販売管理システム基幹システムとは？ 業務システムとの違いと機能の特徴

基幹システムの役割や重要性

基幹システムは、そうした経営に直結する業務や情報を一元管理することで、迅速かつ正確な経営判断や、業務の効率化を促進するのに役立ちます。中小企業が生産性を上げてビジネスを遂行し、持続的な成長と競争力を維持するうえで、経営の屋台骨のような役割を担っているため、基幹システムは企業において重要な存在であるといえるでしょう。

基幹システムの導入・刷新の必要性

ビジネスに直結する販売管理、在庫管理、会計などの基幹業務をExcelやアナログな運用で管理していると、さまざまな課題が生じやすくなります。例えば、「ある業務が特定の担当しかできない」といった属人化や、「二重入力や転記ミスが頻繁に起こる」などのヒューマンエラーが生じやすく、結果的に業務効率の悪化につながります。

昨今、人手不足や法改正対応、AI技術の進化など、外部環境は激しく変化する中では、非効率な業務は事業の足かせとなり、市場の変化に追いつくのが難しくなります。こうした課題を解消し、業務の標準化・正確なデータ管理・経営判断のスピードアップが期待できる基幹業務のシステム化は、事業の成長や競争力維持に必要な手段だといえます。

また、既に基幹システムを導入している場合でも、状況に応じて刷新を検討する必要があります。例えば、「システムの老朽化により一部の業務プロセスがフォローできていない」「既存ベンダーのサポートが終了してしまう」といった状況は、自社だけの問題ではなく、対応遅延やミス、セキュリティリスクといった顧客との信用問題にもかかわるためです。

特にシステムのサポート期間終了が迫っているなどの場合は、入れ替えに向け余裕を持った準備が必要です。自社だけでは判断が難しいなどの際は、システムベンダーや外部の専門家からアドバイスを仰ぐこともおすすめします。

基幹業務システムを刷新する目的・メリットは？ 更改の必要性と進め方

基幹システムとERPの違い

従来の基幹システムは、販売管理や人事給与、会計などの業務ごとに独立して導入されるのが一般的です。それぞれのシステムは、特定の業務プロセスを効率化することを目的として設計されており、部門ごとに最適化される一方で、システム同士の連携が取りにくいという課題が存在します。

一方でERPとは「Enterprise Resources Planning（企業資源計画）」という概念のことで、日本語では「統合基幹業務システム」とも呼ばれています。その大きな特徴は、販売・会計・人事といった企業の核となる複数の基幹システムを一つに統合する点です。これにより、各部門の情報を一元管理でき、組織全体での業務効率化や経営判断のスピード向上が期待できます。

基幹システムと業務システムの違い

業務システムとは、社内の業務をスムーズに行うことを目的とするシステムの総称です。扱う業務は、企業経営に直結する業務に限定されません。業務システムと基幹システムを混同しないように、基幹システムを除いた業務関連システムの全てを業務システムと位置付けて、区別することもあります。ただし、基幹システム自体も「業務に使う」「業務の効率化を図る」といった意味では概念的に業務システムと解釈することができます。

基幹システムとの大きな違いは、システムが停止した時にそれと連動して、企業活動への影響度の差にあります。基幹システムに障害が発生して機能しなくなると、システムに依存する企業活動も止まってしまいますが、業務システムは企業活動全体までとはいかずとも、そのシステムがカバーする業務に影響が出ます。そのため、後述しますが「システムが停止してもビジネスには大きく影響しない」という観点では「業務システム≒情報システム」と解釈する企業も存在します。

業務システムの具体例を挙げると、コミュニケーションツールや、マーケティングツールなどがあります。業務システムに分類されるものは、いずれもシステム停止時に何らかの代替手段で業務が可能です。

業務システムは、その分類が難しく、企業ごとに解釈や説明が異なります。以下に、基幹システムと業務システム（≒情報システム）の具体例を記載しますので、ご参考ください。

基幹システムと情報システムの違い

情報システムとは、社内外のコミュニケーションを円滑にしたり、人事や総務などのバックオフィス業務を効率化したりできるシステムを指します。具体的には、社内SNSやグループウェア、ナレッジマネジメントシステムなどです。

基幹システムとの違いは、業務システムの場合と同様にシステムが停止した場合に企業活動が停止するかどうかにあります。そのため、前述したように、企業によっては「業務システム≒情報システム」と解釈することもあります。

