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新しい営業スタイルの提案~大塚商会がテレワークをして気づいた成果と課題の対策~
急場しのぎのテレワークから、業務の見直しを伴う業務改革・デジタル変革の転換点へ
新型コロナウイルス感染症は、企業のテレワーク導入率を高める大きなきっかけとなりました。しかし感染拡大防止のために、実際には制度や環境がきちんと整わないまま、付け焼き刃的にテレワークの導入に踏み切った企業も多いのではないでしょうか。大塚商会においても緊急事態宣言を受け、自社のテレワーク導入を本格的に推進したところ、見えてきたメリットや課題、その解決方法があります。ここでは、その経験に基づき、テレワークを定着させ、コロナ対策で終わらない働き方改革の手法をご紹介します。
自社にとっての最適なテレワーク活用方法を見直すタイミング
コロナ禍で増加したテレワーク
東京商工会議所がテレワークの実施状況について調査したアンケート結果では、2020年4月8日の緊急事態宣言発令以降のテレワーク実施率が67.3%と急増したことが分かります。
- * 出典:「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」調査結果(東京商工会議所)
https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1022367
ニューノーマル(新常態)で求められる働き方
緊急事態宣言は解除されましたが、もはやビフォーコロナの時代に戻ることはなく、新しい生活様式やワークスタイルをニューノーマルとして築いていくべきだといわれています。テレワークを定着させることは、感染症対策だけでなく、災害対策・BCPや企業競争力の向上としても有効です。今こそ、テレワークを実施して見えてきた課題を整理し、自社にとっての最適な活用方法を見直すタイミングです。
大塚商会が取り組んだテレワーク
当社では1990年から大規模な社内改革を進め、IT投資による働き方改革を推進してきました。お客様にお勧めする先端のITツールは、まず自社で導入して生産性を高められるかの実証を行ってきた結果、2007年からの12年間で、従業員数は微増ながら、売り上げを約1.8倍に増加させることに成功。IT基盤を従前より整備してきた結果、2020年4月の緊急事態宣言を受けてのテレワークの本格導入も大きな混乱なく推進することができました。
従来から取り組んできた働き方改革が、テレワークの基盤に
ITの活用で従業員に多様な働き方の選択肢を用意しながら会社全体の生産性を高めるために、下記の項目で基盤を整備してきました。
基幹系システムと情報系システムとの融合
基幹業務システム+SFA+CRMの連携
テレワーク
タブレットPCやスマートフォンなどのモバイル端末、Web会議などのコミュニケーションツール
業務効率化
名刺管理、AIチャットボット、RPAなど
オフィス環境
無線LAN化やサテライトオフィス、在宅勤務の環境や規程、オフィスリノベーション
勤怠関連
就業管理システムや一斉消灯、プレミアムデーなど
テレワークへの移行を本格的に推進
2020年4月の緊急事態宣言を受け、テレワークへの移行を強く推進。70%の実施率という高い目標を掲げ、積極的な対応を進めました。従前の取り組みがあってこそ、スムーズな対応が可能となったといえます。
テレワーク、やってみて分かったこと~とある営業チームの測定結果~
顧客を訪問しての商談という、これまでの営業活動の要と考えられてきたワークスタイルは大きな変革を迫られました。当初は困惑もありましたが、ITツールを活用してテレワーク・在宅勤務を実施した結果、大きな導入メリットが生まれています。ここでは、所属の営業担当5名を抱える、とある営業チームで実際に測定した結果をご紹介します。
営業活動の効率アップ
これまでの営業活動と比較し、商談件数と商談時間が大幅に増加しました。メールや電話の活用増やWeb商談の推進で活動の効率化が図れ、お客様との接点数や時間が1カ月あたり下記のように増加しました。
- 商談社数:142%
- 商談件数:149%
- 商談時間:11.5時間増(営業日数一日減)
残業時間の削減
営業活動面で効率化を図り、お客様先を訪問しての対応がある場合は直行直帰も促進されたことなどにより、前月の勤務実積と比較して大幅な残業削減を実現しました。
- 残業時間:63.5%減
チームメンバー内のコミュニケーション増加
集合しての会議からZoomやMicrosoft Teamsを活用したWeb会議・ミーティングに切り替えたことで、必要時に短時間でどこにいても打ち合わせを実施することができ、メンバー間の状況把握がしやすく、風通しが良くなりました。
本来時間をかけたい業務時間の創出
