基幹システムとは？業務システムとの違いと機能の特徴

基幹システムは、企業が事業運営するうえで要となるデータの一元管理や業務効率化を実現するシステムです。いかに自社にあった基幹システムを選択して導入できるかが、自社が抱えるデータ活用などの課題を解決する鍵となります。この記事では、基幹システムの概要を説明しながら、その機能や特徴、導入メリットなどを紹介したうえで、基幹システム選びのポイントを解説します。

基幹システムとは

基幹システムとは基幹業務、つまり企業の全業務の中でも販売管理、在庫管理、生産管理、財務会計といった特に経営を支える屋台骨となる業務を一元管理して、効率よく行うためのシステムです。企業が生産性を上げてビジネスを遂行し、成長を続けるうえで重要な役割を果たします。企業の経営判断をサポートする基幹システムが使用できなくなると、社内全体の業務が支障をきたします。そのため、不具合を起こさず、常に安定して動作することが求められます。

基幹システムと業務システムの違い

業務システムとは、社内の業務をスムーズに行うことを目的とするシステムの総称です。扱う業務は、企業経営に直結する業務に限定されません。業務システムと基幹システムを混同しないように、基幹システムを除いた業務関連システムの全てを業務システムと位置付けて、区別することもあります。

基幹システムとの大きな違いは、システムが停止した時にそれと連動して、企業活動への影響度の差にあります。基幹システムに障害が発生して機能しなくなると、システムに依存する企業活動も止まってしまいますが、業務システムは企業活動全体までとはいかずとも、そのシステムがカバーする業務に影響が出ます。業務システムの具体例を挙げると、コミュニケーションツールや、マーケティングツールなどがあります。業務システムに分類されるものは、いずれもシステム停止時に何らかの代替手段で業務が可能です。

基幹システムと情報システムの違い

情報システムとは、社内外のコミュニケーションを円滑にしたり、人事や総務などのバックオフィス業務を効率化したりできるシステムを指します。具体的には、社内SNSやグループウェア、ナレッジマネジメントシステムなどです。基幹システムとの違いは、業務システムの場合と同様にシステムが停止した場合に企業活動が停止するかどうかにあります。情報システムはあれば便利ですが、なくても何とか業務は遂行できます。情報システムが停止しても、基幹システムが停止した場合のような甚大な被害は出ません。

基幹システムの主な機能・特徴

基幹システムの主要な3種類のシステムを以下に紹介します。ここでは詳しい紹介は割愛していますが、経理業務に欠かせない財務会計システムや製造業で一般的な生産管理システムなども基幹システムの一種です。

販売管理システム

販売管理システムは、販売業で主に使用され、実店舗、ネットショップを問わず、受注から納品まで販売に絡むモノやカネの流れを管理するのに役立ちます。

導入すると、見積、受発注、物流の状況、売れ筋商品、売上、仕入れ、請求、債権回収など、販売に関するあらゆることを可視化して、一元的に管理可能です。販売管理システムの主な機能には、見積書や請求書の作成、売上の集計、入金処理などがあります。販売管理システムは単独では使わず、以下に述べる購買管理システムや在庫管理システムといった他の基幹システムと連携させて用います。

購買管理システム

購買管理システムは、小売業・製造業で主に使用されます。購買に関する業務の効率化を担うものであり、主な機能は、取引価格の管理、注文書の作成、出荷の指示、支払伝票の管理などです。

在庫管理システム

在庫管理システムは、小売業や製造業・卸売業など、在庫の管理が重要視される業種で使用されます。製造業では完成した製品だけでなく、製造に必要な原材料、部品、製造途中の半製品などの在庫も含めて扱います。在庫管理システムの主な機能としては、在庫検索、在庫調整、棚卸などがあります。

基幹システムを利用するメリット

業務を効率化できる

システムを導入すると、基幹業務の効率化につながります。基幹システムを導入することで実現する大きなメリットはデータを一元管理できる点にあります。在庫の計上や販売件数など、従来一つ一つ目検で進めなければならない作業をシステムがその役割を担ってくれます。
人の手による作業が減ることでヒューマンエラーが解消されると同時に、データの一元管理化により欲しいデータへのアクセスもよくなります。

データを一元管理できる

基幹システムを導入すれば多様なデータを一元的に管理して、利用したい情報にピンポイントで即時アクセスができるようになります。

膨大な量のデータの中から必要な情報を抽出して可視化でき、自社の状況が一目で把握できるようになるので、それを経営戦略に反映させてタイムリーな経営判断に役立てることが可能です。

基幹システムを選ぶポイント

導入後のイメージを事前にしておく

基幹システム選びに入る前に、まず自社が現在抱えている課題にどのようなものがあるかを把握しておきましょう。

基幹システムを選ぶ際には、導入時にかかる初期費用に注目しがちです。しかし、導入後にかかる維持・運用コストにも目を向け、どれくらい自社の業務効率化と生産性の向上を実現してくれるのかをイメージして比較検討することも大事です。

また、導入後にどのようなサポートが受けられるのかも重要なポイントです。導入後のサポート体制が充実しているシステムを選べば、導入後に何か不明な点が出てきて困ったり、システムにトラブルが発生したりした場合に、迅速なサポートを受けられます。導入後に適切なサポートを受けられれば、業務への悪影響を最小限に抑えられるので安心です。

安心して利用できるベンダーであるか

基幹システムは経営になくてはならない重要なシステムであるため、導入後にシステムの停止を伴うようなトラブルがあと、業務も止まって経営に大きな打撃を与えることになります。

基幹システムは長期にわたって継続して利用したいものであり、ベンダーとのトラブルが原因でシステムの入れ替えを余儀なくされるのは、未然に防ぎたい事態です。1979年誕生以来、時代の変化と共に進化を続ける大塚商会の「SMILE」シリーズのように、積み上げられた経験を生かしたサポートが望めるベンダーおよび製品を導入できると安心です。

まとめ

基幹システムは企業の経営をITの力で下支えするシステムであり、導入後は止めるのが困難になるので、慎重に選定しなければなりません。選ぶ際のポイントは、導入後に適切なサポートが受けられることと自社に必要な機能が網羅されていることです。

数ある基幹システムの中でも大塚商会が提供する「SMILE V 2nd Edition」は、導入前の相談はもちろん、導入後のメンテナンスや法改正への対応など、充実したサポートが受けられるのでおすすめです。また「SMILE V 2nd Edition」は、情報システムと連携することで利便性が向上し、さらなる業務効率の向上が見込めます。