商品やサービスを販売する企業にとって、販売管理は重要な業務の一つです。なぜなら、企業は商品やサービスの販売により、直接的な利益を得ているためです。
そこで本記事では、販売管理の見直しや改善を図りたいと考えている企業経営者や担当者の方に向けて、販売管理の目的や業務フローなどを解説します。併せて、販売管理システムを導入するメリット、選び方についてもご紹介します。
製品、サービスに関するご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
販売管理システム
販売管理とは？ 業務フローやシステム導入のメリットを解説
目次
販売管理とは
販売管理とは、販売活動におけるデータや業務フロー、プロセスなどを管理することを指します。受発注や出荷、請求、見積り、仕入れ、在庫など、対象となる業務やデータは多岐にわたります。
例えば、誰に・何を・幾つ販売したのか、いくらで提供したのかなど、お金と商品の流れを把握するために行う管理業務です。仕入れの費用は支払い済みなのか、顧客から入金はされているのか、商品が納期に間に合うよう出荷されているのか、といったことも管理します。
また、販売管理の類似用語として「生産管理」「営業管理」「売上管理」などが挙げられます。それぞれの用語との違いを以下で解説しますので、販売管理についての理解を深めるためにもチェックしてみてください。
生産管理との違い
生産管理とは、製品の生産工程を効率的に管理するための方法のことです。製品の品質（Quality）・原価（Cost）・納期（Delivery）を最適化する目的があり、これは製造業における業務改善の大切な要素として「QCD」とも呼ばれています。
販売管理との主な違いは、その目的にあります。販売管理が収益の確保や向上、顧客満足度の向上などを目的としているのに対して、生産管理は効率的な生産工程の確立、QCDの改善および最適化が目的です。
営業管理との違い
営業管理とは、商品やサービスの営業活動におけるプロセスを最適化するために管理する方法のことです。主に管理する項目は「目標管理」「顧客管理」「案件管理」「行動管理」「モチベーション管理」「人材育成管理」などが挙げられ、営業活動を効率化するために必要な要素を透明化し、分析します。
つまり、販売管理とは管理する項目や目的がそもそも異なります。しかし、どちらも企業の売上向上に密接に関連する重要な役割のため、それぞれ適切な管理方法が求められるといえるでしょう。
売上管理との違い
売上管理とは、商品やサービスが「いつ」「幾つ」「いくら」で売れたかをデータにまとめ、管理する方法のことです。企業の利益や現場を可視化するために、売上・原価・売上目標・目標の達成率・予算・経費などを細かくチェックします。
これらのデータは、上層部による経営判断や意思決定を下すための大切な指標になることがあるため、企業経営において重要なマネジメントの一つに数えられることが多いです。
なお、売上管理は販売管理のプロセスに含まれることがあり、それぞれの違いは「管理対象の範囲」にあるといえます。売上管理は商品・サービスの売上に関する項目の管理、一方で販売管理は売上管理を含む販売プロセス全体の管理のことを指します。
売上管理については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。
販売管理の目的
販売管理を適切に実施するためには、その目的について理解することが大切です。ここでは、販売管理の目的である「業務管理」「収益の確保」「顧客満足度の向上」について、具体的に解説します。
業務管理
先述のとおり、販売管理とは販売活動における「商品とお金の流れ」を適切に管理することを指します。販売における業務プロセスを一元的に管理することで、必要な情報をいつでも正確に把握できるほか、問題点や課題なども的確に抽出することが可能です。その結果、販売業務の改善を実施しやすくなり、さらなる効率化を図ることができます。
例えば、販売管理によって適切な業務管理が行えるようになると、発注忘れや誤発注のようなヒューマンエラーや残業時間の削減が期待できます。情報の伝達ミスや部署ごとによる認識のズレなどが発生するリスクを低減し、無駄のない業務を遂行できる環境を構築することが可能です。結果として、業務に割くリソースが最適化され、人件費の改善・見直しなどが可能になり、企業全体のコストダウンが期待できます。
