受注管理とは？ 業務フローやシステムを導入するメリットなどを解説

Excelやスプレッドシートの活用

Microsoft社が提供する「Excel（エクセル）」、またはGoogle社が提供する「スプレッドシート」とは、いずれも数値データの集計・分析を得意とする表計算ツールのことです。

受注管理では、顧客や商品に関する情報や商品の数量、代金、納期など、さまざまなデータを記録する「受注管理表」を用いる方法があります。上記の表計算ツールは、これらのデータ管理のツールとして活用することが可能です。

また、Web上にあるテンプレートなどを利用することでスムーズに運用をスタートできたり、自社に適した項目を適宜追加したりなど、導入のハードルが低い・カスタマイズ性が高いなどが利点として挙げられます。

ただし、管理者独自のカスタマイズが行われると属人化に発展したり、入力情報のミスといったヒューマンエラーなどが発生したりする懸念があります。

受注管理システムの導入

受注管理システムとは、受注してから出荷するまでを一貫して効率的に行うことができるツールです。また、受注処理業務だけでなく、出荷や売上管理、在庫管理までの機能も搭載しているシステムもあり、販売管理システムなどがそれにあたります。導入することで、人的作業によるミスの軽減や業務の効率化などが期待できます。

また、業務がスピーディーかつ効率的に行えることで、それまでに割いていたリソースを改善できるため、人件費の削減などのメリットも受けられるでしょう。仮に受注管理を紙ベースで行っている場合は、ペーパーレス化による用紙代・印刷代なども節約することが可能です。

ただし、前述の「Excel」「スプレッドシート」と比較すると導入のハードルは高い傾向にあります。初期費用やランニングコストがかかるほか、システムを運用するための社内体制の構築、人材教育なども必要になり、導入までに一定の人的・金銭的コストがかかる点に注意しなければなりません。

1．見積作成

顧客からの注文内容に沿って、見積りを作成します。過去の取引実績や注文内容から、取引価格などの条件を記載した見積りを作成し、発注を検討している顧客に提出します。顧客が商品やサービスを複数企業から検討している場合、見積りのやりとりが数回に及ぶこともあります。

2．契約締結

提出した見積りの金額や条件について顧客から合意が得られたら、契約の締結に進みます。締結前には商品の内容や価格以外に、納期や支払い方法、期日などについても十分に確認します。これは、契約締結後にお互いの認識の違いからトラブルを招いてしまう事態を防ぐためです。

3．注文内容登録

注文の確定、契約締結を受けて、自社で使用しているシステムなどに情報を登録します。登録した注文データは、生産部署や在庫管理部署といった関連部署に共有され、在庫確認や出荷などの次のフローに関わる業務に使用されます。

この過程で、注文内容の登録漏れやミスがあった場合、実際に対応する部署に誤った情報が伝わってしまいます。後のトラブルを避けるためにも、登録作業は適切に行う必要があります。
新規顧客からの注文があった際には、顧客情報の登録作業をしっかりとしておくと、次回の注文についても円滑に対応できます。

4．在庫確認・納期連絡

注文データを確認し、在庫の確認を行います。在庫がある場合には必要な数量をそろえて出荷し、在庫が不足している場合には、他の部署と連携して必要な在庫を確保できるように働きかけます。納期が確定したら、顧客に連絡します。納期遅延は企業の信用に悪影響を与える可能性があるため、「納期が適切か」についてはきちんと確認しておきます。

5．受注伝票・注文請書作成

受注伝票と注文請書を作成します。受注伝票は、注文内容を自社で管理する目的で作成する書類で、商品名や数量、取引先などを記載します。受注後に売上の処理が行われていない注文がないかなど、社内の確認作業に使用されます。

注文請書は、顧客向けに注文を受理したことを報告するための確認書類です。注文請書を発行しない企業もありますが、口頭のみのやりとりではなく目に見えるかたちで残しておくことで、トラブルを防止できます。

