販売管理システム発注管理とは？ 業務フロー効率化の方法とシステム導入のメリットを解説

最適な在庫を維持できる

発注管理を行うメリットの一つとして、最適な在庫を維持できる点が挙げられます。適切な発注管理を行うことで、いつ、どこに、何を、幾つ発注したのかを正確に把握できるようになり、在庫状況を的確に管理することが可能です。

仮に発注管理が適切に行われていない場合、在庫不足や過剰在庫といった問題が発生しやすくなります。在庫不足は商品を提供できないことによる販売機会の損失につながり、逆に過剰在庫を抱えると、保管スペースの確保や管理にかかるコスト増加の懸念があるため注意が必要です。

最適な取引先を選定できる

発注管理を行うことで、最適な取引先を選定しやすくなる点も大きなメリットです。発注管理の一環として、取引条件を客観的に把握することで、発注先の選定や比較検討を適切に行うことができるようになります。

例えば、過去の実績や見積りを取得した取引先の情報を蓄積し、品質・価格・納期といった観点から比較検討することで、自社にとってより条件の良い取引先を選定することが可能です。その結果、購買活動の質が向上し、安定した調達体制の構築につながります。

発注状況や納品スケジュールを把握できる

発注管理を行うことで、発注状況や納品スケジュールを把握しやすくなります。各発注の進捗（しんちょく）や納期を可視化できるため、商品ごとに「発注済み・未納・入荷予定」など、どの状態にあるのかを正しく把握することで、発注漏れや品切れリスクを低減することができます。

また、納期や入荷予定日と実際の進捗を照合できるようになるため、予定との差異から遅延の兆候を早期に把握し、仕入れ先・取引先への確認や代替手配といった対応を迅速に行えます。納期遅延は生産計画の遅れを招き、卸売業においても在庫不足や出荷遅延といった問題につながります。最終的には、顧客との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性もあるため、リスクヘッジの観点からも厳格な管理体制の構築は重要です。

発注フローの整備

発注業務の実務をどのように進めるべきか決めるプロセスです。誰が発注をするのか、どのように連絡を取り合うのかなどを決めます。特に担当者とやり取りする方法を決めておかないと、業務が非効率になりがちなため注意が必要です。

発注方式の決定

このプロセスでは、どのような方式で発注するのかを決めます。企業間取引においては、定期発注方式と定量発注方式の二つが代表的です。

定期発注方式とは、毎月1日に発注を行うといった具合に定期的な発注を行う方式です。発注作業を標準化でき、配送や入荷のスケジュールを立てやすくなるメリットはありますが、需要の変化に対応しづらく、過剰在庫になるリスクも想定されます。

一方、定量発注方式は在庫量が基準より少なくなったタイミングで、あらかじめ決めておいた数量を発注します。需要の変化に柔軟に対応しやすく、在庫を最適な水準に保ちやすい点がメリットです。しかし、常に在庫を確認しておく必要があるため、状況によっては急な発注が必要になるケースも想定されます。

発注先の選定・見積り依頼

どこに発注するのかを決めるプロセスです。自社の要望を満たせる取引先かどうか見極める必要があります。企業としての信頼性やスキルを見極めたうえで発注先を選定し、契約を進めましょう。

発注先の選定が完了した後は、見積り依頼を行います。購入したい商品・サービス名、希望納品数、希望納期などを伝え、見積書の作成を依頼しましょう。発注先の選定が滞った場合は、複数の業者に相見積りを依頼し、比較検討することで、より自社に適した取引先を見つけやすくなります。

発注書の作成・送付

発注先の選定・見積り依頼が完了した後は、発注書を作成し、取引先へ送付します。発注書には、「発注日」「商品名」「単価」「数量」「納期」「支払い条件」などの必要事項を正確に記載し、内容に不備や誤りがないよう十分に注意することが重要です。

また、見積りを依頼している場合には、該当する見積書ナンバーを発注書に明記しておくことで、発注内容に関する認識のズレを防ぎ、双方にとって確認しやすい取引が可能になります。

