販売管理システム（ソフト）とは？ 導入メリットや機能一覧、選び方を徹底解説

そもそも販売管理とは

販売管理とは、企業の販売活動において「どの顧客に」「何を」「いつ」「いくら」で販売したかなどといったカネ・モノの流れを管理することを指します。業務の内容としては、見積作成から受発注や出荷、売上や請求、仕入、在庫の管理など、多岐にわたります。

販売管理の業務の内容については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

販売管理とは？ 業務フロー・流れやシステム導入のメリットを解説

販売管理システム（ソフト）の概要

販売管理システムとは、販売業務に関する実績やデータを一元的に管理できるシステムのことです。例えば「○月○日、A氏に商品Bを一つ5,000円で販売」といった具合に、販売日時や取引相手、商品名、個数、価格などの情報をシステム上にデータが残ります。蓄積したデータを活用することで作業の効率化や販売戦略の立案に役立てることができます。

詳しくは後述しますが、販売管理システムには販売管理機能のほか、在庫管理や購買管理の機能を搭載しており、細かい仕様やデザイン、操作性などは製品によって異なります。

各種システムとの違い

下記に記載したシステムは、販売管理システムの機能の一部が重複もしくは内包しているために、混同されるケースも少なくありません。情報収集の際に誤解しないよう住み分けのポイントも併せて解説します。

手作業やExcel業務によるヒューマンエラー

販売管理業務は、見積書や請求書の作成、受注・出荷処理など多岐にわたり、煩雑になりがちです。Excelや紙で管理していると、入力ミスや転記漏れが発生しやすいため、取引上の信用損失にもつながります。販売管理システムを導入すれば、一連の業務を引き継ぎながら、データ入力における人的ミスの削減と業務効率の向上を実現できます。

業務の属人化

販売管理の業務内容は幅広く、一定の専門知識も必要です。また、Excelやマクロの設定などを使用して特定の担当者が独自の方法で管理している場合は、業務がその担当者に依存してしまい、滞ってしまうケースもあります。販売管理システムであれば、誰でも共通のフォーマットや運用ルールの下で管理することが可能なため、万が一の場合でもビジネスを止めることなく遂行することができます。

在庫の可視化・適正管理ができない

在庫の管理が個別のシステムや手作業で行われていると、不整合や入力ミスなどが発生し、在庫量を正しく把握できず、販売機会の損失や無駄な仕入につながります。販売管理システムは、受発注データと在庫情報をリアルタイムで連動するだけでなく、余剰在庫による保管費用などコスト削減にもつながります。

売上・利益の「見える化」ができていない

部門別や得意先別の販売実績がすぐに把握できない状態では、戦略的な経営判断が後手に回ります。販売管理システムは売上・利益のデータを自動で集計・可視化できるため、経営の意思決定を支えるデータ基盤となります。

データの二重入力や部門間での不整合

在庫に関するデータが営業部署と管理する部署で別々に分かれていると、データの不整合や更新漏れが発生しやすくなります。販売管理システムを導入することで、販売実績と在庫状況が一元化され、全社で正確かつ最新の情報を確認できるようになります。

販売管理はビジネスの根幹

販売管理の業務領域は、顧客との接点から始まり、受注、在庫管理、出荷、請求、入金管理まで、企業の売上に直結する全ての業務プロセスを包括しています。そのため、販売管理システムは、業務部門と経営層をつなぐハブ的な役割であり、企業の販売活動の中核を担っているといえます。販売実績や受注残、回収や支払といった資金繰りの情報をリアルタイムで把握することで、スピーディーで精度の高い経営判断を支援します。

販売管理システムが求められる背景

多くの中小企業では、煩雑な業務管理が故にさまざまな課題を抱えがちです。例えば、受発注や在庫管理、請求管理をExcelや手作業で行っていると、入力漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなり、結果として業務効率が低下します。また、在庫過多や欠品によるコスト増加や機会損失、誤出荷や納期遅延による取引先の信頼低下も懸念されます。このように売上・利益のロスにも直結する重大な業務課題をクリアし、現在のビジネス環境で顧客ニーズへの対応品質や労働生産性を向上するためにシステムによる効率的な業務管理やデータ活用が求められます。

販売管理機能

販売管理機能は、見積作成から受注・売上計上・請求・入金確認まで、販売業務の一連の流れを一元管理する中核機能です。

販売管理の業務の内容については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

販売管理とは？ 業務フロー・流れやシステム導入のメリットを解説

在庫管理機能

在庫管理機能は、入出庫の記録から在庫数量の把握、棚卸業務の支援まで、現場の在庫精度を高めたり適正在庫を維持したりするための機能です。

在庫管理とは？ 目的やメリット、効率化の考え方や方法などを分かりやすく解説

購買管理機能

購買管理機能は、発注から仕入・支払まで、購買業務全体を管理し、適切な調達判断やコスト管理を支援します。

提供形態｜クラウド・オンプレミス

開発形態｜パッケージ型・スクラッチ開発型

システムタイプ｜汎用タイプ・業種特化タイプ・小規模タイプ

販売管理システム導入のメリット

販売管理システム導入のデメリット（注意点）

自社の業種・業態にあった製品か

自社の業種や業態に合わないシステムを導入すると、「思ったより使いにくい」といった事態になりかねません。例えば、製造業向けのロット管理や生産管理との連携、アパレル業向けの色・サイズ別SKU管理、建設業向けの階層型見積対応など、特定業種に特化した製品も数多く存在します。選定の時には、自社の業種特有の商習慣に対応できる機能があるかどうか必ず確認しましょう。

カスタマイズ性や拡張性はあるか

事業の成長や業務の変化に伴い、販売管理に求められる機能も変化していきます。こうした変化に柔軟に対応するには、事業の成長や市場の変化合わせてカスタマイズや拡張性に優れたシステムを選定することが重要です。例えば、独自の管理項目を自由に追加できたり、自社オリジナルの帳票が作成・出力できたりする機能などがあれば、自社の業務に合わせて柔軟に対応でき、長期的に使い続けやすくなります。

既存システムとの連携可否はどうか

販売管理システムは、他のシステムと連携できなければ業務全体の効率化は限定的になります。そのため、会計システムや文書管理システムなどと連携できるかどうかを、導入前にしっかり確認しておくことが重要です。たとえ現在は連携先のシステムを使っていなくても、将来的な拡張やシステム統合を見据え、CSVやAPI連携の対応可否、連携可能な外部サービスの種類などを選定時にチェックしておくと安心です。

導入前後のサポート体制は万全か

販売管理システム導入直後は、操作に不安があったり、トラブルが発生したりすることも想定されます。そのため、万一に備えて、十分なサポート体制が整っているかを事前に確認しておくことが重要です。

不具合が業務に直結するシステムだからこそ、運用開始後の問い合わせ手段や対応時間、リモートでの操作説明や、場合によっては訪問でのサポートを受けられるかなど、運用を支える体制が整っているかも詳細に内容を確認しておくと安心です。

ベンダーの業種理解やノウハウは信頼できるか

自社の業界・業種に精通したベンダーであれば、業務フローやよくある課題を把握しており、実態に即した提案を受けやすくなります。製品そのものの機能だけでなく、「自社の業務や課題をどれだけ理解してくれているか」がベンダー選定の重要なポイントです。導入事例などを事前に確認し、同業種の支援実績があるかをチェックしておくと導入後の成果がイメージしやすくなります。

販売管理システムの選び方や、導入に失敗しないためのポイントはこちらの記事で、より詳細に解説していますので、併せてご参考ください。

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