文書管理システム eValue V 2nd Edition ドキュメント管理
「複合機連携」による紙文書の電子化、高度な「検索機能」でのナレッジ発掘、「セキュリティ機能」による印刷や持ち出しの制御など、ナレッジの体系化と安全な文書共有を実現します。
タイムスタンプオプション紹介動画［4分11秒］
動画提供：株式会社OSK
再生時間：4分11秒
＊ 本動画は音声オンで再生されます。音量は、動画プレーヤー画面の下部にあるスピーカーアイコンで調整可能です。
「タイムスタンプオプション」を利用することで、電子帳簿保存法に対応する運用が可能です。スキャナ保存や電子取引データの登録、管理について実際の画面を用いてご紹介します。
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動画サマリー
動画の要点をご紹介します。
「eValue ドキュメント管理」では、電子帳簿保存法のスキャナ保存や電子取引の証憑データなどをタイムスタンプ付与や訂正削除履歴管理が可能な専用フォルダで、改ざんされないように管理することができます。
専用フォルダでは、管理者画面でタイムスタンプを付与するかどうかの初期値を設定できます。
まずは、タイムスタンプ自動付与のフォルダにスキャナ保存データの登録をしてみましょう。
スキャンした証憑を添付し、伝票番号など、帳簿と関連付けるための属性情報を入力します。
書類種別には、電子帳簿保存法スキャナ保存データを保管する場合の「紙原本（重要書類）」、「紙原本（一般書類）」、電子取引データの保管時に指定する「電子取引」、そして電帳法以外の文書データ保管時に指定する「その他」があります。
書類種別「紙原本」を選択すると、スキャナ保存の要件を満たす画像ファイルかどうかをチェック。
要件を満たしている場合には、文書登録とともに、解像度（画素数）・階調・大きさ等の情報が自動保存され、設定に応じてタイムスタンプが付与されます。
登録したファイルを開くと、タイムスタンプが押されていることを確認できます。
検索画面では、取引年月日やタイムスタンプ付与状況を示す状態区分など、さまざまな条件で文書の検索ができます。
税務監査のときなどは、取引年月日を一課税期間、状態区分を「付与済」として検索しましょう。
検索結果に対してタイムスタンプの一括検証が行えます。
全ての文書を選択し、検証をクリック。
一括でタイムスタンプの検証を行い、文書の改ざんの有無を確認できます。
検証結果は、状態区分欄に表示されます。
専用フォルダ配下に登録された文書は、編集を行うと編集前の状態が「文書履歴」として自動保存されます。
文書参照画面の文書履歴ボタンから、文書履歴一覧を確認できます。
また削除した文書も保存されており、検索時には旧版文書や削除文書も検索対象とすることが可能です。
検索結果一覧では、旧版文書や削除文書が一目で分かるように表示されます。
「eValue ドキュメント管理」は、電子契約サービスとも連携します。電子契約サービスを使って取引先とやりとりしたデータを、電子帳簿保存法の電子取引データとして保管することができます。
さらに、電子帳簿保存法とは関係なく、知財対策などでタイムスタンプを付与して保存しておきたい場合にもお使いいただけます。
このように「eValue ドキュメント管理」は、電子帳簿保存法に基づく書類の保管など、ペーパーレス化をサポートします。