ファイリング作業不要
証憑（しょうひょう）をバインダーにとじ、リスト化する作業が削減できます。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務である国税関係帳簿や書類を一定の要件のもと、電子化して保存することを認める法律です。近年、法改正が進み電子化保存にさらに取り組みやすくなっています。このページでは特に「請求書や領収書」など取引関係書類の電子化保存についてご紹介します。
目次
国税関係書類を電子化するメリット
物流・保管コスト削減
7年間書類を保存するためのスペースや倉庫代、物流費が削減できます。
検索性向上
キーワード検索が可能になり、業務効率が向上します。
テレワーク対応
電子化保存することで、いつでもどこからでも書類が確認できます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は民間から要件緩和の要望が多く、これまでにも領収書と契約書の金額制限、電子署名が不要になるなどの緩和が行われました。要件が緩和されてからは、スキャナ保存の承認件数が大幅に増加し、電子化を検討する事業者も急速に増えています。
2022年1月から、さらにスキャナ保存の要件が大幅緩和されます。スキャナ保存の仕組みを導入することで、保管費用やスペースの削減、税務調査・会計監査対応の負担軽減等のメリットが得られます。
反面、電子取引データについては紙に出力して保存することが認められなくなります。請求書や領収書などを電子データで授受している場合、一定の保存要件で電子データを保存することが義務化されます。
電子化を促進するため年々改正が行われています
スキャナ保存の要件
スキャナ保存の流れ
紙で受領した請求書や納品書を電子化保存する流れです。紙で授受する書類も電子化して保存することで電子取引データとの一元管理が可能になり、検索性や業務効率が向上します。
スキャナ保存 2022年1月の改正ポイント
多くの要件が緩和され、2022年からはスキャナ保存に一層取り組みやすくなります。
電子取引時の要件
電子メールやWebサイトを経由して電子的に授受した請求書などは、書面での保存が認められなくなり、電子データで保存することが義務化されます。具体的には、以下のようなやり取りが該当します。
電子取引の取引情報
EDI、インターネットからダウンロードしたファイル、電子メール、ペーパーレスFAX、クレジットカード決済・交通系ICカード支払いの領収書
2022年1月以降、電子取引データは以下の保存ルールのうち、いずれかの方法で保存する必要があります。
タイムスタンプが付与されたデータを受領
（1）授受後、最大2カ月＋7営業日以内にタイムスタンプ付与
（2）担当者または監督者の情報を確認できる
（3）タイムスタンプの一括検証機能必須
訂正削除の履歴が残るシステムに手動を介さず、自動保存する
正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程を備え付けて運用する
- 取引年月日・取引金額・取引先名称で検索できる
- 日付または金額の範囲を指定し、二つ以上の項目を組み合わせて検索できる（ダウンロードの求めに応じる場合は不要）
保存ルールが守られていなかったり、改ざんや不正が行われたりした場合は、
- 重加算税に対象額の10％を加算
- 国税関係書類として認められない
など、罰則も設けられています。ルールどおり正しく運用することが重要です。
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