『SMILE V 販売』で在庫の“見える化”を実現

得意先・仕入れ先とのEDI連携で、受発注業務の時間が約15%削減。在庫管理の精度も向上

共和工機株式会社 導入事例

卸売・小売業、飲食店1~100名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

機械工具商社の共和工機株式会社は、売上データと仕入れデータが連携せず、在庫管理もできなかった旧システムを大塚商会の『SMILE V 販売』に刷新。EDI連携も実現し、受発注業務の時間が15%削減するなど、大きな効果が表れた。在庫の「見える化」も実現し、ムダな仕入れを減らすことで収益力も高めている。

  • 業務の効率向上
  • 在庫の適正化
  • 営業力強化

共和工機株式会社

導入先の概要

業種
専門商社
事業内容
機械工具卸
従業員数
84名(パート含む 2022年4月現在)
ホームページ
https://kyowakoki.co.jp/

導入の狙い

  • 人手による受発注業務の負担を軽減したい
  • EDI連携と在庫の「見える化」を目指す

解決策

  • 販売管理システムを『SMILE V 販売』にリプレイスしてEDI連携基盤を構築し、旧システムの課題を一気に解決する

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売お問い合わせ
統合型グループウェアeValue V ドキュメント管理お問い合わせ

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共和工機株式会社 導入事例(PDF:3,278KB)

導入事例詳細

機械工具卸で広島県ナンバーワン。抜群の安定性が魅力

共和工機株式会社(以下、共和工機)は、主に大手製造業向けに生産用機械や工具などを提供する機械工具商社だ。1948年の創業以来、70年以上にわたって日本のモノづくりを側面から支えてきた。現在は、ロボット、機械、メカトロニクス、切削エンジニアリングの分野で一貫した製品の安定供給とサービス対応を行っており、顧客の9割を占める大手メーカーから高い信頼を獲得している。

広島県尾道市にある本社のほか、福山(広島県)、倉敷(岡山県)、大阪、滋賀、三重、名古屋に営業所を構え、それぞれの地域の得意先に密着してタイムリーに製品納入やアフターサービスを提供できるのも同社の強みだ。

「AIやIoTなどの新技術による生産設備のオートメーションや労働環境の変化により、取引先のニーズにも日々進化してますが、当社では導入前のビフォアサービスから、導入サービス、アフターサービスまで、ライフサイクルの全てをトータルに支援しています」と語るのは、企画管理部 グループリーダーの三谷 彰典氏である。

きめ細かなサービス対応の窓口となっているのは、高い専門知識や国家資格を持ち、得意先からの信頼も厚い営業担当者たちだ。同社では、入社後の国家資格取得を支援しているほか、「ツープラスワン」(上司とグループを組んで行う営業活動)の仕組みによって人材を丁寧に育て上げることで、業界知識が全くない人材でも、すぐに会社に溶け込み、安心して成長できる環境が整っているという。

「当社は広島県の機械工具卸売ランキングで1位を獲得するなど、経営の安定性も抜群です。一緒に働きたいという方は、ぜひ訪ねてほしい」と三谷氏は語る。

旧システムの課題を一気に解決するため、『SMILE V 販売』を導入

企画管理部 グループリーダー 三谷 彰典氏

共和工機は2019年3月、大塚商会が提供する基幹業務システム『SMILE V 販売』と、統合型グループウェアの『eValue V ドキュメント管理』を導入した。

これまで長年使用していた販売管理システムのサーバーのサポート終了期限が迫り、システムそのものも変えざるを得なくなったからである。システム刷新を機に、業務自体をしっかり見直し、業務効率を改善したいと考えた。

旧システムが抱えていた課題は多岐にわたった。例えば、「各営業所でも販売管理システムに入力していたのですが、全社をまとめた集計ができる機能がなく、営業所ごとのデータをメモ書きして、手計算しなければなりませんでした」と三谷氏は振り返る。

また、仕入れと売り上げのデータが連携しておらず、「どの受注に、どの発注が対応するのか」といったことも、それぞれの画面を見比べながらチェックしなければならなかった。

「長年利用してきた旧システムでバラバラに管理されていた管理業務を、新しいシステムで統合することが大きな目標の一つでした」と三谷氏は明かす。

EDI連携と在庫管理の機能を求める

アドバイザー 本川 義範氏

受発注をオンラインで処理できるEDIに対応していないことも、旧システムの課題であった。得意先や仕入れ先によって注文方法が電話やFAX、メールなどさまざまで、パートを含めた約20名で対応していた受発注業務は非常に煩雑になっていた。この課題に対し、EDI連携が可能な販売管理システムに入れ替えれば、得意先や仕入れ先によっては受発注形式が一本化し自動処理が進み、業務効率が格段に改善されると考えたのである。

