正確な在庫数は「積送品」がカギ!倉庫在庫を正しく管理する解決策

アパレル・ファッション業界をはじめとした小売業界では、委託販売専用の商品を「積送品」として扱い、通常の商品在庫と区別して在庫管理にあたることが多々あります。商品と積送品を区別することで、帳簿上の在庫と実際の在庫の食い違いを防げます。この記事では、積送品の意味と仕訳方法、積送品の在庫管理に対する影響、正確な在庫をリアルタイムに把握するメリット、および在庫管理システムで解決できる課題について解説します。

「積送品」の意味と仕訳方法

「積送品」とは、委託販売のために発送した商品を意味します。販売するのは委託者なので、委託者に発送した時点ではまだ売り上げの計上はできません。しかし、そのほかの在庫商品と区別の必要があるために、会計の仕訳の際には「仕入」勘定から、棚卸資産となる「積送品」勘定へ振り替えを行います。

積送品と似たような言葉として「未着品」があります。積送品が商品を販売する際に使われるのに対し、未着品は購入した商品が輸送途中でまだ届いていない場合に使用されます。未着品も棚卸資産です。

発送費については積送品勘定に含めることもできます。また「発送諸掛」勘定を別に作成し、そちらに含めるようにしてもかまいません。

積送品の数が在庫管理に影響する理由

積送品の数は在庫管理に影響することがあります。例えば、本部から販売店へ商品を発送した場合について考えてみましょう。

一般的な販売管理システムでは、本部から商品を出荷した時点で販売店へ在庫を振り替えます。しかし実際には、本部から出荷された商品は販売店へ輸送されることになり、輸送中はまだ販売店へは届いていません。したがって販売店の在庫は、実際には商品がないにもかかわらず増えてしまうことになります。

このように一般的な販売管理システムを利用した場合には、帳簿上の在庫と実際の在庫の食い違いが発生することがあります。

積送品の数を正しく把握する解決策

帳簿上の在庫と実際の在庫が食い違ってしまう問題は「積送品」と「商品」を区別することにより解決できます。販売管理システムに積送品の状態を設定し、本部から商品を出荷した際にはまず積送品に振り替えます。次に、販売店に商品が届いたときに初めて入荷処理を行います。

以上の工程を導入すれば、本部と販売店の双方で、帳簿上の在庫数と実際の在庫数が常に一致することになります。積送品の数の正しい把握は、在庫管理を行ううえで重要な事柄です。

積送品の数など、正確な倉庫在庫をリアルタイムで把握するメリット

以上では積送品を例として、正確な倉庫の在庫をリアルタイムで把握する方法を解説しました。それでは、正確な倉庫在庫をリアルタイムで把握することにどのようなメリットがあるのでしょうか?

タイムラグによる問題を防げる

正確な倉庫在庫をリアルタイムで把握する第一のメリットは「タイムラグによる問題を防げること」です。帳簿上の在庫数と実際の在庫数の食い違いは、例えば上のように輸送を考慮に入れずに在庫の振り替えをしてしまう、あるいは入荷時・出荷時の検品と販売管理システムへの反映に時差がある、などの「タイムラグ」が原因です。

帳簿上の在庫数と実際の在庫数が食い違ってしまうとさまざまな問題が発生します。まず、在庫数を把握するために大きな労力がかかります。販売管理システムの在庫数が正しいとは限らないため、倉庫へ行って在庫数を数える、あるいは販売店へ連絡するなどの行為が必要となるでしょう。また、在庫数が把握できていないため過剰在庫を抱えるリスクがあります。在庫は常に最適な数でなくてはなりません。過剰在庫は余分な保管コストなどを発生させることになります。さらには、在庫数が把握できないと欠品が発生するリスクもあります。欠品は販売の機会損失につながるため収益を圧迫します。

正確な倉庫在庫をリアルタイムで把握できれば、これらの問題を防げます。労力の削減や過剰在庫・欠品の改善で、キャッシュフローの安定化といった効果も見込めるでしょう。

迅速な対応ができる

リアルタイムでの在庫管理には、さまざまな状況に対して迅速かつ柔軟な対応を実施できるメリットがあります。

例えば、ある店舗で在庫の欠品が発生した場合には、即座に商品の補充を手配することが可能になります。特に、委託販売の場合は実店舗での販売に比べて商品の動向を追跡しづらい面がありますが、在庫を自社販売の商品と積送品のものに分けて管理しておけば、欠品による在庫補充や過剰在庫の回収など、さまざまなトラブルにも対応可能です。
2020年には新型コロナウイルスの流行により、多くのアパレル店舗が一時休業となりました。その際、店頭在庫のEC展開や委託販売先からの商品回収などの対応に追われた方も多いかと思われますが、積送品を含むリアルタイムでの在庫管理を徹底していた店舗では、処理にかかる工数が大幅に軽減されていたでしょう。

