販売管理とは？ 各プロセスとシステム導入のメリットを解説

受注管理（見積もり～受注）

受注管理とは、顧客からの問い合わせや見積り、商品を受注するまでの管理を指します。具体的な工程としては、依頼された見積りの作成や書類の発行、受注した際の受注伝票作成や契約の締結、顧客への注文書類送付などが挙げられます。

この段階でミスが発生すると、受注できず機会損失につながるおそれがあるため注意が必要です。見積書や受注書類、契約書の内容は漏れずにチェックしましょう。

出荷管理（出荷～納品）

出荷管理は、商品の出荷から納品までの工程を管理します。具体的な工程は、出荷業務と納品業務の二つです。商品を出荷するときは、誤った商品を手配しないよう個数や品番、納期などを確認し、確実に顧客のもとへ届ける必要があります。そして顧客に商品を引き渡す際には、内容に間違いがないか確認してもらい、受領書に受領印やサインをもらいます。

請求管理（代金の請求～回収）

請求管理は、販売した商品の代金を顧客に請求し、代金を回収するまでの業務が対象です。請求書を発行して顧客のもとへ郵送、もしくは手渡しし、期日までに代金を支払ってもらいます。

きちんと請求書を送付しているのか、代金を支払ってもらっているのか、といったことも管理します。支払いが滞っている顧客に対しては、電話やメールなどで督促を行うなどの対応も必要です。

仕入管理

仕入管理は商品の生産に必要な原料や、サービス提供に要する資材・商材の調達に関する管理業務です。
流れとしては、見積り→購買契約の締結→発注→入荷検品→支払いと進みます。

見積りのプロセスでは、仕入にどの程度の費用や期間が発生するかを確認します。場合によっては相見積をとり、総額や期間を比較しつつ仕入先を選定します。

見積りの内容に納得したら、次は購買契約の締結です。個数や金額、納期などを確認したうえで契約を交わします。契約の締結が無事に終われば発注を行い、商品が入荷したら個数や現物に間違いや問題がないか検品します。

検品が完了し問題がなければ、支払いです。契約で定められた期日までに振り込み、もしくは直接支払いをします。

在庫管理

在庫管理は、確保している在庫の数や種類を管理する業務です。取引先や顧客から求められたときに必要な数を供給できるよう、適切な管理が求められます。

在庫管理業務には、受け払い・棚卸し・購買依頼の三つがあります。「受け払い」とは、在庫の数量や入出庫情報の記録、管理業務です。「棚卸し」は、記録されている在庫データと現地の情報が合致しているかどうかを確認し、必要に応じて修正を行います。そして「購買依頼」は、適切な在庫量を確保するための発注業務です。

業務の効率化

販売管理に関する業務は多岐にわたるうえ、煩雑になりがちです。受発注や仕入れ、見積りなどの管理をはじめ、文書の作成や発行、送付といったさまざまな業務が発生します。

販売管理システムを導入すれば、これらの業務を効率化できます。システム上で伝票計算を簡潔に行えるほか、データ入力が不要になることもあり、業務効率化や業務時間の短縮が可能です。また、オンラインを介して部門間で情報共有できるため、部門間での確認作業も容易となります。

データの活用

ビジネスにデータを活かしやすくなるのもメリットです。販売管理システムには、誰が・いつ・どのような商品を・いくつ購入したのか、といった情報が記録されています。これらのデータを分析すれば、今後の受注や売上の予測がしやすくなり、意思決定のスピード化にもつながります。

たとえば、しばらく自社の商品を購入していない顧客へ電話やメールで案内をする、関係性のできている顧客に新商品の提案をする、といったことが可能です。勘や経験に頼らず、データに基づく意思決定が実現でき、ビジネスの確実性も高まるでしょう。

ヒューマンエラーの軽減

販売管理には複数の部門が関わるケースも少なくありません。きちんと情報共有ができていないと、確認漏れや二度手間が発生し、業務が非効率になりがちです。販売管理システムを導入すれば、部門間で容易に情報共有できるようになり、このようなリスクを回避できます。

また、手作業でデータ入力をしていると、どうしても人為的なミスの発生はつきものです。販売管理システムを導入すれば、手作業の割合を減らせるため、人為的なミスの発生を防止できるます。ヒューマンエラーを軽減できれば、より効率よく業務を遂行できるようになり、人的コストや時間コストの削減にもつながります。