策

電子化、ペーパーレス化を進めるには改正電子帳簿保存法に対応したサービスやツールを利用することもおすすめです。

大塚商会では以下のようなサービスを用意しています。

eValue V 2nd Edition ドキュメント管理

文書管理システムである「eValue V 2nd Edition ドキュメント管理」とオプション機能「タイムスタンプオプション」を活用することで、電子取引における電子データの保存に対応できます。タイムスタンプを付与し、訂正・削除の履歴を残しながら、高いレベルでの検索性も有しています。

国税関係書類を保存するソフトウェアとしての法的要件を満たし、JIIMAの認証も受けているため、安心して使っていただけます。なお、導入後にも適切な運用ができるように、「eValue電子帳簿保存法導入支援サービス」も行っており、システム設計から具体的な書庫システムの構築といったサポートもご利用いただけます。

文書管理システム「eValue V 2nd Edition ドキュメント管理」