情報システムはあれば便利ですが、なくても何とか業務は遂行できます。情報システムが停止しても、基幹システムが停止した場合のような甚大な被害は出ません。

販売管理システム

販売管理システムは、販売業で主に使用され、実店舗、ネットショップを問わず、受注から納品まで販売に絡むモノやカネの流れを管理するのに役立ちます。

導入すると、見積、受発注、売れ筋商品、売上、請求、債権回収など、販売に関するあらゆることを可視化して、一元的に管理可能です。販売管理システムの主な機能には、見積書や請求書の作成、出荷指示、売上の集計、入金処理、取引価格の管理などがあります。販売管理システムは単独では使わず、以下に述べる購買管理システムや在庫管理システムといった他の基幹システムと連携させて用いる場合や、購買管理や在庫管理も機能も搭載した一体型の販売管理システムもあります。

販売管理システムとは？ 機能一覧や導入メリット、比較ポイントを徹底解説

購買管理システム

購買管理システムは、購買に関する業務の効率化を図るシステムです。企業規模問わず、どの企業でも必ず必要な業務であり、商品や材料の発注から入荷・仕入計上、支払管理に至るまでのプロセスを効率的に行うための機能が搭載されています。

具体的な機能としては、「仕入先管理機能」「発注・入荷管理機能」「検収・仕入管理機能」「支払管理機能」などが備わっています。これらの機能を活用することで在庫割れや物流状況の可視化、注文書の作成、支払伝票の管理などを効率的に行うことが可能です。

在庫管理システム

在庫管理システムは、小売業や製造業・卸売業など、在庫の管理が重要視される業種で使用されます。製造業では完成した製品だけでなく、製造に必要な原材料、部品、製造途中の半製品などの在庫も含めて扱います。

在庫管理システムの主な機能としては、「在庫数一覧管理機能」「入庫・出庫管理機能」「返品処理機能」「棚卸補助機能」「在庫状況分析機能」「商品マスター管理」などが備わっています。これらの機能により、現時点の在庫が「どこに」「どの商品が」「幾つ」あるのかが正しく把握することが可能です。

また、適切な在庫管理が行われることで、過剰在庫や欠品のリスク、出荷業務のミス、納期の遅延などを抑制し、出荷業務の効率化および業務負担の軽減が期待できます。

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生産管理システム

生産管理システムとは、製造業における生産活動を効率的かつ正確に進めるためのシステムです。その特徴は「モノの流れ」と「情報の流れ」を一元的に管理できる点にあります。原材料の調達から製品の完成、出荷までの一連のプロセスをデータとして可視化することで、無駄の削減や生産効率の向上を実現します。

具体的には、「生産計画」「受注管理」「所要量計算」「発注管理」「在庫管理」「製造管理」「工程管理」「進捗（しんちょく）管理」「外注管理」「品質管理」などに関する機能が備わっています。これらの機能を活用することで、効率的かつ精度の高い生産管理が実現し、業務フローを最適化することが可能です。

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人事給与システム

人事給与システムとは、従業員の労務管理に関する業務を効率化するためのシステムです。労働時間の記録や給与計算、各種書類の発行といった煩雑な作業を自動化することで、担当者の負担を大幅に軽減し、正確でスピーディーな人事・給与業務を可能にします。

具体的には「人事管理」「給与・賞与計算」「年末調整」「勤怠システム連携」などに関する機能が備わっています。これらの機能を活用することで、煩雑な人事管理や給与計算を効率的に行えるようになり、人的ミスの削減や担当者の負担軽減などが期待できます。

会計システム

会計システムとは、企業の財務状況や経営成績を正確かつ効率的に管理するためのシステムです。経理担当者が行う日々の仕訳や伝票処理、決算業務などを自動化し、業務負担や人的ミスを軽減します。また、リアルタイムで財務状況を把握できるため、経営者や管理部門が迅速に業績を確認し、経営判断に生かせる点も大きなメリットです。

具体的には「仕訳業務」「管理会計」「財務会計」「債権債務管理」などに関する機能が備わっています。これらの機能を活用することで、煩雑な会計処理を効率化し、担当者の業務負担を減らすと同時に、人的ミスを抑止することができます。

会計システムとは？ 導入メリットや選び方、主な種類を解説

業務を効率化できる

基幹システムを導入することで、販売管理や在庫管理に伴う煩雑な業務をシステム内で処理できるようになります。例えば、受注データから売上や請求に引き継いだり、受発注情報に基づいて販売可能な在庫数量を自動反映したりすることが可能になります。

これにより、「転記作業によるミス解消」や「データの二重入力の手間がなくなる」といった効果が期待できるでしょう。こうした恩恵を得ることで、従業員の業務負担が軽減され、より付加価値の高い業務に注力できるだけでなく、企業全体の業務品質も向上し、その結果として顧客満足度の向上や競争力強化にもつながります。