人的ミスが起こりやすい

受注管理には複数の工程があり、入力する項目も多岐にわたります。業務のプロセスが煩雑のため、人的ミスが発生しやすいという課題が考えられるでしょう。

例えば、受注管理表への入力ミスや転記ミスのほか、受注商品の情報や受注数や金額、納期の誤りなどが想定されます。特に受注数や金額などの誤りは、顧客との信頼関係にも影響を与える重要な数値です。良好な顧客関係を築くためにも、優先的に解消したい課題点だといえるでしょう。

属人化しやすい

業務フローが複雑なことにより、受注管理の各工程で一定数の人員が必要になります。業務によって担当者も異なることもあるため、その担当者にしか正確なデータや業務内容が分からない、または対応することができないという「属人化」が発生する懸念があります。

特に管理方法の標準化（作業内容と統一し、共通の認識を持つこと）がなされていない場合は、属人化が顕著になるリスクがあります。そのほか、受注管理表のフォーマットが担当者によって異なっているなども属人化を促進する要因になり得るでしょう。

受注から納品までの工程が長い

商品を受注したものの、在庫不足や部門間での連携不足などにより、受注から納品までのリードタイムが長くなるという課題も存在します。リードタイムとは、作業の始まりから終わりまでにかかる時間のことです。

リードタイムが長くなると顧客満足度の低下、注文のキャンセル、リピート率の低下などにつながるリスクがあります。長期的な経営に悪影響を及ぼす可能性もあるため、リードタイムは可能な限り短期間にしつつ、正確な受注業務の遂行が求められるでしょう。

販売管理システム（受注管理システム）の主な機能

販売管理システム（受注管理システム）に搭載されている機能は製品によって異なりますが、一般的な製品に搭載されている主な機能は以下のとおりです。

販売管理機能では、受注管理のほか見積管理や売上管理、請求管理など商品の販売管理に関連する機能を利用できます。例えば受注管理の機能では、商品やサービスの受注をデータ化し、精度の高いデータを効率的に管理することが可能です。具体的には見積データから情報を引用することで自動で受注入力ができたり、過去の受注情報を検索・参照したりすることができます。

一方、在庫管理機能では、出荷管理や入荷管理、棚卸管理に関連する機能を利用できます。例えば棚卸機能ではハンディターミナルを使用してシステム上に在庫数を登録するため、手作業での在庫管理よりも精度の高い在庫データを管理することが可能です。

そして購買管理機能では、発注管理や仕入管理、支払管理など、商品や材料・資材などの仕入れを管理するための機能を利用できます。例えば仕入管理の機能では、何を、いつ、どのくらい仕入れるのかを可視化できるため、在庫管理機能と連携することで適切な在庫管理を実現しやすくなります。

販売管理システムの機能については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

販売管理システムとは？ 機能一覧や導入メリット、比較ポイントを徹底解説

【メリット1】ミスを減らす・なくすための業務の効率化と自動化

見積りの作成や注文内容登録、商品を発送する段階などで、何らかの入力ミスや伝え漏れなどが発生すると「間違った商品が届いてしまった」「納期が遅れてしまった」というトラブルに発展することがあります。

例えば、電話やFAXといったヒューマンエラーが起きやすい受注方法において、受注管理システムを導入することで入力作業の工程を一部自動化したり、転記する機会を減らしたり、さらにチェック体制の強化を行えば、人為的なミスを減らすことができます。

また、繁忙期など時期に左右されずに正確さが保持にもつながります。

【メリット2】顧客満足度を上げられる

メリット1とも関連して、受注管理システムの導入によりミスを減らし、できる限りトラブルをなくすことは、顧客から見ても商品・サービスをストレスなく購入・利用できることにつながります。

顧客満足度の向上はリピート率を上げたり、サブスクリプションのようなサービスではチャーンレート（解約率）を低減したりすることにも寄与します。ひいては企業評価が上がり利用者増や販路拡大といった経営に関わる部分でもプラスに働くことが予想できます。

