電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務である国税関係帳簿や書類を一定の要件のもと、電子化して保存することを認める法律です。近年、法改正が進み電子化保存にさらに取り組みやすくなっています。このページでは特に「請求書や領収書」など取引関係書類の電子化保存についてご紹介します。

国税関係書類を電子化するメリット

  • ファイリング作業不要

    証憑(しょうひょう)をバインダーにとじ、リスト化する作業が削減できます。

  • 物流・保管コスト削減

    7年間書類を保存するためのスペースや倉庫代、物流費が削減できます。

  • 検索性向上

    キーワード検索が可能になり、業務効率が向上します。

  • テレワーク対応

    電子化保存することで、いつでもどこからでも書類が確認できます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は民間から要件緩和の要望が多く、これまでにも領収書と契約書の金額制限、電子署名が不要になるなどの緩和が行われました。要件が緩和されてからは、スキャナ保存の承認件数が大幅に増加し、電子化を検討する事業者も急速に増えています。

2022年1月から、さらにスキャナ保存の要件が大幅緩和されます。スキャナ保存の仕組みを導入することで、保管費用やスペースの削減、税務調査・会計監査対応の負担軽減等のメリットが得られます。
反面、電子取引データについては紙に出力して保存することが認められなくなります。請求書や領収書などを電子データで授受している場合、一定の保存要件で電子データを保存することが義務化されます。

電子化を促進するため年々改正が行われています

スキャナ保存の要件

スキャナ保存の流れ

紙で受領した請求書や納品書を電子化保存する流れです。紙で授受する書類も電子化して保存することで電子取引データとの一元管理が可能になり、検索性や業務効率が向上します。

スキャナ保存 2022年1月の改正ポイント

多くの要件が緩和され、2022年からはスキャナ保存に一層取り組みやすくなります。

電子取引時の要件

電子メールやWebサイトを経由して電子的に授受した請求書などは、書面での保存が認められなくなり、電子データで保存することが義務化されます。具体的には、以下のようなやり取りが該当します。

電子取引の取引情報

EDI、インターネットからダウンロードしたファイル、電子メール、ペーパーレスFAX、クレジットカード決済・交通系ICカード支払いの領収書

2022年1月以降、電子取引データは以下の保存ルールのうち、いずれかの方法で保存する必要があります。

  1. 取引年月日・取引金額・取引先名称で検索できる
  2. 日付または金額の範囲を指定し、二つ以上の項目を組み合わせて検索できる(ダウンロードの求めに応じる場合は不要)

保存ルールが守られていなかったり、改ざんや不正が行われたりした場合は、

  • 重加算税に対象額の10%を加算
  • 国税関係書類として認められない

など、罰則も設けられています。ルールどおり正しく運用することが重要です。

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