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販売管理システム
出荷管理とは? 目的や業務内容、適切な管理を行うためのポイントを解説
出荷管理は、商品を顧客へ正確かつ迅速に届けるために重要な業務プロセスの一つです。仮に出荷管理が適切に行えない場合、誤発注や在庫の過不足などが発生し、顧客との信頼関係に悪影響を及ぼすリスクがあります。
当記事では、出荷管理について詳しく解説します。出荷管理の概要や目的、具体的な業務内容、適切な管理を行うためのポイントなどをご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
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出荷管理とは
出荷管理とは取引先から受けた注文に対し、期日どおりに出荷・納品を行うために各工程の進行状況を適切に管理する業務を指します。具体的には「出荷指示書の作成」「商品の出荷および納品」「売上伝票の作成」「取引の記帳」などの業務が挙げられます。
類似する業務として受注管理がありますが、受注管理は「注文の受付から出荷準備までのプロセス」を対象とする一方で、出荷管理は「出荷から納品までのプロセス」を管理・記録します。
出荷管理の目的
出荷管理の主な目的は、以下の三つが挙げられます。
- 円滑な出荷を実現するため
- 販売機会の損失を防ぐため
- 売上予測を正確に立てるため
ここでは、それぞれの目的について詳しく解説します。
円滑な出荷を実現するため
出荷管理が適切に行われることで、出荷ミスや遅延を減らすことができるため、受注から納品までのプロセスを円滑に進めることができます。その結果、業務全体の生産性が向上するだけでなく、スピーディーかつ正確な出荷対応が可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。
販売機会の損失を防ぐため
仮に出荷管理が適切に行われず、在庫状況を正確に把握できなかったり、出荷対応にミスが生じたりすると注文のキャンセルにつながる可能性があります。こうした販売機会の損失は、企業の売上に直接的な影響を及ぼすため、正確な在庫管理と精度の高い出荷対応を実現するためにも適切な出荷管理体制を整えることが重要です。
売上予測を正確に立てるため
在庫・出荷状況を的確に把握し、正確な売上予測を立てることも出荷管理の目的の一つです。正確な出荷管理を行うことで、売上計画の精度が高まり、過剰在庫や欠品リスクも軽減できます。信ぴょう性の高い売上予測は経営戦略の策定や、資金繰りの見通しを立てやすくなるため、企業にとっても重要な業務だといえるでしょう。
出荷管理の主な業務内容
出荷管理の主な業務内容は、以下のとおりです。
- 必要書類の作成(出荷指示書・納品書など)
- 出荷・納品作業
- 売上伝票の作成
- 取引の記帳を行う
ここでは、それぞれの業務内容について詳しく解説します。
必要書類の作成(出荷指示書・納品書など)
出荷管理では受注が発生した際に、受注商品の詳細を記載した「出荷指示書(ピッキングリスト)」を作成します。出荷指示書には商品の種類や個数、価格、納期、倉庫の棚番号などを記載し、商品のピッキング担当者に指示します。このとき、納期が近いもの、発送に時間を要するものを優先的に指示すると効率よく出荷作業を進められるでしょう。
そのほか、売上確定時の必要書類としては「納品書」「納品書の控え」「受領書」「領収書」などが挙げられます。納品書には出荷日や納品物・価格の詳細、出荷社情報などを記載するのが一般的です。
出荷・納品作業
必要な書類を作成した後は、出荷・納品作業に移ります。これは正しい商品が顧客の元に届き、受領を確認されるまでの一連のプロセスを指します。
出荷作業では、先述の出荷指示書を基に担当者が商品のピッキング、梱包(こんぽう)・ラッピング、運用手配などを行います。納品作業では単に商品を引き渡すだけでなく、納品書の内容と齟齬(そご)がないか確認することが、顧客とのトラブルを防ぐうえで重要です。
売上伝票の作成
商品の納品が確認され次第、売上伝票の作成を行います。納品書の控えや受領書を基に作成し、売上日・商品名・金額・数量・納品先といった会計処理に必要な情報を記載するのが一般的です。併せて、伝票番号や取引先コードなどを登録しておくと後の管理がスムーズになるでしょう。そして、作成した売上伝票を経理担当社へ共有し、本作業は完了となります。
取引の記帳を行う
売上が確定した後は、帳簿に取引の記帳を行います。帳簿への記帳は取引内容の記録と、経理部門での売上を集計するうえで欠かせない業務です。正確な取引内容を記録することで、トレーサビリティの確保や会計の透明性が確保され、企業としての信頼性向上にもつながります。
業種ごとに管理する在庫は異なる
出荷管理業務の基本的な流れは共通していますが、管理する在庫の種類や特性は業種ごとに異なります。例えばアパレル業では、衣類のアイテムを色やサイズごとに細かく管理する必要があり、在庫の把握や出荷作業も複雑になります。業種によって抱える課題や管理上の注意点は異なるため、自社の業種や商品特性に合わせて、出荷管理の業務内容を適切に調整することが重要です。
アパレル業界の出荷管理についてはこちら
出荷管理とは? アパレルでよくある課題と、出荷業務効率化のコツ
EC業界の出荷管理についてはこちら
適切な出荷管理を行うためのポイント
出荷管理を適切に行うためには、以下のポイントを意識しましょう。
- 課題に沿って業務フローを見直す
- 倉庫のロケーション管理を改善する
- 出荷管理システムを導入する
ここでは、それぞれのポイントについて具体的に解説します。
課題に沿って業務フローを見直す