納期管理・進捗確認

発注状況を正確に管理できていないと、納期の遅れや進捗の異常に気付くのが遅れ、納期遅延を未然に防ぐことが難しくなります。進捗状況を正確に把握できるシステムの構築や、部門間で情報共有を行える環境の整備が必要です。

関数やテンプレートの利用がおすすめ

発注管理をExcelで行うのなら、関数の利用がおすすめです。「SUMIF関数」や「VLOOKUP関数」「INDIRECT関数」などを用いれば、発注数や在庫数などを容易に管理でき、入力ミスの発生も抑制できます。Excelの関数に関する情報はインターネット上にたくさん出回っているため、すぐにでも学べるでしょう。

また、テンプレートを利用するのもおすすめです。Excelを用いた発注管理に利用できるテンプレートもインターネット上にたくさん公開されています。無料でダウンロードできるものも多いため、コストを抑えて発注管理の効率化を図りたい場合に適しています。

Excelでの管理に限界を感じる

Excelは多くの企業で導入しやすく、操作にもなじみがあるツールであるため、従業員にも受け入れられやすいというメリットがあります。しかし、発注管理業務が煩雑になるにつれて、Excelによる管理では対応しきれない場面が増えてきます。

例えば、「リアルタイムでの情報更新が難しい」「複数人で使用することでファイルが競合し、どれが最新版なのか分からなくなる」「担当者ごとにフォーマットが異なり、属人化してしまう」といった問題が発生しがちです。

Excel管理は手軽である一方、発注件数や関係者が増えるほど管理の負担やリスクが高まる点が課題といえるでしょう。

ヒューマンエラーや属人化が生じる

紙やExcelなどの従来型のアナログな管理方法では、データの入力ミスをはじめとしたヒューマンエラーや属人化が生じやすいという課題があります。例えば、発注数量を誤って入力してしまうと在庫の過不足が発生し、生産計画の進行や業務全体に大きな影響を及ぼす可能性などが考えられるでしょう。

また、Excel管理では数量の入力ミス、品目の選択ミス、発注先の誤りだけでなく、一度入力した関数が破損してしまう可能性もあります。結果として、個別担当を設けるなど発注業務の属人化を助長する要因にもなりかねません。特定の担当者しか知らない独自のExcelシートが存在したり、複雑なマクロが組まれていたりすると、担当者の不在時に業務が滞るリスクが高まるため注意が必要です。

コンプライアンス違反のリスクがある

紙やExcelなど従来の発注管理方法では、承認プロセスや発注履歴の把握が曖昧になりやすく、業務の透明性を十分に確保することが難しい場合があります。

仮に発注管理のプロセスの中に不透明な工程が存在する場合、不正な取引や私的流用といったコンプライアンス違反につながるリスクが高まります。そのため、いつ、誰が、どのような行動を取ったのかを履歴として把握できる仕組みを整えることが重要です。

工数の削減ができる

システムの導入により、工数の削減が可能です。システムを用いれば正確な在庫数を把握でき、部門間で情報を共有できます。従来のように担当者が在庫を確認して購買部門に連絡し、発注の依頼をするといった工程を省けます。

また、システム上に発注先候補の取引先を複数ピックアップし登録しておけば、その都度選定に時間をかける必要がありません。過去の取引情報を参照すれば、必要になる費用の概算も把握できます。

在庫の最適化とコストの削減ができる

システム上で、販売可能数を加味した在庫状況を基に発注処理を行えるため、適切な在庫数量を保つことができます。在庫を過不足なく維持できれば、商品や原材料が倉庫に滞留しすぎることがなく、保管スペースや維持管理にかかる無駄なコストを削減できます。

さらに過剰在庫による品質劣化や陳腐化のリスクも抑えられ、廃棄ロスの低減にもつながります。結果として、顧客が求める商品を安定して提供できるため、顧客からの信頼も高まり、競合環境の中でも顧客離れを防ぎやすくなります。

