受注管理とは? システム導入の重要性やメリットについて解説

1.見積り作成

顧客からの注文内容に沿って、見積りを作成します。過去の取引実績や注文内容から、取引価格などの条件を記載した見積りを作成し、発注を検討している顧客に提出します。顧客が商品やサービスを複数企業から検討している場合、見積りのやりとりが数回に及ぶこともあります。

2.契約締結

提出した見積りの金額や条件について顧客から合意が得られたら、契約の締結に進みます。締結前には商品の内容や価格以外に、納期や支払い方法、期日などについても十分に確認します。これは、契約締結後にお互いの認識の違いからトラブルを招いてしまう事態を防ぐためです。

3.注文内容登録

注文の確定、契約締結を受けて、自社で使用しているシステムなどに情報を登録します。登録した注文データは、生産部署や在庫管理部署といった関連部署に共有され、在庫確認や出荷などの次のフローに関わる業務に使用されます。

この過程で、注文内容の登録漏れやミスがあった場合、実際に対応する部署に誤った情報が伝わってしまいます。後のトラブルを避けるためにも、登録作業は適切に行う必要があります。
新規顧客からの注文があった際には、顧客情報の登録作業をしっかりとしておくと、次回の注文についても円滑に対応できます。

4.在庫確認と納期連絡

注文データを確認し、在庫の確認を行います。在庫がある場合には必要な数量をそろえて出荷し、在庫が不足している場合には、他の部署と連携して必要な在庫を確保できるように働きかけます。納期が確定したら、顧客に連絡します。納期遅延は企業の信用に悪影響を与える可能性があるため、「納期が適切か」についてはきちんと確認しておきます。

5.受注伝票・注文請書作成

受注伝票と注文請書を作成します。受注伝票は、注文内容を自社で管理する目的で作成する書類で、商品名や数量、取引先などを記載します。受注後に、売上の処理が行われていない注文がないかなど、社内の確認作業に使用されます。

注文請書は、顧客向けに注文を受理したことを報告するための確認書類です。注文請書を発行しない企業もありますが、口頭のみのやりとりではなく目に見えるかたちで残しておくことで、トラブルを防止できます。

【メリット1】ミスを減らす・なくすための業務の効率化と自動化

見積りの作成や注文内容登録、商品を発送する段階などで、何らかの入力ミスや伝え漏れ等が発生すると「間違った商品が届いてしまった」「納期が遅れてしまった」というトラブルに発展することがあります。電話やFAXといったヒューマンエラーが起きやすい受注方法において、入力作業の工程を一部自動化したり、転記する機会を減らしたり、さらにチェック体制の強化を行えば、人為的なミスを減らすことができます。
また、繁忙期など時期に左右されずに正確さが保持にもつながります。

【メリット2】顧客満足度を上げられる

メリット1とも関連して、ミスを減らしできる限りトラブルをなくすことは、顧客から見ても商品・サービスをストレスなく購入・利用できることにつながります。顧客満足度の向上はリピート率を上げたり、サブスクリプションのようなサービスではチャーンレート（解約率）を低減したりすることにも寄与します。ひいては企業評価が上がり利用者増や販路拡大といった経営に関わる部分でもプラスに働くことが予想できます。
一見すると、受注管理はルーティンの日常業務に捉えられますが、細かい工夫や変化によって企業価値を上げることができます。

【メリット3】納期の見通しを立て顧客満足度の向上へ

適切な受注、在庫情報の管理を行っていけば、納期の見通しが立てやすくなるといったメリットが生まれます。これは、業務フローの見直し時にシステムを導入して一部工程を自動化することによって可能です。納期の見通しが立てられることで顧客への回答が早くなれば、顧客満足度の向上のみならず、競合他社との差別化を図ることができます。また、生産計画・活動の最適化にもつなげられます。

【メリット4】人手不足に対応できる

業務フローを見直していくうえで、「どの工程を何人が担当しているのか」という視点も重要です。これまで慣習となっていた受注管理に関する無駄な作業や人員を洗い出し、スリム化していけば、他の業務に人員を充足させることが可能になります。ただ、人員を減らし工程を省くだけでは、メリット1は得られず、正確さを担保できません。
実現には「人の手を使わずとも業務が進められる」ことを念頭に、システムの活用が挙げられます。