受発注業務を効率化するには？よくある課題と二つの改善策

アパレル業界では独特の商習慣も影響して、受発注業務を手作業でこなしている企業が多くあります。しかし、こうしたアナログな方法を続けていると、業務効率の悪さやヒューマンエラーのリスクが増大し、場合によっては経営の悪化にもつながりかねません。本記事では、受発注業務の概要や基本的な流れ、アパレル業界における問題やその解決策について解説します。

受発注業務とは？

受発注業務とは、「顧客や取引先からの注文を管理する受注業務」および「原料や資材、商品などの仕入れを管理する発注業務」の二つを指します。それぞれの業務の概要は以下のとおりです。

受注業務：顧客や取引先からの注文を管理する業務

受注業務とは、顧客や取引先から受けた商品の注文情報やその注文処理プロセスの管理を行う仕事です。この業務は、BtoBでもBtoCでも行われます。アパレル業界においては、電話やFAXのほか、展示会やECサイトを通じて受注が行われることも少なくありません。注文受付から出荷管理までの一連の流れを適切かつ迅速に管理することは、顧客満足度の向上や生産性向上に直結します。

発注業務：原料や資材、商品などの仕入れを管理する業務

発注業務とは、原料や資材、商品などの必要な物品を仕入れるための管理業務です。ここには、在庫状況の正確な把握から発注先の選定、発注スケジュールの管理、そして発注フローの効率化まで、多岐にわたるプロセスが含まれます。適切な発注管理は、余剰在庫の発生や、在庫不足による欠品および機会損失のリスクを低減するために重要です。

受発注業務の主な流れ

受発注業務は、主に以下の流れに従って行われます。

【1】見積

まずは発注側が受注側に見積を依頼し、受注側が見積書を作成・提出します。この段階で、注文する商品の種類や個数、費用、納期などの調整がお互いに行われます。

【2】契約内容の確定

見積を基に、発注側は発注書を作成して受注側に送付します。受注側は発注書を受け取り、正式な受注処理を行います。ここまでが受発注の契約が成立するまでの段階です。

【3】商品の受領・発送

受注側は商品を準備し、出荷します。発注側は商品を受領後、検品を行い、必要に応じて検収書を受注側に返送します。

【4】代金の請求・支払

最後は代金の請求・支払処理です。受注側は請求書を発行し、発注側へ送付します。これは商品に同封することも珍しくありません。発注側は請求書に基づいて代金を支払います。受注側は入金確認後、領収書を発行して発注側に送付します。これで受発注業務は完了です。

経営悪化につながる？受発注業務に関するよくある課題

受発注業務の適正化は、機会損失のリスクや利益率の低下、そして顧客や取引先からの信用低下を防ぐために極めて重要です。しかし、アパレル業界においては、以下のような課題によって、受発注業務に問題が生じていることが多くあります。

業務が煩雑化し管理コストが増大する

特にアパレル業界では、展示会で商談を行うなどの独自の商習慣があり、手書きで注文を受けてからシステムに入力し直すなどの煩雑な作業が必要になることが多いです。こうしたアナログな方法は管理コストの増加につながり、経営の効率化を妨げる要因となります。

部署間の連携やデータの一元管理ができない

アナログな手法では、部署間・店舗間のリアルタイムな情報共有が整備しにくいことも課題です。これにより、部署間・店舗間の連携が阻害され、「注文処理の状況や納期が分からない」「在庫の店舗間移動ができず、無駄に発注をかけてしまう」といった問題が起きやすくなります。これらの問題は欠品や過剰在庫の発生につながります。

ヒューマンエラーによる損失が生まれる

アナログな作業は、数量や品番の入力間違いなどのヒューマンエラーにもつながる要因です。特にアパレル業界は色やサイズなど商品のバリエーションが豊富であるため、受発注業務の難易度が高くなります。間違った商品を顧客や取引先に送付してしまえば、信用低下や機会損失を引き起こします。

