貿易の販売管理システムとは？ どんな機能やメリットがある？

輸入に関する業務

輸入関連の主な業務と、それに対応するシステムの機能としては、次のようなものが挙げられます。

発注管理や支払管理などは一般的な販売管理システムにも存在しますが、輸入品が国内法の規制対象であるか確認できる機能などは、貿易管理システムならではの特長です。

輸出に関する業務

輸出関連の主要業務とシステムの機能としては、以下が挙げられます。

これ以外にも、契約管理や外国送金など、輸入と重複する業務・機能も存在します。

仲介業者を含める三国間業務

三国間業務とは、買い手、売り手、仲介業者が三カ国に分かれている取引を指します。メリットは、より効率的なリソースの配分、輸送コストの削減、多様な市場へのアクセスが可能になることなどです。三国間業務の主な業務および対応機能として、以下があります。

三国間業務は仲介業者を挟む分、取引の進捗（しんちょく）管理などが複雑になりがちです。そのため、貿易管理システムを活用することがより重要になります。

管理業務が属人化している

複雑な貿易業務をスタッフがExcelで個別管理している企業は少なくありません。その結果、情報が一元管理されず、業務の引き継ぎや共有ができないなど、属人化が生じやすくなります。特にExcelで複雑な関数を用いると、ほかのスタッフは内容の理解や修正が困難になりがちです。

作業が重複してしまう

貿易や販売管理で使えるツールとしては、Excel、販売管理システム、貿易管理システム、基幹業務システムなど、複数の種類があります。企業によっては、これら複数のツールを使っているもののシステム間連携ができておらず、データの二重入力が発生するなど、業務効率に悪影響を与えていることがあります。

輸入原価が正確に把握できない

複数の業者や仲介者が絡む輸入業務のフローは非常に複雑で、正確な輸入原価を把握するのが困難です。その結果、収益性が低下してしまっている場合もあります。

受発注を管理する

貿易管理システムを用いれば、受発注や在庫管理を一元化し、業務フロー全体を可視化できます。その結果、必要な商品や資材を適切なタイミングで調達できるようになり、在庫の過不足などのリスクを防ぎやすくなります。

進捗管理や情報共有をする

貿易においては船便の遅延、通関の問題、取引先との調整など、多くの変数が存在します。システムを導入することで、各業務の進捗状況がリアルタイムで共有され、適切な意思決定が行いやすくなります。例えば、船の遅延が発生した場合には、陸上輸送に切り替えるなどの迅速な対応が可能です。

書類を作成する

貿易には多くの書類が伴います。インボイスやパッキングリストはその代表例です。貿易管理システムでは、これらの書類を効率よく作成できます。特にクラウド上で書類の作成・共有・管理をすることで、テレワークやペーパーレス化にも対応可能です。

データを一元管理し、ヒューマンエラーを防止できる

貿易業務では多くの文書やデータを扱うため、ヒューマンエラーが起こりがちです。販売管理システムの導入により、自動化やデータの一元管理を促進し、人的ミスを大幅に減らすことが可能です。

管理コストの削減になる

システム導入は、中長期的に見れば人件費や管理費用の削減につながります。煩雑なデータ入力や確認作業などを自動化していくことで、従業員はより付加価値の高い業務に専念できる時間が徐々に増えていき、長い視点で見て生産性を向上できます。

既存システムとの連携

貿易の業務フローは非常に複雑ですので、財務・在庫管理・CRMなど、既存のシステムとの連携が必要になることが想定されます。このシステム間の連携がスムーズであれば、業務効率を大幅に向上可能です。そのため、既存システムとAPI連携やデータのインポート・エクスポートが容易な製品を選ぶことで、高い利便性が期待できます。

運用サポートの有無

導入後のサポート体制も重要な選定基準です。いざというときに頼れるサポートがあるか、いつまでにどのような手段（電話、チャット、訪問など）でサポートが受けられるのか、といった点を確認することが重要です。サポート費用の確認も欠かせません。

これらのポイントを念頭に置き、要件とマッチする製品を比較検討することで、より自社の状況に適したシステムを導入できます。今回紹介した内容を踏まえ、ぜひシステム選びにお役立てください。

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