収益の確保
販売管理をすることで、販売活動に関するデータの可視化・分析が可能になり、収益の確保や向上に役立てられます。同時に販売活動における問題点や改善点なども把握しやすくなり、さらなる収益向上を狙った施策なども打ちやすくなります。
例えば、シーズンごとに売上が大きく変動する商品であれば、販売管理で「販売数」「在庫数」「売上状況」などのデータを分析することで、需要に見合った供給を行うことが可能です。無駄のない適切なコストを投資できるようになるため、結果的に収益の確保・向上につながります。
顧客満足度の向上
先述までの「業務管理」「収益の確保」は、結果的に顧客満足度の向上にもつながります。例えば、販売業務が改善され、効率化されれば、顧客一人一人に迅速な対応を行える余裕ができます。顧客に発行する書類なども一元管理することで、提出漏れや遅延の防止、納期や支払期限の順守など可能になり、信頼関係の構築への貢献も期待できるでしょう。
さらに販売管理できちんと在庫を確保できていれば、顧客が求めるタイミングに合わせて商品を提供できるようになります。その都度、顧客のニーズに応えることで、企業への信頼度が増し、顧客満足度も高めることが可能です。
販売管理の流れ・フロー図
販売管理には、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理という五つのプロセスが存在します。それぞれのプロセスで何を管理するのか、どういったところに注意すべきなのかを業務フロー図と一緒に把握しておきましょう。
受注管理（見積り～受注）
受注管理とは、顧客からの問い合わせや見積り、商品を受注するまでの管理を指します。具体的な工程としては、まずは商品の詳細や納期などを記載した見積書を作成し、送付および承諾を得ることが挙げられます。
その後、商品の保証や免責事項など、見積書よりもさらに詳しい内容を記載した契約書の作成および契約の締結を行います。初めて取引する顧客の場合は、顧客情報の登録業務も並行して行いましょう。
契約締結後は受注伝票の作成、注文請書の送付などを行います。このとき顧客と結んだ契約内容に齟齬（そご）がないかあらためて確認しておくと、後のトラブルを防止することが可能です。
なお、受注管理の段階でミスが発生すると、受注できず機会損失につながるおそれがあるため注意が必要です。見積書や受注書類、契約書の内容は漏れずにチェックしましょう。
受注管理については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。
出荷管理（出荷～納品）
出荷管理は、商品の出荷から納品までの工程を管理します。
具体的な工程は、出荷業務と納品業務の二つです。商品を出荷するときは、受注情報を基に出荷指示書を作成し、誤った商品を手配しないよう個数や品番、納期などを確認し、確実に顧客のもとへ届ける必要があります。そして顧客に商品を引き渡す際には、内容に間違いがないか確認いただいたうえで、受領書に受領印やサインをもらい、納品作業の完了です。納品後は売上伝票の作成や取引内容の記録などを行います。
請求管理（代金の請求～回収）
請求管理は、販売した商品の代金を顧客に請求し、代金を回収するまでの業務が対象です。なお、請求書の発行方法は「取引ごとの請求」「一定期間の取引に対しての請求」などが挙げられます。顧客ごとの取引内容・条件・請求締め日によって異なるため、請求書の発行方法を事前に確認しておくと良いでしょう。
その後、請求書を発行し、郵送、PDF形式などのデータ送付、もしくは手渡しで顧客のもとへ送付し、支払期日までに代金を支払ってもらいます。代金の回収方法は銀行振込が一般的ですが、そのほか現金や手形などもあるため、顧客から入金方法の要望があれば対応を検討することが必要です。入金を確認できたら、入金額と売上高が一致しているかをチェックし、入金伝票の作成工程に移行します。
また、請求管理では請求の内容や送り先に間違いはないか、支払期日までに指定口座へ入金されているか、といったことも管理します。支払いが滞っている顧客に対しては、電話やメールなどで督促を行うなどの対応も必要です。
