在庫確認でトラブルを未然に回避! リアルタイムで在庫を確認する重要性

「リアルタイムで徹底するのは難しい」といわれることもある在庫管理ですが、実際の現場ではどのようなトラブルが起きているのでしょうか。この記事では在庫確認が難しいと感じる理由やよくある失敗例、倉庫から店舗へ積送中の商品の在庫管理を中心に、リアルタイムで在庫を確認できる環境の重要性必要性について紹介します。アパレルの在庫管理をしている担当者の方は、ポイントを押さえて在庫管理トラブルを回避しましょう。

在庫確認でトラブルが発生するのはどんなとき?

まずは実際に起こりやすいトラブルの原因として、「明確なルールがない」「入力ミスや作業ミス」「情報不足による在庫数のズレ」の三つを取り上げます。

明確なルールがない

在庫確認で何らかの問題が発生してしまう企業は、在庫管理に関する明確なルールが設けられていない場合が多くあります。在庫管理のルールには決まったものがないので、企業ごとに独自のルールを作らなくてはいけません。しかし、そもそも存在しているルールが曖昧だったりすると、現場の管理者に判断を任せることになります。そうなると、人によって指示内容が異なるなどのトラブルが起こる可能性が高まってしまうでしょう。

また、入出荷作業を含む管理作業をしていると、さまざまな原因により管理上の在庫と実在庫に差異が生じることは容易に起こり得ます。明確なルールがないことで適切な在庫管理がされず、本来抱えなくてよい在庫を抱えてしまう状態は、無駄なコストが発生する要因につながるので注意を払わなければいけません。

入力ミスや作業ミス

二重作業による入力ミスや、現場での作業ミスが原因で在庫にズレが生じトラブルが起こることもあります。

例を挙げると、商品の受注数が決まって販売管理システムにその数を入力したら、別途在庫管理システムにも同じ数字を入力してデータを統一させなくてはいけません。二つのシステムの連携が取れているのであれば問題ありませんが、そうでない場合、両方に異なる数字を入力してしまったり、どちらか一方への入力を忘れてしまったりすると、在庫数が合わなくなります。

また、販売管理システムにはすぐに入力したけれど、在庫管理システムにはあとでまとめて入力しておこうと思いつつ、うっかり忘れてしまうこともあるでしょう。すぐに気付いて訂正できればよいのですが、そうでない場合、どちらの数字が正しいのか、いつの入力までが正確な数字なのか分からなくなって現場が混乱することも少なくありません。

ほかにも、入出荷数を間違えたり、間違った商品を出荷してしまったりする現場での単純な作業ミスも在庫のズレの原因になります。作業に慣れた担当者が、過信によって確認手順を守らなかったことによって起きるミスもあるでしょう。現場での作業を人がおこなっている場合は、ミスをゼロにするのは難しいかもしれません。そのためにも、できるだけヒューマンエラーを防ぐ対策や、ミスが起きた場合の対処法をあらかじめ決めておくことが重要です。

積送中など、リアルタイムで変化する在庫数を正確に把握

倉庫から店舗へ出荷した積送中商品の情報不足によって在庫数のズレが起こることもあります。

例えば、商品自体は輸送している途中にもかかわらず、業務アプリケーションの入出庫処理ですぐに移動先の在庫数データを増やしてしまったため、店舗に商品が届く前にデータ上の在庫数が増えてしまうなどの例が挙げられます。商品が届く前に管理上でこのような操作をしてしまうと、正確な情報が得られず販売現場が混乱してしまうでしょう。積送中の在庫数を足したデータを本部が入力したあとで、商品が到着してから現場スタッフが上書きしてしまい、店舗の実際の在庫数がデータと合わなくなる事態も考えられます。

混乱を防ぐためには、在庫状況をリアルタイムで把握することが欠かせません。倉庫在庫・店舗在庫・積送中の在庫、それぞれの正確な在庫数を確認できる環境が整っていれば過剰在庫の防止にもつながるでしょう。

在庫確認で発生するトラブルを防ぐには

商品の販売チャンスを逃さないため、また、お客様の信頼を失わないためにも、リアルタイムで正確な在庫を把握する必要があります。特に、ECサイトなどの販路ではリアルタイムで正確な在庫を把握できないと、本当は商品を一つしか用意できないのに、サイトの在庫表示には「2」と出ているために2人のお客様から注文を受けてしまう恐れもあります。

そのような運営体制が続いてしまえば、販売サイトに記載されている商品情報がいい加減だと思われ、信用を失うかもしれません。そうならないためにも、事前に在庫確認のトラブルを防ぐことが大切です。そこで、続いてはトラブル防止のポイントについて三つ紹介します。

在庫管理をマニュアル化

担当者ごとに異なる作業をしないように、在庫管理に関するルールとマニュアルを作りましょう。ルールとしては、商品の入荷・保管・出荷をはじめ棚卸・品質管理の五つの項目について検討してみてください。ルールを決める際には、通常の在庫管理作業の方法だけでなく、イレギュラーな事例に対してもどのように対処すべきかを決めておくのがよいでしょう。例えば、輸送や試着による破損商品の取り扱いやサンプルを販売担当者に渡す場合などです。

マニュアルをしっかりと作り、共有しておくことで現場作業でのばらつきを減らせる効果が期待できます。マニュアルを作成する場合は、必要のない情報を極力省いたり、重要な情報は文字を大きくしたりするなどの工夫をしましょう。文字の色を変えて注意喚起を促すのも効果があるでしょう。

ほかにも、商品にバーコードを表記して、入出荷時や倉庫内で移動するときにバーコードリーダーで読み取るのも効果的です。バーコードを導入することで、人的ミスによる商品の取り間違いや在庫差異の発生などを防げます。

二重三重の作業を防ぐ

販売管理や在庫管理などの基幹系システム同士の連携をおこなうことも大切です。それぞれのシステムが独立していると二重の入力作業が必要となり、管理ミスや発注ミスにつながります。システムが連携されていればそのようなミスが減るだけでなく、入力作業が一度にできるので業務の効率化も期待できます。そのためには、ERPと呼ばれる統合基幹業務システムを導入するのがよいでしょう。ERPでは販売管理や在庫管理だけでなく、顧客管理などを含む基幹系システムをオールインワンでまかなえます。

このような管理作業を一元化することで作業効率が上がるだけでなく、各部門の連携が取れることによる顧客満足度のアップも期待できます。従来、本格的なERPシステムは導入にコストがかかってしまうことから中小企業では敬遠されがちでしたが、近年では低コストで導入可能になったため、さまざまな企業で導入が進んでいるようです。

ロケーションの管理

ロケーション管理とは、在庫物の置き場所のことを指します。在庫の保管場所を明確にすることです。どこに何があるのか分からないという状態を防ぎ、在庫を管理しやすくなります。ロケーション管理をおこなう場合は、仕入れ時期ごとに分けて在庫物を置いたり、種類ごとに分けたりします。在庫物の種類や置き場所の状況などによってどのように管理すればよいかは異なるので、それぞれの状況に応じて管理しやすい工夫をすると効果的です。
ロケーション管理をおこなうときも、人による作業のミスを完全に防ぐことは困難です。在庫物にはバーコードを表記して、バーコードを読み取ると置き場所が表示されるシステムなどを取り入れるのもよいでしょう。

マニュアルを作成したり、部署ごとに独立している管理システムを連携したりするなどの工夫で、在庫トラブルを未然に防げる可能性が高まります。在庫管理業務に悩みのある企業は、ぜひ、ここで紹介した対応策をご検討ください。

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