電子帳簿保存法スキャナ保存のご紹介[3分40秒]

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電子帳簿保存法の改正により、国税関係書類のスキャナ保存要件が緩和されました。「eValue NS ドキュメント管理」のタイムスタンプオプションと、「SMILE BS 会計」の証憑電子保存オプションを連携し、証憑と帳簿を関連付けて保管する運用イメージを動画でご紹介します。

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動画サマリー

動画の要点をご紹介します。

このような課題はありませんか?

領収書や請求書を綴じる作業が面倒、証憑を保管するスペースの確保にコストがかかっている、税務調査時の対応の時間を短縮したい……このようなお困りごと・ご要望はありませんか? 「SMILE」&「eValue」でお仕事を楽にする方法をご紹介します。

税務署に申請して承認されれば、スキャナ保存が可能です

電子帳簿保存法の改正により、国税関係書類のスキャナ保存要件が緩和されました。領収書や請求書などの経理書類について、スキャナ保存の申請をして承認されれば電子化保存が可能です。「eValue NS ドキュメント管理」のタイムスタンプオプションを利用し、低コストで簡単に行えるスキャナ保存方法をご紹介します。

スキャンから保管まで

複合機やスキャナから証憑をスキャンします。ファイル名には「伝票番号」など、伝票と紐づけるためのキー情報を設定します。複合機と「eValue NS ドキュメント管理」のWebスキャンオプションを利用すると、複合機の操作パネル上で登録先のフォルダーを選択し、ファイル名が設定できます。スキャンした証憑は「eValue NS ドキュメント管理」に自動登録されます。

タイムスタンプ付与

「eValue NS ドキュメント管理」では、タイムスタンプが自動付与され、解像度や階調、大きさ情報が自動保存されます。

その他の要件に対応する機能

スキャンした証憑の有効性についてタイムスタンプを一括で検証したり、改訂履歴や削除データの管理をしたりすることができます。

「SMILE BS 会計」証憑電子保存オプション

「SMILE BS 会計」と連携すれば、「eValue NS ワークフロー」での経費申請を絡めて、「eValue NS ドキュメント管理」にスキャナ保存した証憑と会計伝票との関連付けが簡単に行えます。

ワークフローから経費申請

従業員はワークフローから経費の申請をします。QRコード付きの証憑貼付用台紙を印刷し、領収書を貼り、経理担当者に提出します。

「SMILE BS 会計」に仕訳データを取り込み

経理担当者はワークフローで承認された経費データを会計システムの仕訳伝票として取り込みます。

証憑貼付用台紙をまとめてスキャン

スキャン担当者はQRコード付きの証憑台紙を重ねてスキャンします。スキャンした証憑はドキュメント管理に自動登録されます。スキャンした証憑と仕訳伝票はQRコード情報を元に一括で関連付けが可能です。仕訳伝票からも証憑からも関連付けられた双方の書類が簡単に確認できます。

スキャナ保存で得られるメリット

スキャナ保存の要件を満たせば、紙の原本が廃棄できます。証憑をバインダーに綴じたり、探したりする工数が削減でき、業務が効率化できます。また倉庫代等コストの削減、内部統制の整備もはかれます。

予告

2017年1月からさらに要件が緩和され、スマートフォン等の機器の使用も認められることになります。「SMILE」&「eValue」の機能強化にどうぞご期待ください。

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