正確な在庫データは現場にすぐに生かせる情報です。スペースの確保など保管場所の見直しも迅速に対応できるようになるでしょう。また、過剰在庫を抱えてしまうようなケースでは、本来なら必要ない製造に時間を取られることになります。在庫を正確に把握すれば、不要な製造を省略し納期を短縮することも可能です。特に、賞味期限や使用期限が設定される商品なら、納期の短縮により品質の向上も見込めるでしょう。

積送品に関する課題は在庫管理システムで解決可能

積送品に関する課題は在庫管理システムで解決が可能です。在庫管理システムとは何なのか、また、どのような課題をどのように解決できるかを見てみましょう。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、在庫管理に特化したシステムです。一般の販売管理システムや生産管理システム、ERPパッケージなどでも在庫の管理はできます。ただし、それらはあくまでも帳簿上の在庫を管理するためのものです。一般のシステムでは、帳簿上の在庫数と実際の在庫数との一致までは管理しません。

それに対して多くの在庫管理システムでは、商品の実際の動きに合わせて在庫状況を管理します。また、ハンディターミナルとの連携により入力の負担を軽減します。

在庫管理システムの導入がお勧めなケース

在庫管理システムの導入は、前述の「タイムラグ」が発生しているケースに有効です。そのほかにも、棚卸作業に手間がかかっている、在庫の情報共有に時間がかかっている、あるいは外出先でも在庫データを確認したい、といった場合にもお勧めです。

在庫管理システムの特長

在庫管理システムの第1の特長は「商品の実際の動きに合わせて在庫を管理すること」です。例えば前述の、本部から販売店へ商品を輸送するケースなら、輸送中の「積送品」を考慮に入れて管理します。したがって在庫管理システムを使用すれば、在庫が本部にあるのか、輸送中なのか、あるいは販売店にあるのかを正確に把握できます。

第2の特長は、ハンディターミナルとの連携により「検品や棚卸しの作業負担が軽減されること」です。
例えば検品を行う際には、入荷した商品が正しいものかを確認し、数量を把握して管理表に記入し、さらに倉庫から事務所に戻ってExcelや販売管理システムに入力するなどの作業が必要です。この作業は大きな労力がかかるうえ、数え間違いや転記漏れなどの人的ミスが発生しがちです。

それに対してハンディターミナルを用いれば、検品作業はターミナルを商品のバーコードにかざすだけです。大幅な労力の削減になるうえに、間違いやミスも起こりません。

第3の特長は、在庫状況がシステムに「リアルタイムで反映されること」です。ハンディターミナルでバーコードを読み取れば、その情報は即座にシステムに反映されます。「タイムラグ」が起こることはありません。スマホなどを使用して、出先からの在庫状況確認も可能です。

営業担当者が顧客との契約などに際し、出先から在庫状況を確認したいケースは多いでしょう。タイムラグがある場合には、確認して「在庫あり」であった場合も、実際には在庫が切れていた、という事態も想定されます。

それに対して在庫管理システムを導入すれば、そのようなタイムラグはありません。出先からスマホで確認する在庫データは、全く遅れのないリアルタイムなものとなります。

在庫管理システムを導入する際の注意点

以上のような特長を持つ在庫管理システムですが、導入に際しては注意すべき点もあります。それはまず、システムを導入するには費用が発生することです。かける費用と得られる効果が見合うかは、十分な検討が必要です。検討にあたっては、現状で何が課題となっていて、そのうち何を改善するかを明確にしなければなりません。

また、新しいシステムを導入すれば、使いこなすまでにどうしても時間がかかります。導入当初は「以前の手作業のほうが早かった」などの苦情も社員から出るかもしれません。システムの操作方法に関する社員教育や、問い合わせ窓口を社内に設置するなどの対策が必要になるかもしれません。

積送品を考慮して、タイムラグの発生しないリアルタイム在庫管理を実施

在庫管理を行ううえでは積送品をしっかりと考慮に入れ、「タイムラグ」をなくすことが重要です。リアルタイムでの在庫管理には、タイムラグの問題を防ぎ、迅速な対応を可能にするといったメリットがあります。リアルタイムでの在庫管理は、在庫管理システムを導入することによって可能です。

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