アパレル・ファッション業向け 販売・在庫管理システム「ApaRevo」
アパレル業界やファッション業界特有の業務をトータルでサポートする販売管理システムの「ApaRevo」は、移動中の積送在庫を、積送倉庫で管理することにより、出庫側や入庫側の倉庫から除外でき、移動に日数がかかる場合などに倉庫別の在庫数をより正しく把握できる機能を備えています。
受注管理システムで業務効率化！導入するメリットとポイントとは？
業務効率化や生産性を向上させたいと考えている方も多いのではないでしょうか。受注管理システムはこのような目的を達成するために適したシステムです。本記事では、受注管理システムの概要から導入メリット、導入にあたって気を付ける点や重要なポイントをご紹介します。
受注管理システムの概要
受注管理システムとは、受注に応じて発生するあらゆる業務を自動化するシステムのことです。受注管理システムの導入により、業務の効率化が図れるため多くの企業から注目されています。
受注管理システムの基本的な機能
受注管理システムの基本的な機能としては、次の四つが主なものとして挙げられます。
- 注文内容の送信
- 在庫管理機能
- 注文確認メール
- データ分析機能
受注管理システムに注文が入ると、内容がそのまま配送業者へと送信されます。在庫管理機能は、受注によって在庫に変動があれば、変更がシステムに自動反映される機能です。顧客へと送る注文確認メールも、システムによって自動送信されます。データ分析機能は、顧客の購入商品や購入頻度などの情報を分析する機能です。システムに搭載されているものや、他のシステムとの連携によって分析できるものがあります。
受注管理システムの必要性
取引先が多い企業であるほど、在庫管理や発注作業に手間や費用といったコストがかかります。在庫管理などの業務を、受注管理システムによって自動化することが可能であり、業務効率の大幅な向上が見込めます。業務効率化を目的として、多くの企業が受注管理システムを導入している状況です。
受注管理システムを導入するメリット
受注管理システムを導入するメリットとして、次の三つが挙げられます。
- 業務の自動化
- ヒューマンエラーの削減
- 顧客満足度の向上
受注管理システムを導入することで、業務効率化やコストの削減、ミスの防止が可能です。迅速な対応によって顧客満足度の向上にもつながります。
業務が自動化できる
受注管理システムの導入によって、多くの業務を自動化可能です。自動化される業務には、在庫管理や配送業者への連絡、経理、請求、顧客への連絡といったさまざまなものがあります。システムを導入することにより、処理速度が人間による手作業よりも速くなり、多くの業務が自動化されるため、全体として大幅な業務の効率化が期待できます。また、データはシステムで管理されることから、紙での保存が不要となり、ペーパーレス化の促進にもつながります。
ヒューマンエラーを削減できる
受注管理システムを導入することで、ヒューマンエラーの低減も可能です。システムの精度は人間の手作業よりも高いことから、導入により着実に作業をこなせます。思い込みや認識の相違といったヒューマンエラーも防げるので、ミスによる時間やコストの削減が可能です。特に取引先が多くなるほどヒューマンエラーが起こる可能性は高くなるので、システムの効果がより発揮されやすくなります。
顧客の幅広いニーズへ対応できる
受注管理システムの導入効果は業務効率化とコスト削減だけではなく、顧客満足度を高めることにもつながります。システムを活用することで、24時間いつでも発注できるので、顧客の注文への迅速な対応が可能です。電話やFAXによる伝え漏れや間違いがなくなり、通話や記入にかかる時間も削減できます。このようにシステムの導入によって、短納期とミスの防止を実現できることから、顧客満足度の向上も期待できます。
受注管理システムの導入で気を付けたい点
受注管理システムの導入にはメリットがある一方で、次の3点に気を付けましょう。
- 導入コスト
- 取引先への確認や協力要請
- ミュニケーションの減少
費用対効果の検討や、コミュニケーションの取り方の変化について考えることが必要です。
導入のためのコストがかかる
受注管理システムの導入には費用がかかります。規模が小さく業務範囲が狭かったり、取引量がそこまで多くなかったりする場合には、導入コストの方が高くつくことも考えられます。システム導入を検討する際には、業務効率化とコスト削減などの効果がどの程度なのかを見積もっておくことが必要です。
効果が導入コストを上回るなら、システムを導入するメリットがあります。また、システムを使いこなせるようになるには、ある程度の期間が必要となることにも注意しましょう。
取引先に了承を得る必要がある
受注管理システムによっては、現状の取引先との情報伝達手段が使えなくなる可能性もあります。取引先が使用している機器がシステムに対応していない場合には、個別に対応しなければなりません。システムを導入する際には、取引先へ周知し、システムへの移行に対応してもらえるように、協力を呼びかける必要があります。取引先の協力が得られるよう、システム導入により業務が効率化するなど、取引先にもメリットのあることを伝えることが大切です。
顧客とのコミュニケーションが減る
受注管理システムを介した取引となるため、これまで電話などで連絡を取っていた取引先とのコミュニケーションの機会が失われます。システムの導入とともに、コミュニケーションの機会を新たに設ける工夫が必要です。
受注管理システムを導入する際のポイント
受注管理システムを導入する際には、次のポイントを押さえて選びましょう。
- 操作性が高い
- 自社の業務に適合している
- サポート体制が整っている
機能性の高さだけではなく、これらのポイントを押さえておかなければ、受注管理システムの効果が十分に得られません。
実務作業における操作性
受注管理システムは、日常的に使用するシステムであることから、操作性の高いものを選ぶことが重要です。操作性が優れていないと、業務効率が下がってしまうおそれがあります。画面が見やすいことや直感的な操作ができることなどを基準に選びましょう。不明点を解決しやすいようにマニュアルが充実していることや、操作に関するサポートの有無も確認しておくと、トラブルが起こった際でも安心です。
自社の業務に適しているか
受注管理システムにはさまざまな製品があるため、自社の業務に適合したものを選ぶことが重要です。いくら機能が充実しているシステムであっても、自社の業務に使えなければ効果は見込めません。まずは自社の業務を洗い出し、どのようなことができれば効率が良くなるのかを把握する必要があります。その上で、効率化を実現できる機能が備わったシステムを模索すれば導入による大きな失敗を防げます。
サポート体制が整っているか
新しいシステムを導入するにあたって、サポート体制が整っているかどうかは重要なポイントです。特にシステム担当者のようなスキルのあるスタッフがいない場合には、トラブルの発生は深刻な問題となります。システムにトラブルはつきものであり、いつ発生するかが読めません。サポート体制の整っているシステムを選ぶことで、万が一のトラブルにも対応してもらえます。その際、ただサポートがあればいいというわけではなく、迅速で丁寧な対応であることが重要です。
受注管理システムは受注に伴って発生する、あらゆる業務を自動化できるシステムです。自社に合ったシステムを選ぶことで、業務効率化やコストの削減、顧客満足度の向上が期待できます。
まとめ
受注管理システムは在庫管理や配送業者への連絡、経理、請求、顧客への連絡といったあらゆる業務を自動化するシステムです。システムの導入によって、業務の効率化やコストの削減が可能です。迅速な対応が可能となることから、顧客満足度の向上にもつながります。
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