新しい営業スタイルの提案~大塚商会がテレワークをして気づいた成果と課題の対策~

急場しのぎのテレワークから、業務の見直しを伴う業務改革・デジタル変革の転換点へ

新型コロナウイルス感染症は、企業のテレワーク導入率を高める大きなきっかけとなりました。しかし感染拡大防止のために、実際には制度や環境がきちんと整わないまま、付け焼き刃的にテレワークの導入に踏み切った企業も多いのではないでしょうか。大塚商会においても緊急事態宣言を受け、自社のテレワーク導入を本格的に推進したところ、見えてきたメリットや課題、その解決方法があります。ここでは、その経験に基づき、テレワークを定着させ、コロナ対策で終わらない働き方改革の手法をご紹介します。

自社にとっての最適なテレワーク活用方法を見直すタイミング

コロナ禍で増加したテレワーク

東京商工会議所がテレワークの実施状況について調査したアンケート結果では、2020年4月8日の緊急事態宣言発令以降のテレワーク実施率が67.3%と急増したことが分かります。

  • * 出典:「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」調査結果(東京商工会議所)
    https://www.tokyo-cci.or.jp/file.jsp?id=1022367

ニューノーマル(新常態)で求められる働き方

緊急事態宣言は解除されましたが、もはやビフォーコロナの時代に戻ることはなく、新しい生活様式やワークスタイルをニューノーマルとして築いていくべきだといわれています。テレワークを定着させることは、感染症対策だけでなく、災害対策・BCPや企業競争力の向上としても有効です。今こそ、テレワークを実施して見えてきた課題を整理し、自社にとっての最適な活用方法を見直すタイミングです。

大塚商会が取り組んだテレワーク

当社では1990年から大規模な社内改革を進め、IT投資による働き方改革を推進してきました。お客様にお勧めする先端のITツールは、まず自社で導入して生産性を高められるかの実証を行ってきた結果、2007年からの12年間で、従業員数は微増ながら、売り上げを約1.8倍に増加させることに成功。IT基盤を従前より整備してきた結果、2020年4月の緊急事態宣言を受けてのテレワークの本格導入も大きな混乱なく推進することができました。

従来から取り組んできた働き方改革が、テレワークの基盤に

ITの活用で従業員に多様な働き方の選択肢を用意しながら会社全体の生産性を高めるために、下記の項目で基盤を整備してきました。

  • 基幹系システムと情報系システムとの融合

    基幹業務システム+SFA+CRMの連携

  • テレワーク

    タブレットPCやスマートフォンなどのモバイル端末、Web会議などのコミュニケーションツール

  • 業務効率化

    名刺管理、AIチャットボット、RPAなど

  • オフィス環境

    無線LAN化やサテライトオフィス、在宅勤務の環境や規程、オフィスリノベーション

  • 勤怠関連

    就業管理システムや一斉消灯、プレミアムデーなど

テレワークへの移行を本格的に推進

2020年4月の緊急事態宣言を受け、テレワークへの移行を強く推進。70%の実施率という高い目標を掲げ、積極的な対応を進めました。従前の取り組みがあってこそ、スムーズな対応が可能となったといえます。

テレワーク、やってみて分かったこと~とある営業チームの測定結果~

顧客を訪問しての商談という、これまでの営業活動の要と考えられてきたワークスタイルは大きな変革を迫られました。当初は困惑もありましたが、ITツールを活用してテレワーク・在宅勤務を実施した結果、大きな導入メリットが生まれています。ここでは、所属の営業担当5名を抱える、とある営業チームで実際に測定した結果をご紹介します。

営業活動の効率アップ

これまでの営業活動と比較し、商談件数と商談時間が大幅に増加しました。メールや電話の活用増やWeb商談の推進で活動の効率化が図れ、お客様との接点数や時間が1カ月あたり下記のように増加しました。

  • 商談社数:142%
  • 商談件数:149%
  • 商談時間:11.5時間増(営業日数一日減)

残業時間の削減

営業活動面で効率化を図り、お客様先を訪問しての対応がある場合は直行直帰も促進されたことなどにより、前月の勤務実積と比較して大幅な残業削減を実現しました。

  • 残業時間:63.5%減

チームメンバー内のコミュニケーション増加

集合しての会議からZoomやMicrosoft Teamsを活用したWeb会議・ミーティングに切り替えたことで、必要時に短時間でどこにいても打ち合わせを実施することができ、メンバー間の状況把握がしやすく、風通しが良くなりました。