通勤時間やお客様への移動時間の削減により、お客様の課題分析や提案資料作成など、本来時間をかけたいコア業務の仕事に、一人につき一日あたり約1.5時間の創出に成功しました。
例:一日1.5時間、5名のチームで一カ月(20営業日)の時間創出、1時間3,000円の時給換算で計算
1.5時間×5名×20日=150時間
150時間×3,000円=450,000円
→一つの営業チームで一カ月に450,000円分の労働時間を創出した計算になります。
テレワーク導入における「紙」の課題
実際にテレワークの導入を進めると、導入前は気づけなかった「紙」に関する課題が見えてきました。ここがテレワーク・在宅勤務で一番業務が止まってしまうネックになる部分でした。同じような課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。
紙の申請・承認業務
ほとんどの申請作業はワークフロー上で管理されていますが、まだ一部の申請・承認業務が紙のままでした。在宅では業務がなかなか進められず、それだけのために会社に出社することも発生しました。
紙の契約対応
お客様との契約手続きは基本的に紙でのやりとりとなっており、契約業務が多い営業担当者は、在宅勤務だけでは業務が進められないこともありました。
紙の受注・請求書の発行業務
画面と紙での照合やチェック作業がある受注処理は、在宅ではやりづらく、また請求書発行は出社しないとできない状態に。
紙で行われる非定型業務
オフィスでの紙文書業務継続が、テレワーク推進の大きな課題となります。例えば、スキャナーのないオフィス外での紙文書電子化、意思疎通のための共同アクセス場所の設置、そして正しいデジタルドキュメントのセキュリティー設定など、テレワークでの業務を継続させるために、非定型な紙業務の電子化についても取り組む課題があります。
テレワークの課題を解決するソリューション
申請・承認業務をペーパーレス化
電子申請・承認システム「eValue ワークフロー」は、承認状況を可視化して滞留を防止。代理申請・承認、催促、相談、合議など多彩な決裁機能で、意思決定の効率化を支援します。
便利機能でテレワーク環境でも申請業務を止めません
- スマートフォンを利用して、申請や承認はどこからでもできる
- 金額や内容によって承認者を自動判別
- リアルタイムに進ちょく状況を確認できる(どこで止まっているかが分かる)
- 決裁が滞らないように催促や通知を自動化
ワークフローシステムを利用して解決
電子申請・承認システム eValue V 2nd Edition ワークフロー
「帳票の電子化」だけでなく、申請フォームに承認ルートや運用ルールを埋め込んだ「簡単ルート管理」で「内部統制」に対応した業務プロセスの標準化を支援するワークフローシステムです。
契約業務をペーパーレス化
契約書を電子契約サービスへアップロード&メールでのお知らせにより、スピーディーに契約締結が可能です。また締結後の電子文書は「eValue ドキュメント管理」で安心・安全・便利に管理できます。
電子契約サービスとドキュメント管理システムを利用して解決
契約業務プロセスの効率化を促進 eValue V 2nd Edition ドキュメント管理連携ライブラリ with Adobe Acrobat Sign
契約内容の社内稟議から、外部との契約締結、署名完了した契約書の保管、契約書の有効期限管理までを全て電子化できます。処理済みの書類は「eValue ドキュメント管理」で適切に管理され、電子帳簿保存法対策も支援します。
契約業務プロセスの効率化を促進 eValue V 2nd Edition ドキュメント管理連携ライブラリ with クラウドサイン
相手方と合意した契約書式の社内稟議から、外部との契約締結、契約書の保管まで、一連のプロセスを全て電子化できます。契約締結のスピード化・コスト削減を支援します。
文書管理システム eValue V 2nd Edition ドキュメント管理
「複合機連携」による紙文書の電子化、高度な「検索機能」でのナレッジ発掘、「セキュリティ機能」による印刷や持ち出しの制御など、ナレッジの体系化と安全な文書共有を実現します。
注文書の入力作業をペーパーレス・自動化し、請求書の送付業務をアウトソース
販売管理システムと連携する便利なサービスを利用することで、業務のペーパーレス化を推進します。
受注業務
Web受発注システム「MOS」を利用することで、モバイル端末から受発注業務が行えます。これまで人がFAXや電話などで受け付けし、手作業でデータ化していた受注業務の手間を削減することが可能です。
請求業務
帳票配信ソリューション「@Tovas」は、請求書や注文書を電子化して取引先にお届けが可能。印刷、三つ折りなどの手作業や郵送、FAX送信といった紙を前提とした業務フローを改革することができます。
販売管理に連携する受発注システムと帳票配信サービスを利用して解決
