販売管理システムとは？機能一覧や導入メリット、比較ポイントを徹底解説

販売管理を効率化したいと考えている企業経営者や、担当者の方は少なくないでしょう。販売管理システムの導入によりさまざまなメリットを得られ、煩雑な管理業務の効率化を図れます。本記事では、販売管理システムの概要や実装されている機能、導入で得られるメリットなどを解説します。併せて、システム選定時の比較ポイントもご紹介します。

販売管理システムとは

販売管理システムとは、販売業務に関するデータを一元管理できるシステムです。たとえば「〇月〇日、A氏に商品Bを一つ5,000円で販売」といった具合に、販売日時や取引相手、商品名、個数、価格などの情報を一箇所で管理できます。

詳しくは後述しますが、販売管理システムには販売管理のほか、在庫管理・購買管理機能も実装されています。販売業務に関する情報を可視化・管理できるだけでなく、見積り作成や請求書発行なども可能であるため、業務効率化を実現できます。

販売管理システムの主な機能一覧

販売管理システムにより実装されている機能はさまざまですが、一般的には販売管理や在庫管理、購買管理などの機能を実装した製品が多くを占めています。以下、各機能について簡単に解説します。

販売管理機能

販売活動で発生するプロセスを一元管理し、スムーズな販売業務のサポートをする機能です。見積管理や受注管理、売上管理、請求管理などが可能です。

見積管理は、見積書の作成や表示が可能な機能です。作成した見積りデータをシステム上で管理でき、必要に応じて呼び出せます。受注管理は受注した商品情報の登録や管理、請求管理は請求書の発行や処理業務をそれぞれ行える機能です。

在庫管理機能

在庫管理機能は、在庫情報の管理を担う機能です。在庫情報を正確に把握していないと、顧客の求めに応じて商品を提供できません。また、十分な数があるにもかかわらず新たに発注してしまい、過剰に在庫を抱えてしまうリスクもあります。

在庫管理機能は、上記のようなリスクの回避に役立ちます。いつ入出庫したのか、在庫の数はどれくらいかなど、リアルタイムで在庫情報を把握できる機能です。

購買管理機能

購買管理機能は、仕入れに関わるさまざまな情報を管理する機能です。必要な商材をいつまでに、どれくらい仕入れるかを管理するほか、発注書の作成も行えます。仕入れの予定もシステム上で管理できるため、生産に必要な原料が切れる、といったリスクを回避できます。

仕入れを行う場合、取引先に対しての支払いが発生します。支払管理では、取引先にいくら支払う必要があるのか、支払い状況はどうなのかといった情報を管理できます。支払いの遅延は企業としての信頼失墜につながるため、支払管理は重要な機能です。

販売管理システムの導入メリット

システムを導入するメリットとして、業務効率化やコスト削減、迅速な経営判断のサポートなどが挙げられます。また、組織全体で販売活動に関する情報を共有できるため、内部不正の発生を抑制できるメリットもあります。

業務効率化

一口に販売管理といっても、さまざまな業務があります。受発注の管理や見積もり、請求書の作成、発行、支払いスケジュールのチェック、在庫情報の確認など多岐にわたります。

販売管理システムを導入すれば、これらの情報を一元的に管理でき、いつでも状況の確認が可能です。また、共通のフォーマットを用いて見積書や請求書などを作成できるため、業務を効率化できます。

さらに、システマチックに販売管理を行えるようになるため、ヒューマンエラーの発生抑制も期待できます。ミスによる発注漏れや二度手間などを回避でき、生産性の向上にも寄与します。加えて、全部門でスムーズに正確な情報を共有できるようになり、部門間の連携強化や業務時間の短縮にもつながります。

コスト削減

販売管理システムを導入すれば、人力で行う作業を減らせます。たとえば、その都度行っていたデータ入力や見積もり情報の検索、売上管理情報の出力といった業務の手間を軽減できます。

それまで人の手で行っていた業務を自動化・効率化できれば、人的コストや時間コストの削減が可能です。今まで販売管理に割いていた時間をコア業務に割けるようになり、利益拡大にもつながるでしょう。

また、人の手で行う業務には、どうしても人為的なミスがつきまといます。発注や在庫管理でミスが発生したとなれば、売上にも大きな影響を及ぼすおそれがあります。システムを導入し、システマチックに業務を遂行できる環境を構築できれば、人為的なミスの発生を抑制でき、無駄なコストの増加も防げるのです。

迅速な経営判断

システムを導入すれば、販売活動に関するあらゆるデータを可視化でき、一元的に管理ができます。現状における売上や受注情報などを一目でチェックできるため、速やかな経営判断をサポートします。

迅速な経営判断ができれば、機会損失も最小限にとどめられるでしょう。たとえば、在庫管理機能で在庫が少ないことを把握できれば、すぐに仕入れの手配を行えます。その結果、在庫切れを回避でき、顧客が求めたときに速やかに商品を提供できます。

また、システムの導入により販売活動データの社内共有が可能です。全部門で情報を共有できれば、数値的に問題のある部分にも気付きやすくなります。経営層への情報伝達も迅速に行え、スピード感のある判断につなげられます。

販売管理システム選定時の比較ポイント

現在では、さまざまな販売管理システムがリリースされているため、選定時に悩むケースは少なくありません。システム選定においては機能性や操作性のみならず、自社の業種・業態にマッチしているか、十分なサポートがあるかどうかを比較しつつ選ぶことが大切です。

自社の業種・業態にあった製品か

自社の業種や業態にマッチした製品でないと、導入したものの使いにくい、といったことになりかねません。特定の業種における利用を前提に開発された製品もあるため、事前の確認が必須です。

たとえば、製造業に適したシステムの場合、ロット番号管理や製造プロセスの可視化を行えるものもあります。また、色、サイズ別のSKU管理ができるアパレル業向けシステムや、建設業で使用される階層見積に対応したシステムなどもリリースされています。

特定の業種や業態向けにリリースされている製品があり、システムを選ぶ際の見極めが必要です。自社の業種・業態にマッチした機能を実装したシステムなら、より業務の効率化や簡潔化に取り組みやすく、成果も得やすいでしょう。

サポート体制は万全か

販売管理システムを導入したばかりのころは、使い方が分からなかったり、トラブルが発生したりといったことも考えられます。このようなとき、しっかりとサポートしてくれる体制が整っているかどうかを確認しましょう。

システムに何かしらの不具合が発生した場合、放置すると甚大な被害をもたらすおそれがあります。平常通りの受注処理ができない、在庫や仕入れの情報をチェックできないとなれば、業務に大きな影響を及ぼし、顧客にも迷惑をかけてしまうかもしれません。

このようなリスクを軽減できるよう、万全のサポート体制を整えたシステムを選定しましょう。もちろんサポートを提供している事実だけでなく、具体的にどのようなサポートを提供しているのか、問い合わせは電話なのかメールなのか、有料なのか無料なのかといった点も事前に確認をしておくことは重要です。

まとめ

販売管理システムの導入により、販売活動におけるデータを一元的に管理でき、業務効率化や生産性の向上を実現できます。システム導入にあたっては、自社の業種・業態にマッチしているか、サポート体制が万全かどうかをチェックしたうえで検討しましょう。

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