ファイリング作業不要
証憑（しょうひょう）をバインダーにとじ、リスト化する作業が削減できます。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務である国税関係帳簿や書類を一定の要件のもと、電子化して保存することを認める法律です。近年、法改正が進み電子化保存にさらに取り組みやすくなっています。このページでは特に「請求書や領収書」など取引関係書類の電子化保存についてご紹介します。
目次
国税関係書類を電子化するメリット
物流・保管コスト削減
7年間書類を保存するためのスペースや倉庫代、物流費が削減できます。
検索性向上
キーワード検索が可能になり、業務効率が向上します。
テレワーク対応
電子化保存することで、いつでもどこからでも書類が確認できます。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、これまで民間の要望を受けて要件緩和が進められてきました。具体的には、事前承認制度の廃止やスキャナ保存における入力・検索要件の緩和、電子署名・タイムスタンプ要件の柔軟化などが行われ、電子化のハードルは大きく下がっています。その結果、スキャナ保存の活用やペーパーレス化への取り組みは着実に拡大し、多くの事業者でデータ管理を前提とした運用への移行が進んでいます。
また、電子取引データについては、2024年1月から電子保存が完全義務化されました。メールやクラウドなどで授受した請求書や領収書は、紙に出力して保存するのではなく、一定の要件を満たしたうえで電子データのまま保存する必要があります。
これにより、保管コストやスペースの削減に加え、検索性の向上による業務効率化や、税務調査・監査対応の負担軽減といった効果が期待できます。
電子化を促進するため年々改正が行われています
スキャナ保存の要件
スキャナ保存の流れ
紙で受領した請求書や納品書を電子化保存する流れです。紙で授受する書類も電子化して保存することで電子取引データとの一元管理が可能になり、検索性や業務効率が向上します。
電子取引時の要件
電子メールやWebサイトを経由して電子的に授受した請求書などは、書面での保存が認められなくなり、電子データで保存することが義務化されています。具体的には、以下のようなやり取りが該当します。
電子取引の取引情報
EDI、インターネットからダウンロードしたファイル、電子メール、ペーパーレスFAX、クレジットカード決済・交通系ICカード支払いの領収書
電子取引データは以下の保存ルールのうち、いずれかの方法で保存する必要があります。
タイムスタンプが付与されたデータを受領
（1）授受後、最大2カ月＋7営業日以内にタイムスタンプ付与
（2）タイムスタンプの一括検証機能必須
訂正削除の履歴が残るシステムに手動を介さず、自動保存する
正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程を備え付けて運用する
- 取引年月日・取引金額・取引先名称で検索できる
- 日付または金額の範囲を指定し、二つ以上の項目を組み合わせて検索できる（ダウンロードの求めに応じる場合は不要）
保存ルールが守られていなかったり、改ざんや不正が行われたりした場合は、
- 重加算税に対象額の10％を加算
- 国税関係書類として認められない
など、罰則も設けられています。ルールどおり正しく運用することが重要です。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法の大幅な改定がされ、紙での電子取引データの保存を廃止するなど、これまでの対応と大きく変わる動きがあります。では、最低限何をすればいいのか？ 電子帳簿保存法の改正における、義務の範囲と任意の範囲を明確にし、義務付けられている対応について解説します。
国税関係書類の管理・運用について
電子取引の制度において、電子データとして授受した取引データは電子データとして保存しなければならないという義務化の内容を踏まえた、国税関係書類の管理・運用方法について、検討します。
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概要
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電子帳簿保存法 コラム
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