「MOS(Mobile Ordering System)」はクラウド型のモバイル受発注システムです。Webブラウザーを閲覧できるスマートフォン、タブレット端末、PCでの利用が可能。基幹業務システム「SMILE 販売」と「MOS」との連携で取引先の発注業務をモバイル発注に切り替えることで、これまで人がFAXや電話などで受け付けし、手作業でデータ化していた受注業務の手間をなくすことができます。
帳票配信の業務を効率化するソリューション SMILE V 2nd Edition @Tovas連携 for 販売
「SMILE 販売」で作成した請求書、納品書、見積書、注文書、支払明細書を企業間取引支援クラウドサービス「@Tovas(アットトバス)」と連携して、FAXやファイルで配信することができます。企業活動に必要不可欠な帳票類の配信をシステム化・自動化することで、作業担当者の負荷の軽減や、業務の属人化を解消するなど、業務改善や企業の働き方の改革にも寄与します。
基幹業務システム SMILE V 2nd Edition 販売
売上・売掛から仕入・買掛、在庫管理までの全般をカバー。マスターや伝票に独自項目の追加や、各種実績の集計・オリジナル帳票の作成・多角的なデータ分析などが行えます。
勤務状況を管理して長時間労働を防止
在宅勤務は自宅に仕事を持ち込むことになり、オンとオフの区切りが付けづらく、長時間労働になりがちであるという声もあります。そのため、離れた場所でもリアルタイムに勤務状況を管理できるシステムが必要です。
RPAを活用して業務を止めない仕組み作り
RPAを利用して自宅にいながらルーティンワークの自動処理を指示できれば、出社する必要なく業務を遂行することができます。自動化できる作業はRPAに任せることが、出社の頻度を抑えて従業員の安全確保につながります。
離れていても、迅速・確実に情報を伝達
対面で接する機会が減るからこそ、従業員間の情報伝達・共有を確実に行う重要性が高まっています。グループウェア「eValue」は、セキュリティを考慮した情報の伝達や、情報を周知させるために必要な機能をご提供します。
その他非定型業務の電子化
デジタルドキュメントを有効活用することで、マニュアル化できない非定型業務もオフィス以外で対応できるようになります。
スキャナー機能は携帯する時代
自宅やオフィス以外の場所で、スキャナーがなくても紙からPDFにしたい。そんな時に無料のAdobe Scanモバイル版アプリを利用すれば、瞬時に紙からPDFに変換することができます。
簡単ペーパーレス
紙の書類をスキャナーで取り込み、テキスト認識(OCR)やゆがみ補正を自動で行いながら、検索可能なPDFに変換します。
モバイルアプリのAdobe Scanを使用すれば、スマートフォンのカメラで外出先や自宅の紙文書を簡単にPDF変換することが可能です。
デジタルドキュメントの新たな意思疎通方法
紙文書業務を電子化しテレワークを推進する際に、円滑な意思疎通の維持には関係者間のコラボレーションの仕組が不可欠です。Adobe Document CloudとOffice365やGoogleなどと連携し活用することで、普段使い慣れているアプリやWebなどのソフトウェアから、電子化したPDFファイルを中心とした紙業務同様のオペレーションやコミュニケーションをシームレスに行うことが可能です。
リモートワーク&コラボレーション
会社と同じ環境を自宅で利用ができます。
1ライセンスにつき最大2台までのPCでAcrobatをご利用いただけます。(同時接続は不可)
マルチデバイスで共有可能なDocument Cloudストレージをご利用いただけます。
Microsoft OneDrive、Box、Dropboxのシームレスな連携が可能です。
複数の関係者にリンクを送るだけでどのデバイスからも共有レビューが行えます。
デジタルドキュメントの正しいセキュリティ設定と送信
PDFデータは編集ソフトなどがあれば簡易に編集可能なため、適切にセキュリティー設定を行う必要があります。Adobe Document Cloudを利用すれば、紙文書とは異なるデジタルドキュメントならではのセキュリティ強化が実現でき、PDFデータの正しい保護と送信が可能となります。またメール送信の際はPDFファイルをリンク化して送信を行うことも可能となります。
セキュリティ
四つのセキュリティ機能
- パスワード保護:特定ユーザーのみがPDFを表示できるようにする
- パスワード保護:PDFの印刷、コピー、編集の制限
- 証明書による文書の保護:PDFの発行元を保証する
- セキュリティポリシーの適応:複数のPDFに同一のセキュリティ設定を行う
フェア・セミナー
開催予定のフェア・セミナー情報を一覧でご紹介します。
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