さらに、旧システムには在庫管理の機能がなく、在庫状況がどう変化しているのかが見えにくいことも大きな課題であった。

「在庫管理もアナログに集計を行っていたため、仕入れた品と売った品の数量、価格がなかなか一致せず、もうかっているのか、損しているのかすらも分かりづらい状態でした。収益を正確に把握するためにも、リアルタイムに在庫が把握できるシステムに入れ替えたいと思いました」と語るのは、同社のアドバイザーの本川 義範氏である。

効率改善を促す細かなサポート力が、選定の大きな決め手に

そうしたさまざまな課題を、全て解決できる販売管理システムとして選んだのが『SMILE V 販売』であった。

「必要な機能がそろっていることが大きなポイントでした。また、作業の流れに沿って画面表示されるユーザービリティの高いUIであることも高く評価しました」(本川氏)

SMILE V 販売には、業務フローに沿って表示するメニューや機能を部署や担当者ごとに設定できる仕組みになっている。作業効率だけでなく、スタッフが入れ替わっても同じように業務をこなすことができる細かな配慮が込められていることも、選定の大きな決め手となったようだ。

ドキュメントをひも付け、営業案件を「見える化」

また、『eValue V ドキュメント管理』も導入し、営業案件ごとの各種ドキュメントを一元管理する基盤も構築した。

「お客さまから見積もり依頼を受けて、受注に至るまでの全ての流れを『見える化』するために採用しました。仕入れ先の見積書や製品の仕様書、設計図面など、ありとあらゆるドキュメントを一元管理して、売上や利益などの結果だけでなく、そこに至る過程も把握できるようにしたいと考えたのです」(三谷氏)

この仕組みを求めたのは、同社の社長であった。

「『SMILE V 販売』に登録された受発注管理番号を『eValue V ドキュメント管理』に入力すると、その案件にひも付く全ての書類が閲覧できるようにしました」(本川氏)

受注に至るまでの全過程が「見える化」したことは、共和工機の営業力アップに着実に結び付いている。

大塚商会のフォローアップで、EDIによる取引を増やす

『SMILE V 販売』の導入効果は絶大であった。EDI連携が実現したことで、受発注担当者の業務負荷は大幅に軽減された。

「従来は電話やFAX、メールなどで受けた注文の内容を1件ずつシステムに手入力していましたが、EDI連携した注文は自動でシステムへ取り込めるようになりました。受発注業務全体で見ると、作業時間が以前に比べて約15%削減できています」と三谷氏は効果について語る。

現在はEDIで取引する得意先、仕入れ先を増やし、6社との間でEDI連携による取引を行っている。

EDIで取引を行うためには、当社と相手企業との間でデータのフォーマット統一などが必要ですが、大塚商会さんのエンジニアが間に入って調整をしてくれました。適切なフォローで運用の伴走までしてもらえたことが、今回の業務改善の要因だと感謝しています」(三谷氏)

ムダな在庫が3割削減

受注FAXは電子化して、画面で見ながら注文入力できるスタイルに変更したことで、ペーパーレスにつながっている

数万種類もある製品在庫のリアルタイム管理が実現したことで、無駄な在庫がなくなり棚卸も毎月確実に行えるようになった

一方、旧システムでは対応していなかった在庫管理の実現も、『SMILE V 販売』による大きな成果だ。

以前は、どこにどれだけ在庫があるのか、すぐには分からない状態でしたが、在庫管理機能によって、無駄な在庫がリアルタイムに把握でき、金額ベースでは約3割も削減されました。全社のデータを一元管理できたことで、売り掛けや買い掛け集計に要していた業務時間を約20%は削減できています」と本川氏は高く評価する。

『eValue V ドキュメント管理』による営業案件の「見える化基盤」も整った。

「今まで営業担当者の個人管理になっていた大口の見込み案件状況や、ドキュメントが大量に発生する工事案件等の過去資料が誰でもすぐに確認できるようになりました。受注に至るまでの動きが見えるようになり、より受注確度を高める基盤として活用を始めています」(本川氏)

共和工機は今後も『SMILE V 販売』と『eValue V ドキュメント管理』を活用し、業務の効率向上を推進していく考えだ。

「『SMILE V 販売』の分析機能は、リアルタイムに実績数字が把握できるので、各営業担当者は自分の成績を常に確認でき、週次の営業会議でも活用しているようです。まだまだ使いこなせていない機能がありますので、大塚商会さんにサポートしていただきながら活用を進めていきます」(三谷氏)

また本川氏は、「電子帳簿保存法の改正にも、自前でシステム改修せずに対応できるので安心です。今後はドキュメント管理にタイムスタンプなどの機能を盛り込んでいく予定なので、大塚商会さんには、引き続き力強いご支援を期待しています」と話を締めくくった。

大塚商会担当者からのコメント

「より多くの機能を活用できるようにご支援します」

共和工機株式会社様には、『SMILE V 販売』にご満足いただいていますが、「使いこなせていない機能もある」というお声をいただいています。さらに活用していただけるように、今後もしっかりとご支援させていただきます。

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  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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