発注管理とは？業務フロー効率化の方法とシステム導入のメリットを解説

煩雑な発注管理を効率化したい、と考えている担当者の方は多いのではないでしょうか。発注管理の業務範囲は幅広く、従業員への負担増加やミスの頻発などに悩まされるケースは少なくありません。発注管理の効率化には、システムの導入が有効です。そこで本記事では、発注管理の概要やフロー、効率化する方法、システムを導入するメリットなどについて解説します。

発注管理とは

発注管理とは、原料や資材、商品などの仕入れに関する管理業務です。在庫状況の把握や補充、発注先の選定、発注スケジュール管理、発注フロー管理などが該当します。

発注管理がおろそかでは、必要以上に原料や資材を仕入れてしまいかねません。このような状況が続けば、無駄なコストが増加し、経営を圧迫に発展する可能性もあります。また在庫がなくなり、顧客が求めるタイミングで商品を提供できない、といったことに陥るおそれも考えられます。このような事態を回避するために、適切な発注管理業務を行う必要があります。

発注管理のフロー

発注管理のプロセスは、大きく「発注フローの整備」「発注方式の決定」「発注先の選定」「発注状況の管理」の四つに分けられます。各プロセスでやるべきことや、注意すべきポイントを解説します。

発注フローの整備

発注業務の実務をどのように進めるべきか決めるプロセスです。誰が発注をするのか、どのように連絡を取り合うのかなどを決めます。特に、担当者とやり取りする方法を決めておかないと、業務が非効率になりがちなため注意が必要です。

発注方式の決定

このプロセスでは、どのような方式で発注するのかを決めます。企業間取引においては、定期発注方式と定量発注方式の二つが代表的です。

定期発注方式とは、毎月1日に発注を行うといった具合に、定期的な発注を行う方式です。一方、定量発注方式は在庫量が基準より少なくなったタイミングで、あらかじめ決めておいた数量を発注します。

発注先の選定

どこに発注するのかを決めるプロセスです。自社の要望を満たせる取引先かどうか見極める必要があります。企業としての信頼性やスキルを見極めたうえで発注先を選定し、契約を進めましょう。

発注状況の管理

発注状況を管理しないと、納期遅れにつながります。進捗状況を正確に把握できるシステムの構築や、部門間で情報共有を行える環境の整備が必要です。

発注管理をExcelやスプレッドシートで効率化するには？

発注管理を効率化する方法として、Excelやスプレッドシートの活用が挙げられます。注文書を作成しているか、依頼部署はどこかといったデータをはじめ、品目や数量などを一覧化して管理します。

Excelは使い慣れている人が多いため、手軽に導入できることがメリットです。また、スプレッドシートであれば情報共有や共同編集が可能で、管理業務を効率化できます。

ただし、自社に合わせてカスタマイズできる自由度の高さが魅力である反面、いずれも一からシートを作成しなくてはなりません。また、発注管理専用のシステムではないので、セキュリティの堅牢性に注意する必要があります。例えばExcelのマクロに潜むマルウェアの攻撃に遭った時にどう対処するかなど、併せて考えておきましょう。他にも担当者が自ら逐一データを更新しなければならないデメリットもあります。

関数やテンプレートの利用がおすすめ

発注管理をExcelで行うのなら、関数の利用がおすすめです。「SUMIF関数」や「VLOOKUP関数」「INDIRECT関数」などを用いれば、発注数や在庫数などを容易に管理でき、入力ミスの発生も抑制できます。Excelの関数に関する情報はインターネット上にたくさん出回っているため、すぐにでも学べるでしょう。

また、テンプレートを利用するのもおすすめです。エクセルを用いた発注管理に利用できるテンプレートも、インターネット上にたくさん公開されています。無料でダウンロードできるものも多いため、コストを抑えて発注管理の効率化を図りたい場合に適しています。

発注管理システムで業務をさらに効率化

発注管理システムとは、発注に関する情報の可視化や管理を行えるシステムです。製品によって実装されている機能は異なりますが、取引先管理やリマインド機能、在庫管理機能などを備えたものが一般的です。

仕入れや売上の情報から、現状の在庫情報を表示できる製品もあります。在庫が一定数より下回っている商品を表示し、欠品を防止できる機能を実装したり、保管場所ごとに在庫数量を可視化したりできるシステムもリリースされています。

また、ワークフロー連携機能を備えた製品なら、場所にしばられずに発注内容の確認・承認ができるため、スピーディーな発注業務が可能です。従来のように上司や別部門の責任者、役員に紙面上で押印してもらう必要がなくなり、発注業務が効率化されます。

発注管理システムの導入メリット

発注管理システムを導入するメリットとして、工数の削減や業務効率化、ヒューマンエラーの削減などが考えられます。自社の業種や業態に合ったシステムを選定すれば、より高い効果やメリットを実感できるでしょう。

工数の削減ができる

システムの導入により、工数の削減が可能です。システムを用いれば正確な在庫数を把握でき、部門間で情報を共有できます。従来のように担当者が在庫を確認して購買部門に連絡し、発注の依頼をするといった工程を省けます。

また、システム上に発注先候補の取引先を複数ピックアップし登録しておけば、その都度選定に時間をかける必要がありません。過去の取引情報を参照すれば、必要になる費用の概算も把握できます。

ヒューマンエラーの削減ができる

Excelやスプレッドシートでも発注管理の効率化は可能ですが、手作業で頻繁に入力を行うため、ヒューマンエラーが発生する確率は高まります。ミスに気づかずそのまま発注してしまい、組織に損害を与えるといった可能性も否めません。

システムを導入すれば、ヒューマンエラーの発生確率を引き下げられます。組織全体で情報共有したうえで発注を行えるため、ミスに気づきやすくなるのです。また、リマインド機能が実装された製品であれば、在庫切れや発注漏れなどを通知してくれるため、ミスが起きる前に回避できます。

発注管理システムの選び方

発注管理システムを選ぶ際には、機能や操作性のほか、サポート体制にも着目しましょう。また、導入前にトライアル利用できる製品であれば、あらかじめ機能や操作性をチェックしたうえで導入を進められるためおすすめです。

機能や操作性

製品によって実装されている機能が異なるため、事前のチェックは必須です。大切なのは、自社の業種や業態にマッチした機能が実装されているかどうかです。機能の豊富さよりも、その点を重視しましょう。

製品によっては、特定の業界における利用を前提に開発されたものもあります。製造業や小売業、アパレル業などでの利用を前提に開発され、独自の機能を備えたものもリリースされているため、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

また、導入したものの従業員が使いこなせないとなれば意味がありません。そのため、従業員が問題なく操作できるかどうかも検討が必要です。

サポート体制

初めて発注管理システムを導入する場合、運用過程で不明点が出てくる可能性があります。操作の方法が分からない、といった状況に陥った際にも、サポートを受けられる体制があるかを確認しましょう。

また、システムに不具合が発生すると、発注や在庫確認ができない状況が想定できます。不測の事態にどういったサポートを、どのように受けることができるのか事前に把握しておくことも必要です。

まとめ

発注管理の効率化はExcelやスプレッドシートでも可能ですが、おすすめなのは発注管理システムの導入です。発注に関するデータの可視化や分析が行え、管理業務の効率化に効果を発揮します。

発注管理の見直しや効率化を進めたいのなら、「SMILE」シリーズの導入を視野に入れてみてはいかがでしょうか。在庫状況の把握やワークフロー連携機能などを備え、発注管理の効率化に役立ちます。拡張性と柔軟性にも優れており、自社にマッチしたシステムへと進化させられるのも魅力です。