業務自動化とは？ データの集計など自動化向きの業務と実現方法、ツールを解説

RPA

RPAとはRobotic Process Automationの略称で、ロボットによる業務自動化ツールのことです。請求書の発行やデータの集計などのバックオフィス業務を自動化できます。

マクロ

マクロとはアプリケーションの手順を制御する機能を指します。例えば、表計算ソフトでマクロを使用すれば、繰り返し行う集計などの作業を自動で実行できます。

AI

AIとはArtificial Intelligenceの略称で、人工知能を意味する言葉です。AIは高度な学習機能を持ち、自ら判断して作業を行うことが可能です。例えば、車の自動運転や工場における不良品検知などにAIが活用されています。

OCR/AI-OCR

OCRとはOptical Character Readerの略称で、画像データのテキスト部分を認識して文字データへと変換する光学文字認識機能を指します。具体的には紙媒体の文書をスキャナーで読み込んで、デジタルデータ化することが可能です。近年ではAI技術を搭載したAI-OCRも活用されており、手書き文字の認識も可能になっています。

チャットボット

チャットボットとはチャット（会話）とボット（ロボット）を組み合わせた言葉で、自動会話プログラムを指します。問い合わせや質問などに対してチャットボットが自動で返答してくれるため、企業のWebサイトなどで広く活用されています。

チャットボットの詳しい解説については「チャットボットの種類はさまざま！ シナリオ型、AI型など機能や仕組み、選び方を解説」の記事をご参照ください。

チャットボットの種類はさまざま！ シナリオ型、AI型など機能や仕組み、選び方を解説

自動化する業務の洗い出し

まずは、自動化の対象となる業務を洗い出しましょう。人の手で行っている業務を整理して、自動化するか否かを判別する必要があります。洗い出しの過程では、業務プロセスを可視化するなどの手間がかかります。時間もかかりますが、重要なプロセスのため丁寧に行いましょう。

目標の明確化

次に、業務自動化を行う目標を明確にします。「作業時間を月に30時間削減する」「月あたりのコストを20万円削減する」など、具体的なゴールを設定しましょう。

会社に適したツールの選定

業務自動化を実現できるツールにはさまざまな種類があります。自社にとって最適なものを選びましょう。例えば、RPAとチャットボットでは得意としている業務が異なります。また、同じRPAにもいろいろな種類があるため、適切なツール選定が重要です。

業務自動化の目的を社内で共有

自動化の目的を共有することも大切です。自動化を成功させるには、実際に業務に従事している人たちの協力が欠かせません。業務自動化の目的や得られるメリットを社内に周知して、理解を得られるようにしましょう。

検証と改善

業務自動化のツールを社内に導入したら、検証と改善を行いましょう。業務自動化の成果を定期的に確認するだけでなく、問題点や使いにくい部分などはアップデートが必要です。常に改善を繰り返すことで、理想的な業務自動化を実現できます。

操作性

ツールの操作性の良さを重視しましょう。実際にツールを扱う人のレベルはさまざまです。全員がパソコンスキルに秀でているわけではありません。不慣れでも直感的に操作できるツールが望ましいといえます。

コストパフォーマンス

コストパフォーマンスも重要なポイントです。業務自動化が可能なツールは、無料から高額なものまであります。多機能で高性能なツールであれば、コストは高くなります。自社で必要な機能を見極めて、導入と運用にかかるコストとのバランスをとりましょう。

セキュリティ

セキュリティ上のリスクを抑えられるツールを選びましょう。特に、クラウド型のツールは注意が必要です。セキュリティ対策が不十分だと、ログイン情報が漏えいし不正アクセスなどの問題が発生するリスクがあります。セキュリティが高いツールを選定してトラブルを回避しましょう。

信頼性

信頼性の高いツールを選びましょう。多くの人に利用されている大手企業のツールは、安心して使用できる可能性が高いといえます。加えて、サポート体制も充実しているケースが多く、不具合が発生しても迅速な対応が期待できます。