ヒューマンエラーの削減ができる

Excelやスプレッドシートでも発注管理の効率化は可能ですが、手作業で頻繁に入力を行うため、ヒューマンエラーが発生する確率は高まります。ミスに気付かずそのまま発注してしまい、組織に損害を与えるといった可能性も否めません。

システムを導入すれば、ヒューマンエラーの発生確率を引き下げられます。組織全体で情報共有したうえで発注を行えるため、ミスに気付きやすくなるのです。また、リマインド機能が実装された製品であれば、在庫切れや発注漏れなどを通知してくれるため、ミスが起きる前に回避できます。

内部統制を強化できる

発注管理をシステム化することで、「誰が、いつ、どのような承認や発注を行ったのか」といった履歴を明確に把握できるようになります。そのため、仮に不正やトラブルが発生した場合でも、原因や経緯を迅速に特定することが可能です。

また、発注や承認の状況が常に可視化されていることで、監視体制が整い、不正行為や業務上のトラブルそのものを未然に防ぐ抑止効果も期待できます。内部統制の強化はもちろん、コンプライアンス順守の観点からも、発注管理システムの導入は非常に有効です。

自社の課題や目的に合っているか

発注業務の内容や規模、抱えている課題などは企業によって細かく異なります。そのため、事前に自社の課題や導入目的を整理し、どのようなシステムを導入すべきか検討することが大切です。現状の業務プロセスを見直し、どの工程のどのような問題を解決したいのかを丁寧に洗い出しましょう。

そのうえで、自社の課題や目的にマッチした機能を備えている製品を比較検討し、機能の過不足がないよう選定していくことが大切です。自社の状況に即したシステムを導入することで、導入後の定着率や効果を最大限に高めることが期待できます。

必要な機能が搭載されているか

製品によって実装されている機能が異なるため、事前のチェックは必須です。大切なのは、自社の業種や業態にマッチした機能が実装されているかどうかです。機能の豊富さよりも、その点を重視しましょう。

製品によっては、特定の業界における利用を前提に開発されたものもあります。製造業や小売業、アパレル業などでの利用を前提に開発され、独自の機能を備えたものもリリースされているため、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

また、導入したものの従業員が使いこなせないとなれば意味がありません。そのため、従業員が問題なく操作できるかどうかも検討が必要です。

既存システムと連携できるか

会計システムや販売管理システムなど、既に導入しているシステムがある場合は、それらと連携できるかも重要なチェックポイントです。

既存システムを連携することができると、発注情報や在庫データなどを共有でき、各システムで同じ情報を入力する手間を省くことができます。また、入力ミスや操作ミスといったヒューマンエラーの低減にもつながるでしょう。

幅広い領域のデータを一元管理できるようになれば、業務全体における情報の可視化、効率化が期待できます。従って、既に他のシステムを導入している場合はもちろん、将来的な導入を見越してシステムの連携性は優先的に確認しておくことがおすすめです。

導入前後のサポートは充実しているか

初めて発注管理システムを導入する場合、運用過程で不明点が出てくる可能性があります。“操作の方法が分からない”といった状況に陥った際にもサポートを受けられる体制があるかを確認しましょう。

また、システムに不具合が発生すると、発注や在庫確認ができない状況が想定できます。不測の事態にどういったサポートをどのように受けることができるのか事前に把握しておくことも必要です。

自社の業界の商習慣に精通したベンダーか

システムの導入を検討する際には、ベンダーが自社の業界特有の商習慣や業務プロセスをどの程度理解し、十分な知識や経験を持っているかも重要な判断基準となります。業界理解のあるベンダーであれば、自社の課題や業務内容に沿った適切な提案やアドバイスを受けることができます。

そのため、システム選定時には販売会社の公式サイトなどを確認し、自社と同一、もしくは類似する業種での導入事例があるかどうかを確認するとよいでしょう。

ヤマトフーズ株式会社｜食品製造販売業

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