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文書管理システム

SMILE V / eValue V ドキュメント管理

 

「複合機連携」による紙文書の電子化、高度な「検索機能」でのナレッジ発掘、「セキュリティ機能」による印刷や持ち出しの制御など、ナレッジの体系化と安全な文書共有を実現します。

特長

「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」の特長をご紹介します。

効率的な運用を実現

規程類や契約書、議事録、図面など、幅広いドキュメントを安全に共有できます。

強力な検索機能

属性検索や全文検索などの強力な検索機能で、目的の文書をすばやく入手できます。

万全のセキュリティ

フォルダ・文書単位のアクセス権限設定など、機密度に応じたセキュアな文書管理を実現します。

機能紹介

エクスプローラー感覚でドキュメントを階層管理

日ごろ使い慣れたエクスプローラーと同じ感覚で、ドキュメントの種類や部門・プロジェクトごとに分類して管理することができます。属性一覧表示・ビジュアルイメージをパラパラめくりながら確認できるマルチブックビュー表示などドキュメントの種類に応じたビュー表示が可能です。

強力な検索機能で蓄積されたナレッジを顕在化

「属性検索」と「全文検索」を組み合わせた高度な検索が可能です。よく使う検索条件の保存やよく見るフォルダ、ドキュメントを「お気に入り」にブックマーク登録できます。あらかじめ登録した条件に一致する文書が登録や更新された際にはメール通知され、必要な情報を確実にキャッチできます。

新版・旧版を識別して版管理のトラブルを防止

フォルダごとに版管理機能の使用を必須とする設定が行えるため、ファイルの更新履歴を確実に管理することが可能です。旧版参照によるトラブルを防止するため、常に最新版が表示されますが、必要に応じて旧版の内容や更新情報を確認することもできます。

抜け漏れ防止にも有効な有効期限管理

ドキュメントに発効日/失効日を指定することで、公開・取り下げを自動化できます。失効日が近くなったら担当者に通知し、失効前にドキュメントを更新することも可能です。更新手続き忘れなどの業務ミスを防止できます。

きめ細かなアクセス管理とセキュリティ機能で情報漏えい対策

フォルダ、ドキュメントに対し、ユーザーやグループ単位でアクセス権限が設定できます。ログオンユーザーごとに閲覧可能なフォルダや文書のみが表示されるため、安全に情報を公開できます。セキュリティ設定されたフォルダ内の文書は、印刷や持ち出し禁止の制限をかけることができます。

ワークフローとの連携で文書登録・更新の申請承認も可能

「SMILE V / eValue V ワークフロー」と連携し、ドキュメントの申請・承認が行えます。登録されたドキュメントは、最終承認が行われるまで文書公開されません。文書の申請→承認→配布→受領フローを電子化し、煩雑なISO文書管理を効率化することもできます。

複合機との連携で紙文書の電子化をスムーズに実現

大量の紙文書の保管は、その整理やスペースの確保だけでも大変です。「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」は、複合機と連携し、書類の電子化・ペーパーレス化をスムーズに実現できます。

SMILE V / eValue V 複合機連携ソリューション

国税関係書類の電子化と大幅な業務効率化を実現

取引先から受領した紙の請求書や領収書等の証憑類を、複合機やスキャナ専用機でスキャンしたり、スマートフォン等のカメラで撮影し、「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」に登録します。

e-文書法 国税関係書類のスキャナ保存

外出先からも社内文書にアクセス。業務効率向上を推進

タブレット端末やスマートフォンを利用し、「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」にいつでもどこからでもアクセスできます。膨大な資料の携行から解放され、業務効率化と働き方改革の推進をご支援します。

「SMILE V」シリーズ 共通の特長

「SMILE V」シリーズは、基幹業務システムと情報システムの融合でさらに便利に!「SMILE V」の特長をご紹介します。

共通の特長

業務効率化を支援する「SMILE V」シリーズ共通の特長をご紹介します。

基幹系と情報系の融合

申請承認・文書管理など情報系システムとの連携によるメリットをご紹介します。

SMILE VのRPA機能

「SMILE V」で実現できるRPA機能についてご紹介します。

システム概要図

ドキュメント管理 オプション

構成管理
製品構成単位での文書管理や構成情報の作成・編集、部品マスターの管理機能をご提供します。
CADビューア
CADアプリケーションがなくても「ドキュメント管理」からCAD図面の参照・検索を行うことができます。
タイムスタンプ
セイコーソリューションズ株式会社提供のタイムスタンプサービスと連携し、「ドキュメント管理」に登録された証憑類などのPDFファイルにタイムスタンプを付与することができます。
Webスキャン
リコー製のデジタル複合機と連携し、複合機側からの操作でスキャンした紙文書のタイトルなどを属性情報として「ドキュメント管理」上に登録することができます。

イチオシの導入事例ピックアップ

「eValue ドキュメント管理」を導入した事例をご紹介します。

年間10万枚の書類管理にかかる手間を解消!

お客様の声をご紹介

  • * 以下に記載のお客様の肩書き、社名等はそれぞれの取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。
  • 管理部 経理グループ グループ長(参事) 保田 正隆氏

    システムの提案だけでなく、コンサルティングまで行ってくれる点が、大塚商会さんを選んだ大きな決め手でした。

  • 事業部 購買グループ グループ長(参事) 山崎 安氏

    納品書のバーコードを1枚1枚バーコードリーダーで処理し検収していた作業を納品書のスキャニング作業に置き換えることで、所要時間が80%も短縮されました。

  • 管理部 経理グループ 主査 中村 彰人氏

    国税関係書類を電子化した結果、保管スペースが不要になっただけでなく、廃棄するための労力も大幅に削減されたのがうれしいですね。

  • 管理部 人事グループ 主査 大原 寛氏

    紙の出勤簿の場合、労働基準監督署から特定の社員、特定の期間の出勤簿の提出を求められたときに探し出すのが大変ですが、「eValue NS」なら簡単に検索できます。業務の生産性も格段に向上しました。

この事例の詳細

  • * 掲載製品の変更に伴い、実際に導入いただいた製品の後継製品が記載されている可能性があることをご了承ください。

製品詳細情報

「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」をお探しの方におすすめの情報

eValueシリーズ ラインアップ

大塚商会について

「SMILE V」シリーズ カタログダウンロード

「SMILE V」 シリーズの概要をすぐにつかんでいただけるようPDFカタログをご用意しています。無料にてダウンロード可能ですので、ご検討資料としてお役立てください。

ダウンロード資料:PDF・40ページ

カタログをダウンロードする

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「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」に関して、「どれくらいで導入できるの?」「今使っているシステムよりよくなる?」など気になる点はございませんか? 資料のご請求、お見積りのご依頼、実機でのデモンストレーションを見たい、などのご希望も承っておりますので、お気軽にご相談ください。

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