「eValue V」を利用した請求書のスキャナ保存事例(株式会社OSK)~導入メリット編~[3分57秒]

動画提供:株式会社OSK

再生時間:3分57秒
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株式会社OSKでは、「eValue V」を利用して請求書のスキャナ保存を開始しました。スキャナ保存を開始したきっかけや、導入後のメリットをご紹介します。

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動画サマリー

動画の要点をご紹介します。

電子帳簿保存法は時代に合わせて段階的な見直しが進められており、2022年1月の改正でスキャナ保存の要件が大幅に緩和されます。

それに先駆けて株式会社OSKでは、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得した、自社開発のパッケージソフト「eValue V」を利用して請求書のスキャナ保存を開始しました。

請求書のスキャナ保存を導入したきっかけやメリットなどについて、導入に携わったOSKスタッフに詳しく聞きました。

システム化を検討したきっかけは何ですか?

スキャナ保存要件の緩和によって運用しやすくなったという背景もありますが、DXを推進しているため、まず自社で率先してやるべきというトップの意向もあり、導入へと動き出しました。

証憑の電子保存については、自社製品である「eValue V」の利用を前提に考えました。

「eValue V」に決めた理由を教えてください。

「eValue V」は、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しています。また自社開発製品であり、問い合わせもしやすいため、安心して導入を決められました。

「eValue V」を導入して、どう変わりましたか?

まず請求書については、前回処理分の請求書検索が簡単になり、即時確認が取れるようになりました。他にも「助成金の申請に使いたいから請求書の写しがほしい」「未入金の連絡が来たので確認してほしい」といった問い合わせにも、すばやく対応できています。

もともと、私たちの会社では分厚いファイルに勘定科目別・支払依頼ナンバー順に証憑を綴じていました。

しかし証憑を綴じる場所を間違える、ということもあり、目的の証憑を探すのに一苦労したこともあります。

今は検索も画面から一瞬でできますし、在宅でも対応できて助かっています。

証憑を探す手間が減ったことで担当者のストレスが減りましたし、対応が早くなったことで問い合わせ元の満足度向上にもつながっていると思います。

システムの導入までに苦労されたことはなんでしょう?

社内で扱う請求書などの書類の種類や受領から処理までの流れを全て把握することから始めましたが、パターンが多く整理に時間がかかりました。

また、納品書などの付随書類も内部統制上の観点から全てスキャナ保存対象としたため、請求書と一緒に納品書なども持ってきてもらう必要があるのですが、社内にルールが浸透するまで時間がかかり、導入当初は個別対応に多くの時間を割きました。

今回導入した「eValue V」の使いやすさのポイントは?

紙書類ではありませんので、劣化しない・場所を取らないということもありますが、何よりも検索が早くて簡単ということが一番助かっています。

OSKではスキャナ保存データだけでなく、社内規程や議事録、報告書などあらゆる共有文書を「eValue V」で一元管理しており、簡単に探すことができます。

コロナ禍を受けての構築ではないのですが、結果的にテレワーク導入が急速に進みました。ペーパーレスや脱ハンコが叫ばれる中で、図らずも在宅勤務に対応した環境を構築できたと思っています。

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