出荷管理業務においては、まず出荷業務の全体像を把握し、課題や問題点を丁寧に洗い出すことが重要です。例えば出荷ミスや遅延が頻繁に起きている場合、それが二重入力や転記作業によるミスのリスクが高いのか、ピッキング時の作業に問題があるのかといった原因を具体的に把握する必要があります。
こうした課題の原因を特定し、業務フロー全体を見直すことで、改善の方向性を定めやすくなるでしょう。
倉庫のロケーション管理を改善する
ロケーション管理とは、商品が保管されている場所(ロケーション)を管理することです。倉庫内の商品の配置が煩雑だったり、保管場所が不透明だったりする場合、必要な商品を探し出すのに時間がかかり、出荷作業の効率が大きく低下してしまいます。
このような状況を改善するためには、倉庫内のロケーション管理を見直し、最適化することが有効です。ロケーション管理の方法としては、「固定ロケーション」と「フリーロケーション」「ダブルトランザクション」など、幾つかの方法があります。
- 固定ロケーション
- 商品ごとに保管場所を固定して管理する方法です。どこに何が配置されているのかを把握しやすい反面、在庫量の変動に弱くスペースの無駄が発生しやすいデメリットがあります。
- フリーロケーション
- 商品ごとの保管場所を特定せず、空いているスペースに在庫を随時保管する方法です。フリーロケーションでは保管場所を定めていないため、空いているスペースを常に有効に活用できますが、現場の慣れやシステムなどで在庫を正確に管理する必要があります。
- ダブルトランザクション
- 上記の「固定ロケーション」と「フリーロケーション」を組み合わせて保管する方法です。二つの方法のメリットをどちらも受けることができ、在庫の種類や数に合わせて柔軟に対応することができますが、固定とフリーのバランス調整や運用ルールの徹底が必要です。
自社の状況や抱える課題に応じて適切なロケーション管理の方法を採用し、必要に応じて管理システムを導入することで、より効率的な出荷管理を実現することができるでしょう。
出荷管理システムを導入する
出荷管理を効率的に行うためには「出荷管理システム」を導入するのがおすすめです。出荷管理システムとは商品の受注から出荷、納品までのプロセスを効率的に管理するためのシステムのことです。例えば受注データを基に出荷指示書や納品書、売上伝票の作成などを一気通貫で作成できたり、最新の出荷可能な在庫数を把握できたりなど、出荷管理を効率化するための機能が数多く搭載されています。
出荷管理業務を効率化できる「SMILE 販売」
大塚商会でも出荷管理業務をサポートする機能が利用できる「SMILE 販売」を提供しています。出荷管理業務に課題を抱える企業様は、ぜひ導入をご検討ください。
例えば「SMILE 販売」では、自由レイアウト機能を活用して、項目の追加や並び順の変更、バーコード対応など、業務に最適化されたオリジナルのピッキングリストを作成することが可能です。これにより、現場の運用に合わせた柔軟な対応が実現できます。
また、ピッキングリストは受注残や出庫予定残といった実績データを基に抽出され、作業の無駄を削減します。ロケーション(棚番)別、配送ルート単位(地方便/近郊便や配送車両ごとなど)でのピッキングにも対応しており、出荷作業のスムーズな進行をサポートします。
加えて、着荷・検収基準に対応しており、着荷・検収後に売上を一括で計上することが可能です。売上計上は得意先別・出荷予定日別など、条件を絞って処理できるため、管理業務のスピードが向上します。そのほか、自社他倉庫への移動作業の管理にも対応可能です。
製品の詳しい内容は以下のページでも解説しているので、併せてお役立てください。
出荷業務の効率化に成功した事例
西日本ミシン販売株式会社|卸売業
業種
ミシン販売事業内容
ミシンおよび関連製品の卸、直接販売従業員数
55名(2022年7月時点)ホームページ
https://www.i-ozu.com/
- 課題や背景
- ビジネスモデルに合った基幹業務システムへ刷新したい
- 倉庫管理・出荷業務をデジタル化したい
- 会計業務の効率を向上したい
- 情報の一元管理とBCP対策をしたい
- 解決策
- 販売・会計システムなどを大塚商会の「SMILE V」シリーズに刷新し、アナログで処理していた倉庫管理や商品出荷業務のデジタル化も推進
- 導入後の効果
- 販売管理システム「SMILE 販売」に連携する送り状発行システムと、入出荷検品システムやハンディーターミナル連携を導入し、倉庫管理や商品出荷業務のデジタル化に成功。年間の出荷ミスがゼロに
- 商品の売上実績の確認も円滑に行えるため、業務効率化だけでなく戦略策定や見直しのスピード化にもつながっている
- 導入後のお客様の声
- 大塚商会さんの“私たちが解決したい問題を理解し、適切な提案を行ってくれた”点を評価した
- 「他社ではこんな解決方法を採用しています」といった豊富な経験に基づいた具体例を提示してくれることにも頼もしさを感じた
まとめ
出荷管理は、円滑な出荷作業を行うためだけでなく、販売機会の損失回避、正確な売上予測を行うためにも重要な業務です。より効率的に進めるためにも、業務フローの課題を洗い出し、ピッキング作業をスムーズに進められるよう倉庫のロケーションを見直すことが求められます。
さらに、「出荷管理システム」の導入もおすすめです。出荷管理業務の一連のプロセスを的確に管理・運用ができ、一部の工程を自動化することで効率性向上につながります。自社の出荷管理に課題を感じている場合は、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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記事の監修