電子帳簿保存法スキャナ保存のご紹介[4分44秒]

再生時間:4分44秒
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電子帳簿保存法の改正により、国税関係書類のスキャナ保存要件が緩和されました。「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」のタイムスタンプオプションと、「SMILE V 会計」の証憑電子保存オプションを連携し、証憑と帳簿を関連付けて保管する運用イメージを動画でご紹介します。

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動画サマリー

動画の要点をご紹介します。

経理担当「請求書を綴じるのって面倒よね。ロッカーも増やさないと入らないし」

監査人「次はこの領収書を出してもらえますか」
経理担当「(探すのが大変……)」

「SMILE V」「eValue V」でお仕事、ラクになりますよ。

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度により、請求書、領収書などの国税関係書類を電子データで保存することが認められています。

この制度の適用を受けるためには、「対象書類の選定」「社内規定やルールの整備」「システムの検討」「税務署への申請」といった準備が必要です。

電子化した証憑(しょうひょう)を管理するシステムには、「タイムスタンプ」「スキャン時の情報保存」「バージョン管理」「帳簿との相互関連性」「検索性」などの要件があります。

証憑のスキャンから保管まで

まず、複合機やスキャナから証憑をスキャンします。伝票番号などの伝票とひも付けるためのキー情報を、タイトルとして設定します。日付や取引先などを文書属性として入力しておけば、検索するときに便利です。スキャンした証憑は、ドキュメント管理に自動保管されます。

証憑は、スマートフォン等のカメラで撮影して保存することもできます。

ドキュメント管理に登録された証憑PDFは、解像度、階調(かいちょう)、大きさ情報が自動保存され、タイムスタンプも自動的に付与されます。

一覧画面から証憑PDFを開くと、タイムスタンプが付与されていることを確認できます。

その他、スキャナ保存に必要な要件

スキャンして保存した複数の証憑PDFについて、タイムスタンプの有効性を一括検証し、改ざんの有無を確認できます。

版管理機能により、訂正履歴の管理ができます。

削除した証憑PDFを保管するタイムスタンプPDFごみ箱により、削除履歴の管理ができます。

「SMILE V 会計」連携で、経費精算業務とスキャナ保存をさらに効率化

Vシリーズの「会計」と連携することにより、「ワークフロー」の経費申請も絡め、スキャンから保管、伝票とのひも付けを、さらに効率化できます。

従業員はワークフローから経費の申請をします。
申請書から出力できるQRコード付きの証憑貼り付け用の台紙に領収書を貼り、経理に提出します。

締日前、経理担当は、従業員から受け取ったQRコード付きの証憑台紙をまとめてスキャンします。QRコードをもとに、申請書の管理番号を文書属性として、証憑PDFがドキュメント管理に自動保管されます。経理は会計システムで、承認された経費データをもとに、申請書の管理番号付き仕訳伝票を自動生成します。

会計システムでは文書属性に基づき、仕訳伝票と証憑PDFとを一括で関連付けします。

仕訳伝票と証憑とが互いに紐付けられており、どちらからでも確認することができます。

スキャナ保存で得られるメリット

スキャナ保存の要件を満たせば、定期検査後は、紙の原本を廃棄することが可能です。証憑をバインダーに綴じたり、探したりする手間を削減。業務を効率化できるだけでなく、倉庫代のコスト削減や、紛失リスクの低減が図れます。

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