国税関係書類の管理・運用について~電子帳簿保存法の改正を受けて~

電子帳簿保存法が大幅に改正され、2022年1月より国税関係書類の電子化におけるハードルがとても低くなりました。改正前は、導入を希望する時期の3カ月前までに税務署まで申請書の届け出が必要でしたが、改正後はそういった手続きが不要となるなど、電子化への取り組みがしやすくなりました。
しかし一方で、不正行為にかかるペナルティなど、厳格化された面もあります。特に注目すべきは、電子取引の制度にて、電子データとして授受した取引データに関しては電子データとして保存しなければならないなどの、紙での電子取引データの保存の廃止が定められたことです(経過措置は2023年12月末まで)。

ここでは、電子取引の制度において、電子データとして授受した取引データは電子データとして保存しなければならないという義務化の内容を踏まえた、国税関係書類の管理・運用方法について、検討します。

検討のポイント~紙で授受した帳票の保存方法をどうするか?

運用を検討するにあたり、ポイントになるのは「紙で授受した帳票の保存方法」です。電子取引の制度より、

電子データとして授受した取引データに関しては電子データとして保存すること

と定められているため、授受した電子データに関しては、電子保存か紙保存かの選択肢がありません。

一方、紙で授受した帳票の運用・保存方法については、

  • 紙のまま運用・保存する
  • 電子化、紙を廃棄し、電子データで運用・保存する
  • 電子化し電子データとして保存し、紙も保存する

という三つの方法が考えられます。

紙で授受した国税関連書類の保存方法~三つの方針の特徴と運用イメージ

1. 紙は紙で保存(電子取引のデータとそれ以外を分けて管理)

メリットデメリット
  • 導入費用が安価
  • 導入しやすい
  • 運用の大幅変更なし
  • 電子データと紙の管理がバラバラ
  • 将来的に紙は残り続ける

従来どおり、紙の帳票は紙のまま保管する運用が可能です。
この場合、電子データとして授受した取引データは電子データのまま、サーバーやシステムで保管し、紙で授受した取引関連書類は紙のまま保管する形になります。
従来の運用から大きく変更をする必要がない反面、国税関係書類の保管場所が「キャビネット」と「システム(サーバー)」の二カ所に分かれるため、実運用における負担は大きくなりがちです。

実運用における負担は大きくなりがちですが、従来の運用からの変化は小さいため、「紙は紙のままで保存したい」という意見もあります。いつかはペーパーレス化を進めたいが、まずは様子見をしたい場合は、業務運用の変化の少ない方法が合うかもしれません。

電子データとして授受した取引データの保存方法について

電子データとして授受した取引データの保管方法については、電子帳簿保存法 施行規則第四条にて定められてます。電子データの取り扱いと、法律に則った運用を実現するためのIT基盤については、以下ページをご覧ください。

2. 紙で授受した国税関係書類は電子化後、廃棄(電子取引のデータと一緒にすべてを管理)

メリットデメリット
  • 電子データの一元管理
  • 検索が早くて簡単
  • 紙保存のコスト不要
  • 紙の電子化に期限がある
  • 紙の電子化は帳簿と相互に関連付けが必要

電子データとして授受した取引データを電子データとして保存する運用に、紙で授受した国税関係書類の保管・運用を合わせることで、データの一元管理を実現可能です。
電子データとして運用・保管をすることで、検索性の向上が期待できます。また、紙を保存するためのキャビネットや貸倉庫などが不要になるため、紙保管に関連するコスト削減も見込めます。

注意しなければならない点は、電子化までの期限と保存の期間です。
紙で帳票を授受してから2カ月+7営業日以内に電子化+タイムスタンプの付与が必要です。また、電子化したデータは7年(または10年)の保存が必要になります。パソコンやサーバーの法的対応年数は5年と定められており、それより長い期間保存が必要なので、ハード機器の入れ替えやバックアップについても視野に入れ、IT基盤の構築の検討が必要です。

3. 紙は電子化するが、紙のままでも保存

メリットデメリット
  • 電子データの一元管理
  • 紙の電子化はいつでもOK
  • スキャナ保存要件の帳簿ひも付け不要
  • 法廷保存期間の紙保存が必要
  • 紙のままでも、電子取引の要件への対応が必要

紙で授受した国税関係書類は紙のままで管理することで従来どおりの運用を保ちつつ、並行して電子化をすることで、検索性などの向上を実現できます。一気に全ての国税関係書類を電子化するには非常に大きな負担がかかりますが、紙での運用と電子化での運用を並行することで、業務フロー変更の負担を減らすことができます。

全てをペーパーレスで運用することに抵抗がある場合や、法改正へ対応した電子データでの運用に不安がある場合などは、このような運用も可能です。

eValueの活用で、実業務に合わせた申請承認の電子化も実現

「eValue ドキュメント管理」と「eValue ワークフロー」で、こんな業務の実現も可能!

大塚商会の提供する「eValue」シリーズを活用いただくことで、帳票の保管のみならず、申請・承認作業を含む業務の実現も可能です。「eValue ドキュメント管理」は、タイムスタンプオプションと合わせて活用することで、電子帳簿保存法の要件を満たしているソフトウェアとして、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)より認証を受けています(認証番号:004502-00<eValue V 2nd Edition>、004501-00<eValue V Air>)。

「eValue ワークフロー」と一緒に活用することで、電子帳簿保存法への対応を実現しつつ、申請・承認業務を含む多様な業務フローに対応可能です。

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