本来時間をかけたい業務時間の創出

通勤時間やお客様への移動時間の削減により、お客様の課題分析や提案資料作成など、本来時間をかけたいコア業務の仕事に、一人につき一日あたり約1.5時間の創出に成功しました。
例:一日1.5時間、5名のチームで一カ月(20営業日)の時間創出、1時間3,000円の時給換算で計算
1.5時間×5名×20日=150時間
150時間×3,000円=450,000円
→一つの営業チームで一カ月に450,000円分の労働時間を創出した計算になります。

テレワーク導入における「紙」の課題

実際にテレワークの導入を進めると、導入前は気づけなかった「紙」に関する課題が見えてきました。ここがテレワーク・在宅勤務で一番業務が止まってしまうネックになる部分でした。同じような課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。

紙の申請・承認業務

ほとんどの申請作業はワークフロー上で管理されていますが、まだ一部の申請・承認業務が紙のままでした。在宅では業務がなかなか進められず、それだけのために会社に出社することも発生しました。

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紙の契約対応

お客様との契約手続きは基本的に紙でのやりとりとなっており、契約業務が多い営業担当者は、在宅勤務だけでは業務が進められないこともありました。

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紙の受注・請求書の発行業務

画面と紙での照合やチェック作業がある受注処理は、在宅ではやりづらく、また請求書発行は出社しないとできない状態に。

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テレワークの課題を解決するソリューション

申請・承認業務をペーパーレス化

電子申請・承認システム「SMILE V / eValue V ワークフロー」は、承認状況を可視化して滞留を防止。代理申請・承認、催促、相談、合議など多彩な決裁機能で、意思決定の効率化を支援します。

便利機能でテレワーク環境でも申請業務を止めません

  • スマートフォンを利用して、申請や承認はどこからでもできる
  • 金額や内容によって承認者を自動判別
  • リアルタイムに進ちょく状況を確認できる(どこで止まっているかが分かる)
  • 決裁が滞らないように催促や通知を自動化

ワークフローシステムを利用して解決

契約業務をペーパーレス化

契約書を電子契約サービス「クラウドサイン」へアップロード&メールでのお知らせにより。スピーディーに契約締結が可能です。また締結後の電子文書は「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」で安心・安全・便利に管理できます。

電子契約サービスとドキュメント管理システムを利用して解決

注文書の入力作業をペーパーレス・自動化し、請求書の送付業務をアウトソース

販売管理システムと連携する便利なサービスを利用することで、業務のペーパーレス化を推進します。

受注業務

Web受発注システム「MOS」を利用することで、モバイル端末から受発注業務が行えます。これまで人がFAXや電話などで受け付けし、手作業でデータ化していた受注業務の手間を削減することが可能です。

請求業務

帳票配信ソリューション「@Tovas」は、請求書や注文書を電子化して取引先にお届けが可能。印刷、三つ折りなどの手作業や郵送、FAX送信といった紙を前提とした業務フローを改革することができます。

販売管理に連携する受発注システムと帳票配信サービスを利用して解決

勤務状況を管理して長時間労働を防止

在宅勤務は自宅に仕事を持ち込むことになり、オンとオフの区切りが付けづらく、長時間労働になりがちであるという声もあります。そのため、離れた場所でもリアルタイムに勤務状況を管理できるシステムが必要です。

就業・勤怠管理システムの一覧を見る

RPAを活用して業務を止めない仕組み作り

RPAを利用して自宅にいながらルーティンワークの自動処理を指示できれば、出社する必要なく業務を遂行することができます。自動化できる作業はRPAに任せることが、出社の頻度を抑えて従業員の安全確保につながります。

RPAツールの一覧を見る

離れていても、迅速・確実に情報を伝達

対面で接する機会が減るからこそ、従業員間の情報伝達・共有を確実に行う重要性が高まっています。グループウェア「eValue V」は、セキュリティを考慮した情報の伝達や、情報を周知させるために必要な機能をご提供します。

「SMILE V / eValue V コミュニケーション」の詳細を見る

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