請求管理については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。
仕入管理
仕入管理は商品の生産に必要な原料や、サービス提供に要する資材・商材の調達に関する管理業務です。具体的な流れとしては、
見積り→購買契約の締結→発注→入荷検品→帳簿の処理→支払い
と進みます。
見積りのプロセスでは、仕入れにどの程度の費用や期間が発生するかを確認します。場合によっては相見積りをとり、総額や期間を比較しつつ仕入れ先を選定します。
見積りの内容に納得したら、次は購買契約の締結です。個数や金額、納期などを確認したうえで契約を交わします。契約の締結が無事に終われば発注を行い、商品が入荷したら個数や現物に間違いや問題がないか検品します。
部品や商品などを仕入れた場合は、取引内容の帳簿記録も必要です。購買担当者は、仕入伝票を作成し、経理担当者へ報告します。報告を受けた経理担当者は、仕入取引について仕訳すると共に、商品有高を記録し、在庫として管理をします。
最後に支払いです。契約で定められた支払期日までに代金を振り込み、もしくは直接支払いをします。
仕入管理については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。
在庫管理
在庫管理は、確保している在庫の数や種類を管理する業務です。取引先や顧客から求められたときに必要な数を供給できるよう、適切な管理が求められます。
在庫管理業務は、大きく分類すると、受け払い・棚卸し・購買依頼の三つがあります。
「受け払い」とは、入出庫のことで、商品の受け取りと在庫の引き払いを行う業務です。入出庫状況を記録し、在庫状況を適切に把握することで、適正な在庫数を維持できます。
「棚卸し」は、記録されている在庫データと現地の情報が合致しているかどうかを確認し、必要に応じて修正を行います。
そして「購買依頼」は、適切な在庫量を確保するための、商品や部品、原料の購入を購買部門に依頼する業務です。
在庫管理については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。
販売管理の主な方法
販売管理を行う方法には主に「Excelで管理する方法」と「販売管理システムで管理する方法」があります。ここでは、それぞれの方法について具体的に解説します。
Excelでの方法
Excelとは、Microsoft社が提供する表計算ソフトのことです。計算することに特化したオフィスツールのため、商品の在庫数やお金の動きなどに関する正確な計算が求められる販売管理に応用できます。
Excelを販売管理に活用するメリットは、「低コスト」と「高いカスタマイズ性」です。専門的なソフトウェアよりも低コストで導入できるほか、既にExcelを利用できる環境であれば新たなコストは発生しません。また、関数を用いることで数値を入力するだけで、半自動的に計算ができたり、独自の関数を記述することで自社の管理方法に合わせてカスタマイズしたりすることができます。
ただし、Excelはそもそも販売管理に特化したツールではありません。そのため、商品点数や案件数の増大に伴い、扱うデータが増えるほど、入力漏れや関数のエラーなどが起こるリスクが高くなるため、正確さが求められる販売管理業務への応用には限界があるといえるでしょう。
また、特定の作成者や管理者に合わせたカスタマイズが行われると、その担当者しか扱えない管理方法になる懸念があり、いわゆる属人化につながるリスクも想定されます。その場合は、自社に合った販売管理システムの導入が望ましいでしょう。
販売管理システムでの方法
販売管理システムとは、見積りから入金、発注から支払い、在庫管理まで、販売・購買に関わる業務全般の一元管理や、経営に関わるデータ分析などが可能なツールのことです。一般的には企業によって販売されているシステムを購入することで、導入することができます。そのため、ある程度の初期コストが必要です。
しかし、製品によって備わっている機能は異なりますが、販売管理を行ううえで必要かつ便利な機能が搭載されているものが多く、基本的には販売管理・在庫管理・購買管理などを的確に行える機能を利用することができます。
