請求管理システムとは？ 主な機能や導入するメリット、選び方を解説

請求管理について

請求管理とは、取引先へ送る請求書の作成から代金の回収までの一連の流れを管理する業務を指します。具体的には、取引日付や金額などの情報を正確に記録し、それに基づいて請求書を発行・送付して、代金を適切に回収するプロセスが含まれます。

請求管理を適切に行えないと、請求漏れや未回収といったトラブルにつながるリスクがあり、企業の資金繰りや信用に悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、正確かつ効率的に業務を遂行することが重要です。

請求管理については以下の記事で詳しく解説しています。

「請求管理とは？ システム導入のメリット・選定ポイントについて解説」

請求管理システムについて

請求管理システムとは、前項の請求管理業務を一元管理するためのシステムのことです。請求書の作成、発行、送付から代金回収や入金の消込処理などの請求管理業務をシステム上で効率的に行うことができます。その結果、請求業務全体のスムーズな進行が実現されるだけでなく、手作業による人的ミスのリスクも大幅に低減され、より正確で信頼性の高い請求管理を行うことができます。

請求書の作成

請求書を作成する機能では、事前に登録していた取引先情報を基に請求書を作成することができます。例えば取引先ごとに締め日などを登録しておくことで、請求の対象となる伝票を一括抽出したり、消費税を自動計算したりすることが可能です。また、過去の入力伝票の再利用できるようになり、手作業よりも効率的に請求書を作成できます。

請求書の送付

請求書を送付する機能では、書面での送付に加えて、メールやWebリンクでの共有ができるシステムもあります。Webリンクの一括アップロード機能を活用すれば、請求書の送付にかかる工数を削減でき、結果的に人件費の節約や送付ミスの抑制につながるでしょう。

ただし、取引先によっては紙での送付を求められるケースもあるため、紙と電子のどちらにも対応できるような環境を整えることが重要です。紙の送付業務を代行するシステムを活用すれば、手作業の負担を減らしつつ、電子化が難しい取引先とのやり取りもスムーズに対応できるため、システム導入の際は確認しておくと良いでしょう。

請求書の管理

請求書を管理する方法には過去の請求書を紙で管理する方法に加えて、システム上で保管・検索できる機能を活用する方法もあります。紙での管理はファイリングや紛失リスクが課題となる一方で、システム上での電子管理であれば保管スペースが不要になり、作業負担や紛失リスクも低減できます。請求書の検索性が向上するため、必要な書類をすぐに参照することも可能です。

ただし、取引先や社内の運用ルールによっては、一定期間、紙での保存が求められるケースもあります。その場合は自社の状況に合わせた管理方法を選択し、柔軟に対応することが大切です。

入金・債権残高の管理

入金・債権残高の管理では、入金の有無や金額に誤りがないかをリアルタイムで把握できるようになります。システムがEB入金・消込に対応していれば、金融機関から入金データを取り込み、効率的に入金伝票の生成・消込処理を行うことも可能です。これらの機能により、入金の遅延や回収漏れなどを適切なタイミングで察知できるため、資金繰りの悪化防止などにつながります。

請求管理業務を効率化できる

請求管理システムを導入することで、請求書の発行・送付、入金確認などの管理業務を効率化することができます。従来までこれらの業務を手作業で行っていた場合、効率化・自動化されることで業務にかかる負担や工数を大きく削減できるでしょう。

請求ミスや請求漏れを防げる

請求管理システムにより適切な管理が行えるようになり、請求ミスや請求漏れなどを抑止することができます。システム上では必要なデータが正確に反映されるため、手作業による入力ミスなどが発生しにくく、請求内容の正確性を確保することが可能です。請求業務におけるミスは取引先とのトラブルの原因にもなりえるため、顧客との良好な関係を維持・構築するためにも請求管理システムの活用は非常に有効だといえるでしょう。

請求管理におけるコストを削減できる

請求管理システムにより、請求書をはじめとした各書類のペーパーレス化が進み、印刷費や郵送費、封入作業の人件費などの削減が期待できます。また、各業務の効率化が促進されることで、生産性の向上にもつながるため、請求管理業務にかかるコストを総合的に削減できるでしょう。

自社にあった提供形態を見極める

請求管理システムには大きく2種類の提供形態があります。

一つは 「オンプレミス型」と呼ばれ、システム自体を一から構築していくタイプです。自社の業務内容に合わせられるため、自社との適合性が高く、高度なカスタマイズにも対応できる点が特長です。しかし、自社サーバーなどのインフラ整備が必要で、開発にも一定の期間を要することから、導入のハードルは比較的高い傾向にあります。

もう一つは 「クラウド型」と呼ばれ、インターネット上にあるシステムを利用するタイプです。インターネット環境があれば利用でき、比較的短期間で導入できる点が特長です。また、オンプレミス型と比べると自由度は劣りますが、一定のカスタマイズ性も備わっており、自社の業務フローに適したシステムを構築することもできます。

これらの提供形態は、請求管理システムでどのような課題を解決したいか、どのくらいの予算やスケジュールを想定しているかなど、自社の状況によって適切な選択が異なります。それぞれのメリット・デメリットを考慮し、広い視野で提供形態を選ぶことが大切です。

自社の業務フローに適したシステムを候補にする

請求管理システムに搭載されている機能は、製品によって細かく異なります。そのため、自社の請求業務の内容やフローを洗い出し、どのような機能が必要なのかを明確にしていきましょう。そのうえで基本的な機能に加え、イレギュラーな請求サイクルや返品時の対応など柔軟性も精査し、自社の業務フローに最適なシステムを選定していくことが大切です。

他社サービスとの連携機能を確認する

会計システムや文書管理システムなど、他社サービスとの連携性もチェックしておきましょう。複数のサービスと連携することで一元管理の幅が広がり、請求管理以外の業務の効率も向上できます。例えば、Webリンクサービスや郵送代行サービスと連携できれば、請求書の共有や封入、郵送作業などをさらに効率化できるでしょう。

加えて、各種データとの連携機能の有無も大切なチェックポイントです。EB入金データや外部化のCSVデータなどを取り込み、入金伝票を自動生成できる機能があれば、入力ミスを防ぎやすくなり、従来の入金業務の負担を大きく軽減できます。

請求書の形式を柔軟にカスタマイズできるか

取引先によっては請求書の様式を個別に合わせなくてはならないケースも想定されます。そのため、請求書の形式を柔軟にカスタマイズできるかも確認しておくと安心です。請求書の形式・用紙タイプ・出力項目などを指定できるか、オリジナルフォームの作成が可能かなど、管理機能以外にも柔軟性を備えているかチェックしておきましょう。

導入前後のサポート体制が充実しているか確認する

システムの導入または運用時には、不明点や予期しないトラブルが発生することがあります。その際、適切な対応ができなければ、業務に支障をきたしたり、顧客との信頼関係に悪影響を及ぼしたりする可能性があります。

従って、システムを導入するにあたり、導入時のサポート内容だけでなく、導入後のサポート体制や、万が一トラブルが起きた場合にどのような対応が受けられるのかも事前に把握しておくことが重要です。

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