一見すると、受注管理はルーティンの日常業務に捉えられますが、細かい工夫や変化によって企業価値を上げることができます。

【メリット3】競合優位性の確保

適切な受注、在庫情報の管理を行っていけば、納期の見通しが立てやすくなるといったメリットが生まれます。これは、受注管理システムを導入して一部工程を自動化することによって可能です。

納期の見通しが立てられることで顧客への回答が早くなれば、顧客満足度の向上のみならず、競合他社との差別化を図ることができます。競合他社との差別化は「競合優位性の確保」にもつながるため、適切な受注管理を行うことは企業規模の拡大のためにも重要だと言えるでしょう。また、生産計画・活動の最適化にもつなげられます。

【メリット4】属人化の解消で人手不足に対応できる

受注管理システムを導入するうえで、「どの工程を何人がどのように担当しているのか」という視点を持って業務フローを見直すことも重要です。これまで属人化していた作業や受注管理に関する無駄な作業を洗い出し、システム導入によりスリム化していけば、属人化や人手不足が解消され、他の業務に人員を充足させることも可能になります。

自社の受注管理業務に適しているか

業種や業界など企業によって受注業務の内容は異なります。そのため、受注管理におけるどのような課題を解決したいのかを明確にし、課題解決につながる機能が搭載されているシステムかどうかを確認すると良いでしょう。

また、製品の中には自社の受注管理業務では不要な機能が備わっている可能性もあります。従って、製品の情報を丁寧にチェックし、機能の過不足がないことを確認することが大切です。必要に応じて機能をカスタマイズできるかどうか確認しておくと、自社適性の高いシステムを選びやすくなります。

実現したい目的を達成できるシステムか

システムの機能性やコストパフォーマンスを考慮して選ぶことも大切です。しかし、「自社の課題を改善し、目的を達成できるシステムかどうか」という視点を持ってシステムを選ぶことも忘れないようにしましょう。

例えば機能性を重視し過ぎると、不必要な機能を多く搭載しているシステムを導入していまう懸念があります。一方でコスト面を気にしすぎると、本来必要な機能が備わっていないというケースも考えられるでしょう。

そのため、事前に自社の課題・目的を明確にしたうえで、幾つかの候補を洗い出し、比較検討することが大切です。

柔軟性が高く使いやすいか

受注業務でシステムに入力する項目や帳票の形式は、自社の運用や顧客からの要望によって異なるケースもあるため、自社の運用に対応できるような柔軟性や拡張性の高いシステムを選ぶようにしましょう。例えば、各種マスターや伝票入力画面へのオリジナルの項目を追加できたり、得意先の指定にあわせて帳票のレイアウトを自由にアレンジできたりすることなどが挙げられます。

また、柔軟性・拡張性のほかにも、システムの使いやすさもチェックしておきたい要素の一つです。業務フローに沿ってガイドメニューやマニュアルが用意されているなど、ITやプログラミングなどの知識が高くなくても扱えるようなシステムを選ぶと、システムの操作や教育にかかる人的コストを抑えることができます。

製品によっては、システムを実際に使用できる無料トライアルプランを用意しているものもあるので、有効に活用すると良いでしょう。

導入前後のサポート体制が充実しているか

システムを販売する事業者のサポート体制が充実しているかも、システム選びの重要なポイントです。

仮にシステム運用後にトラブルや不具合が発生した場合、迅速かつ的確なサポートを受けられなければ、業務に大きな影響を与えるリスクがあります。そのため、不測の事態に対してどのようなサポートを受けられるのかを導入前に確認しておきましょう。

また、設定を変更したいときや、疑問点を解消したいときなどにも、簡易的なサポートを受けられると安心してシステムを運用できます。問い合わせ窓口の有無や、対応可能な時間帯なども合わせて確認しておき、柔軟なサポートが可能かどうかも把握しておくのがおすすめです。