また、各担当者が同一の環境下で管理業務を行えるため、社内での情報共有が円滑に行えるだけでなく、従来Excelで生じていた作業の属人化やミスの防止も期待できます。
販売管理システムについては、以下の記事でも詳しく解説しているので、併せてご覧ください。
効率的な販売管理には「販売管理システム」の導入がおすすめ
簡易的な販売管理を行うのでれば、Excelなどの表計算ソフトで対応できることもあります。しかし、より効率的な管理業務を実現したい場合は販売管理システムを導入することがおすすめです。
販売管理システムは、販売活動に関するあらゆるデータを一元管理でき、効率的な管理業務の実現が可能です。現在ではアパレル業や医薬品業、製造業など、特定の業界に特化した機能を備えた販売管理システムもあるため、自社に合った製品を選定しましょう。
続いて、販売管理システムを導入するメリットを解説します。導入を迷っている方、検討されている方はぜひ参考にしてみてください。
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムを導入するメリットは、主に以下のような点が挙げられます。
- 業務の効率化
- データの活用
- データの共有
- ヒューマンエラーの削減
- 属人化の防止
- コストの削減
ここでは、それぞれのメリットについて具体的に解説します。
業務の効率化
販売管理に関する業務は多岐にわたるうえ、煩雑になりがちです。受発注や仕入れ、見積りなどの管理をはじめ、文書の作成や発行、送付といったさまざまな業務が発生します。
販売管理システムを導入すれば、これらの業務を効率化できます。システム上で伝票計算を簡潔に行えるほか、データ入力が不要になることもあり、業務効率化や業務時間の短縮が可能です。また、オンラインを介して部門間で情報共有できるため、部門間での確認作業も容易となります。
データの活用
ビジネスにデータを活かしやすくなるのもメリットです。販売管理システムには、誰が・いつ・どのような商品を・幾つ購入したのか、といった情報が記録されています。これらのデータを分析すれば、今後の受注や売上の予測がしやすくなり、意思決定のスピード化にもつながります。
例えば、しばらく自社の商品を購入していない顧客へ電話やメールで案内をする、関係性のできている顧客に新商品の提案をする、といったことが可能です。勘や経験に頼らず、データに基づく意思決定が実現でき、ビジネスの確実性も高まるでしょう。
データの共有
販売管理システムにおいて販売に関するデータは、リアルタイムで更新されます。また、営業部署や在庫管理部門など異なる部署、部門間で同一のデータを共有できる点も大きなメリットです。
例えば、同じデータを共有することにより「スムーズな連携」「正確な意思の疎通」などを実現できるようになります。これにより重複発注や納品漏れなどの、他部署との情報共有不足によりミスを抑制し、正確な販売業務を実施することが可能です。
ヒューマンエラーの軽減
販売管理には複数の部門が関わるケースも少なくありません。きちんと情報共有ができていないと、確認漏れや二度手間が発生し、業務が非効率になりがちです。販売管理システムを導入すれば、部門間で容易に情報共有できるようになり、このようなリスクを回避できます。
また、手作業でデータ入力をしていると、どうしても人為的なミスの発生はつきものです。販売管理システムを導入すれば、手作業の割合を減らせるため、人為的なミスの発生を防止できます。ヒューマンエラーを軽減できれば、より効率よく業務を遂行できるようになり、人的コストや時間コストの削減にもつながります。
属人化の防止
販売管理の業務内容は幅広く、一定の専門知識も必要です。また、Excelなどを使用して自社独自の方法で管理している場合は担当者がやりやすい方法、もしくは担当者にしか理解できないルールで管理されてしまうリスクがあります。このような環境は属人化につながるリスクもあるため、注意しなければなりません。
販売管理システムであれば、誰でも同一のルールのもとで管理することが可能です。共通のマニュアルや運用ルールをあらかじめ定めておくことで、専門的な知識は最低限で済むほか、誰もが理解しやすく、管理しやすい環境を構築することができるため、属人化の防止も期待できます。
コストの削減