受発注業務を効率化！いま実行すべき二つの改善策

挙げられてきた課題を解決するために、特に効果的な解決策を二つ紹介します。

業務フローの課題を洗い出す

受発注業務を効率化するための第一歩は、現状の業務フローを可視化し、どの工程にどのような問題があるかを明確に把握することです。そのための具体策としては、例えばフローチャートを作成し、業務の全体像を洗い出すことが役立ちます。
このフローチャートを作成する際には、単に業務内容を書き出すだけでなく「部署間の連携のスムーズさ」「ミスが多発する作業の有無」「業務負荷の高い領域」「属人化の有無」「必要なコストやスキルレベル」「業務の費用対効果」なども併せて検証しましょう。これらを洗い出し、可視化することで、改善すべき問題の優先順位が明確になり、具体的なアクションプランを立てやすくなります。

業界の商習慣に対応した受発注管理システムを導入する

受発注管理の非効率性は、アナログな手段に起因することが多いです。そのため、受発注業務を根本から改善するためには、適切な受発注管理システムの導入をおすすめします。
この際に重要なのは、アパレル業界の商習慣に対応したシステムを導入することです。これまでにも触れたとおり、アパレル業界には展示会などでの独自の商習慣があるので、一般的なシステムでは導入しても十分な効果が見込めない恐れがあります。そのため、受発注業務に対応した販売管理システムなどを既に導入しているとしても、今のシステムが最適かどうか再検討することが重要です。
おすすめのシステムの具体例としては、アパレル・ライフスタイル業界向けに開発された販売・在庫管理システム「ApaRevo」が挙げられます。「ApaRevo」を導入することで、以下のように受発注管理を改善可能です。

受注管理システムで業務効率化！導入するメリットとポイントとは？

アパレル向け受注管理システムはどう選ぶ？失敗を防ぐ四つのポイント

受注管理：注文のデジタル化で省力化を実現

「ApaRevo」の入力取り込み機能や連携ソリューションを活用することで、アパレル業界における受注管理の省力化およびミスの削減を促進できます。
例えば、従来は手書きに頼るしかなかった展示会での受注業務も「ApaRevo モバイル展示会オプション」を利用すれば、モバイル端末で処理することが可能です。また、「ApaRevo BtoB Web受注オプション」を導入すれば、得意先からの注文をWebで受け付けられるようになります。これは自社の業務効率化に役立つだけでなく、取引先の満足度を向上するためにも効果的です。

発注管理：正確な在庫状況の把握が可能に

「ApaRevo」の導入は、データに基づく適切な発注処理を促進します。
例えば、「ApaRevo」をECサイト一元管理システム「ネクストエンジン」と連携することで、ECサイトを含む複数店舗の在庫を一元管理できるようになります。これによって、積送中の在庫も含めた正確な情報をリアルタイムに把握することが可能です。
また、「ApaRevo」では、適正な在庫数量を下回っている商品のみを抽出できるので、適切なタイミングでの発注がしやすくなります。これは、在庫数量の最適化を図るうえで非常に効果的です。さらにワークフローとの連携によって申請承認機能を付加することで、発注プロセスのペーパーレス化を促進できます。

このように、「ApaRevo」を導入することで、受発注業務のデジタル化を進め、業務効率化を実現することが可能です。データに基づき正確な在庫状況を把握できるため、機会損失の回避や利益率の向上も可能です。

【まとめ】業界に合わせた「受発注業務のシステム化」が経営改善につながる

アパレル業界においては、受発注業務をFAXや電話、あるいは手書きなどのアナログな方法で行う場面が根強く残っています。しかし、こうした方法で受発注管理をしていると、業務の煩雑化や管理コストの増大、ヒューマンエラーの発生などが起こりやすくなります。

こうした課題を解決するには、アパレルの商習慣に対応した受発注管理システムを導入するのが役立ちます。受発注管理に課題を抱えている方は、アパレル業界に特化した販売・在庫管理システム「ApaRevo」の導入をご検討ください。

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