出荷管理とは？ 目的や業務内容、適切な管理を行うためのポイントを解説

円滑な出荷を実現するため

出荷管理が適切に行われることで、出荷ミスや遅延を減らすことができるため、受注から納品までのプロセスを円滑に進めることができます。その結果、業務全体の生産性が向上するだけでなく、スピーディーかつ正確な出荷対応が可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。

販売機会の損失を防ぐため

仮に出荷管理が適切に行われず、在庫状況を正確に把握できなかったり、出荷対応にミスが生じたりすると注文のキャンセルにつながる可能性があります。こうした販売機会の損失は、企業の売上に直接的な影響を及ぼすため、正確な在庫管理と精度の高い出荷対応を実現するためにも適切な出荷管理体制を整えることが重要です。

売上予測を正確に立てるため

在庫・出荷状況を的確に把握し、正確な売上予測を立てることも出荷管理の目的の一つです。正確な出荷管理を行うことで、売上計画の精度が高まり、過剰在庫や欠品リスクも軽減できます。信ぴょう性の高い売上予測は経営戦略の策定や、資金繰りの見通しを立てやすくなるため、企業にとっても重要な業務だといえるでしょう。

必要書類の作成（出荷指示書・納品書など）

出荷管理では受注が発生した際に、受注商品の詳細を記載した「出荷指示書（ピッキングリスト）」を作成します。出荷指示書には商品の種類や個数、価格、納期、倉庫の棚番号などを記載し、商品のピッキング担当者に指示します。このとき、納期が近いもの、発送に時間を要するものを優先的に指示すると効率よく出荷作業を進められるでしょう。

そのほか、売上確定時の必要書類としては「納品書」「納品書の控え」「受領書」「領収書」などが挙げられます。納品書には出荷日や納品物・価格の詳細、出荷社情報などを記載するのが一般的です。

出荷・納品作業

必要な書類を作成した後は、出荷・納品作業に移ります。これは正しい商品が顧客の元に届き、受領を確認されるまでの一連のプロセスを指します。

出荷作業では、先述の出荷指示書を基に担当者が商品のピッキング、梱包（こんぽう）・ラッピング、運用手配などを行います。納品作業では単に商品を引き渡すだけでなく、納品書の内容と齟齬（そご）がないか確認することが、顧客とのトラブルを防ぐうえで重要です。

売上伝票の作成

商品の納品が確認され次第、売上伝票の作成を行います。納品書の控えや受領書を基に作成し、売上日・商品名・金額・数量・納品先といった会計処理に必要な情報を記載するのが一般的です。併せて、伝票番号や取引先コードなどを登録しておくと後の管理がスムーズになるでしょう。そして、作成した売上伝票を経理担当社へ共有し、本作業は完了となります。

取引の記帳を行う

売上が確定した後は、帳簿に取引の記帳を行います。帳簿への記帳は取引内容の記録と、経理部門での売上を集計するうえで欠かせない業務です。正確な取引内容を記録することで、トレーサビリティの確保や会計の透明性が確保され、企業としての信頼性向上にもつながります。

業種ごとに管理する在庫は異なる

出荷管理業務の基本的な流れは共通していますが、管理する在庫の種類や特性は業種ごとに異なります。例えばアパレル業では、衣類のアイテムを色やサイズごとに細かく管理する必要があり、在庫の把握や出荷作業も複雑になります。業種によって抱える課題や管理上の注意点は異なるため、自社の業種や商品特性に合わせて、出荷管理の業務内容を適切に調整することが重要です。

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課題に沿って業務フローを見直す

出荷管理業務においては、まず出荷業務の全体像を把握し、課題や問題点を丁寧に洗い出すことが重要です。例えば出荷ミスや遅延が頻繁に起きている場合、それが二重入力や転記作業によるミスのリスクが高いのか、ピッキング時の作業に問題があるのかといった原因を具体的に把握する必要があります。

こうした課題の原因を特定し、業務フロー全体を見直すことで、改善の方向性を定めやすくなるでしょう。

倉庫のロケーション管理を改善する

ロケーション管理とは、商品が保管されている場所（ロケーション）を管理することです。倉庫内の商品の配置が煩雑だったり、保管場所が不透明だったりする場合、必要な商品を探し出すのに時間がかかり、出荷作業の効率が大きく低下してしまいます。

このような状況を改善するためには、倉庫内のロケーション管理を見直し、最適化することが有効です。ロケーション管理の方法としては、「固定ロケーション」と「フリーロケーション」「ダブルトランザクション」など、幾つかの方法があります。

自社の状況や抱える課題に応じて適切なロケーション管理の方法を採用し、必要に応じて管理システムを導入することで、より効率的な出荷管理を実現することができるでしょう。

出荷管理システムを導入する

出荷管理を効率的に行うためには「出荷管理システム」を導入するのがおすすめです。出荷管理システムとは商品の受注から出荷、納品までのプロセスを効率的に管理するためのシステムのことです。例えば受注データを基に出荷指示書や納品書、売上伝票の作成などを一気通貫で作成できたり、最新の出荷可能な在庫数を把握できたりなど、出荷管理を効率化するための機能が数多く搭載されています。

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