販売管理システムを導入するとさまざまなコストの削減が期待できます。一部の手作業をシステム化したことによる人的コストの削減に加え、在庫管理を最適化することで、余剰在庫を抱えずに適切な在庫数を保持できれば、設備費や空調費などの保管コストも削減できるでしょう。
このように販売管理システムにはさまざまなメリットがあるため、現状の販売管理のやり方に限界や課題感を感じている場合には、販売管理を効率化する一つの手段として、システム導入の検討をおすすめします。
販売管理システムの主な機能一覧
販売管理システムで利用できる機能は製品によって異なりますが、一般的な販売管理システムに搭載されている主な機能は以下のとおりです。
- 販売管理機能
- 在庫管理機能
- 購買管理機能
それぞれの機能について、具体的に解説しますので、導入の判断材料としてお役立てください。
販売管理機能
販売管理機能では「見積管理」「受注管理」「売上管理」「請求管理」などを、効率的に行うことができます。
見積管理に関する機能では、見積書の作成業務を効率化し、適切に管理できます。見積書の入力・作成が行えるほか、過去の見積の再利用や、受注・売上データとのひも付け、見積りから算出した粗利を確認し利益確保できるなど便利な機能を搭載した製品もシステムもあります。
受注管理に関する機能では、商品やサービスの受注をデータ化し、管理することができます。例えば見積りデータを引用し、自動で受注入力ができたり、受発注データを売上・仕入れに同時計上したりすることも可能です。
売上管理に関する機能では、売上入力や検索、売上データの出力などが行えます。見積書や受注伝票からデータを引き継いでスムーズに売上データを作成したり、売上データを集計してExcelなどのファイルに出力したりすることが可能です。データを出力、分析することで、売上予測や傾向などを把握することもできるでしょう。
請求管理に関する機能では、締め日ごとに対象となる請求先を抽出したうえでの請求書発行や債権の回収管理などを行えます。売上データに基づいた請求書の発行が行えるため、書面の入力ミスなどのヒューマンエラーも軽減することが可能です。また、入金処理と回収消込を同時処理したり、回収予定リストなどを出力したりすることもできるため、回収漏れも抑制できるでしょう。
在庫管理機能
在庫管理機能では「出荷管理」「入荷管理」「棚卸管理」などを、効率的に行うことができます。
出荷管理に関する機能では、出荷指示の入力や在庫データの管理および検索などが行え、受注データに基づいて正確な出荷指示や在庫管理を行うことができます。現在の在庫数や在庫の動きなどを可視化することができるため、仕入れの手配などを迅速に行うことが可能です。
入荷管理に関する機能では、後述の仕入管理機能と連携することで、仕入れ予定数や実際の入荷数などを把握することができます。出荷管理と比較することで、在庫不足などの機会損失につながるリスクを軽減できるでしょう。
棚卸機能に関する機能では、ハンディターミナルなどを利用してカウントした実際の棚卸数量のデータをテキストファイルなどから取り込むこともでき、スムーズにシステム上の数値と実数値のギャップの確認および調整を行うことができます。定期的に棚卸機能を活用することで、正確性の高い在庫管理を実現することが可能です。
購買管理機能
購買管理機能では、「発注管理」「仕入管理」「支払管理」などを、効率的に行うことができます。
発注管理に関する機能では、商品の発注情報をデータとして検索することができるほか、注文書の発行・発注内容を一覧で表示できます。
仕入管理に関する機能では、仕入れ予定の入力や仕入れの確定、在庫計上などを行えます。発注データ参照して仕入処理を行うことができるため、入力ミスや転記漏れなどをなくし、より効率的に精度の高い在庫管理を実現できます。
支払管理に関する機能では、仕入れに伴う支払い状況を管理することができます。具体的には、取引ごとの支払い内容を確定するための消込作業や、支払いデータから銀行へ提出する総合振込依頼書なども作成することができます。
販売管理システムの選び方
販売管理システムは、多くの企業から販売されています。どの製品が選ぶべきか判断に迷う場合は、以下で紹介する選び方を参考にしてみてください。
自社に適した導入形態かどうか