データを一元管理できる

基幹システムを導入すれば、これまで部署や担当者ごとにバラバラで管理していた販売・在庫・会計などデータを一元的に集約することができます。各情報が自動反映されることで、部署間での情報共有の手間や不一致が解消されるだけでなく、誰もが整合性のある状態でデータを確認することができるようになるでしょう。

業務の標準化による属人化の防止

部署や担当ごとに個別ツールやExcelファイルなどで管理している場合は、業務が特定の担当者に依存するリスクと隣り合わせです。基幹システムを適切に活用することができれば、各業務の工程や手続きを標準化することができ、担当者ごとの知識や慣れに依存しない形で業務を行えます。標準化されたプロセスに沿って業務を進められる環境が整えば、担当者が誰であっても同一品質の業務を担保できるため、属人化の防止につながります。

仮に人事異動や担当者の病欠、退職といった状況が発生しても、業務を停止することなく、スムーズに引き継ぎを行うことができるでしょう。結果として、組織全体の安定性や継続性の担保、業務品質の向上が期待できます。

経営状況の可視化と意思決定の迅速化に役立つ

基幹システムを導入すると、販売や在庫、財務といった基幹業務に関する情報を一元的に集約されるため、経営状況をリアルタイムで可視化できます。その結果、経営層は常に最新のデータに基づいた現状把握が可能となり、従来のように複数部門からデータを取り寄せる手間や時間も削減できます。

また、属人的な勘や経験に頼るのではなく、客観的なデータに基づいた判断を下せるようになることで、経営の精度とスピードも向上します。変化の激しい市場環境においても、状況の変化に即した迅速かつ的確な意思決定を行うことができ、競争優位性の確保にもつながるでしょう。

自社の課題を解決できるシステムを選ぶ

システムを導入する際には、まず自社が抱える課題を丁寧に洗い出し、どのような目的でシステムを導入するのかを明確にすることが重要です。目的や解決すべき課題がはっきりしていれば、必要となるシステムや機能も自然と明確になります。

仮に導入前の前提条件が曖昧なままだと、システムに機能の過不足が生じやすく、思うような成果を得られないリスクが高まります。そのため、「自社のどのような課題を解決するために、どのようなシステムが必要なのか」を明確に定義したうえで選定を進めるようにしましょう。

導入形態や開発方式を決める

システムを導入するにあたり「どのような導入形態にするか」と「どのような開発方式にするか」を決める必要があります。導入形態と開発方式の代表的な選択肢は、以下のとおりです。

このように基幹システムの導入形態や開発方式には、それぞれに特徴やメリット・デメリットが存在します。そのため、自社の環境やコストとのバランスなどを総合的に判断し、システムを選定することが大切です。

システムの拡張性・連携性にも着目する

基幹システムを選定する際には、その拡張性と連携性にも注目することが重要です。

拡張性とは業務の変化や独自の商習慣に応じて、機能を選択・追加できるかを指します。一方で連携性とは、他の基幹システムや外部ツールとのデータや機能の統合がしやすいかどうかを意味します。

高い拡張性・連携性を備えたシステムであれば、企業の成長や業務変化への対応が可能となり、長期的にシステムを運用することができます。また、複数の業務システムを連携させることで、データの二重入力や手作業によるミスを削減でき、業務効率化の恩恵をより広範な範囲で享受することが可能です。

導入前後のサポート体制が充実しているか

基幹システムの導入に成功するためには、ベンダーが提供する導入前後のサポート体制も大きく影響します。充実したサポートがあれば、自社に適したシステムを選定できるだけでなく、導入後の円滑な運用も実現しやすくなるでしょう。

導入前後のサポート体制には、主に以下のようなものがあります。

安心して利用できるベンダーであるか

基幹システムは経営になくてはならない重要なシステムであるため、導入後にシステムの停止を伴うようなトラブルがあると、業務も止まって経営に大きな打撃を与えることになります。

基幹システムは長期にわたって継続して利用したいものであり、ベンダーのサポート不足やトラブルが原因でシステムの入れ替えを余儀なくされるのは、未然に防ぎたい事態です。また、製品そのものの機能だけでなく、「自社の業務や課題をどれだけ理解してくれているか」もベンダー選定の重要なポイントです。

1979年誕生以来、45年以上お客様の業界課題に寄り添い、時代の変化と共に進化を続ける大塚商会の「SMILE」シリーズのように、積み上げられた経験を生かしたサポートが望めるベンダーおよび製品を導入できると安心です。

株式会社エディア｜サービス業

「株式会社エディア」の導入事例の詳細

株式会社エディア　基幹システム導入インタビュー（YouTube）

株式会社エディアへのインタビュー動画も公開しています。基幹システム導入の背景や、将来の展望、大塚商会の評価など、リアルなお声をいただいていますので、ぜひご視聴ください。

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