販売管理システムの導入形態には、主に「オンプレミス型」「クラウド型」の二つがあります。両者ともにメリット・デメリットがあるため、自社に適した導入形態のシステムを選ぶことが大切です。
オンプレミス型は、システム運用に必要となる設備（サーバーやネットワーク環境など）を自社で用意する必要があります。そのため、初期コストが高くなりやすく、運用体制の構築に時間がかかります。しかし、システムのカスタマイズ性が高く、社外ネットワークに接続しないため、セキュリティレベルも高いというメリットがあります。
一方でクラウド型は、自社でシステム運用に必要な設備を用意することなく利用できるため、導入準備にかけるコストや時間が少なく済みます。運用スタートもスムーズに行えるため、短時間での導入を希望する場合はクラウド型を検討すると良いでしょう。
しかし、オンプレミス型よりもカスタマイズ性は低い傾向にあるほか、自社データを第三者の管理下に置くことになります。そのため、セキュリティ面で不安がある場合は事前に販売事業者に相談しておくと安心です。
自社の業種・業態に適しているか
販売管理システムは、幅広い業種に対応している汎用（はんよう）型のシステムもあれば、特定の業種の商習慣に合わせた機能を搭載した業種特化型の製品も存在するため、自社の業種に適しているか事前に把握することが大切です。
管理が必要な項目や、希望する機能を事前に洗い出し、自社の販売管理に適応することができる製品なのかどうかを見極める必要があるといえるでしょう。
導入前後のサポート体制が充実しているか
導入前後のサポート体制が充実しているかどうかも、販売管理システムを導入するうえで大切な指標です。例えば、システム導入時の設定や操作レクチャーに関して親身に対応してくれるか、運用後のトラブルなどに迅速に対応できる体制が整っているかなどを確認しておきましょう。
特に運用中のトラブルは業務に支障を与えかねない重要なポイントです。万が一の事態に備えて、サポート窓口が設置されているか、対応方法や対応時間はどのようになっているかなどを丁寧に確認しておくと安心です。
販売管理システムの導入に失敗しないためのポイント
販売管理システムの導入に失敗しないためには、以下のようなポイントを意識することが大切です。
- 導入目的を明確化し、従業員に共有
- 複数の販売管理システムを見比べる
- 現場の意見も取り入れて製品を選ぶ
- 無料トライアルで実際に使用してみる
- 業務フローに精通したベンダーに相談する
例えば導入の目的が明確でないと、自社に適した製品を選ぶことは困難です。加えて新たなシステムの導入は多少なりとも従業員の負担にもなるので、導入の目的を明確にし、事前に共有することで従業員の理解も得やすくなります。
また、先述のとおり、販売管理システムは幾つもの製品が販売されています。そのため複数の候補を見比べて、自社に最適な製品を選ぶことが大切です。その際に現場の意見も取り入れて、候補を絞っていくのも良いでしょう。無料トライアルで実際に使用してみる場合も、経営陣だけではなく現場担当者にも使用してもらい、忌憚（きたん）なき意見をもらうことが重要です。
そして、可能であれば自社の業種や業務フローに精通したベンダー（販売業者）に相談するのがおすすめです。その業種や業務フローの課題や問題点の傾向を把握していることが多く、的確なアドバイスや提案を受けやすくなります。
まとめ
利益に直結する販売管理を見直せば、業務効率化や生産性の向上を実現でき、利益拡大にもつながります。効率的な販売管理を実現するために、販売管理システムの導入も視野に入れてみてはいかがでしょうか。
大塚商会の提供する「SMILE」シリーズ「SMILE 販売」は、業種・業界特有の商習慣にも柔軟に対応できる販売管理システムです。納品書や請求書の発行はもちろん、見積りから入金、発注から支払い、在庫管理まで、販売・購買に関わる業務全般の効率化と一元管理を実現します。
記事の監修
株式会社大塚商会 MM本部 業種SIプロモーション部 コンテンツ企画チーム
自社メディア「ERPナビ」を中心に、企業の課題解決に役立つコンテンツを企画・発信しています。
本記事では、販売管理・在庫管理のテーマで、中堅・中小企業、幅広い業種・業界の業務改善に携わってきた現場支援チームと連携し、経営課題の解決や現場の業務効率化など、お客様の事業成長につながる情報をお届けします！