ECの出荷管理を効率化するには？五つの課題と解決策

ECサイト運営での出荷管理は、実店舗とは異なる難しさがある業務です。本記事ではECサイトの出荷管理でよくある課題や、受注・出荷・倉庫管理・発送業務を効率化させる具体的な対策を解説します。また、効率的な出荷管理業務に役立つシステムもご紹介します。

ECサイトの出荷管理業務とは？

ECサイトの出荷管理業務には、主に以下の四つの工程があります。

1．出荷指示書の作成: 受注伝票の情報を確認し、商品の品番・個数・納期などを作成する業務です。誤った情報で出荷や発送がされないよう正確性が求められます。
2．出荷・発送準備: 出荷指示書を基に、倉庫の担当者が、商品・納品書・受領書を準備し、検品や梱包（こんぽう）までを行います。年末年始や夏など配送業の繁忙期には、納品日に間に合うよう調整する必要があり、迅速な対応が求められます。
3．売上伝票の作成: 納品後は、受注伝票の控えなどから売上伝票を作成します。売上伝票とは、売上日や商品名など、取引のデータを記録したものです。決算の確認書類としても使用されます。
4．取引の記帳: 受領書と売上伝票が揃ったらそろったら、取引の流れが分かるように帳簿に取引内容を記帳します。過去の取引の証明となるため、顧客とのトラブルを未然に防ぐのにも役立ちます。

物流管理の仕組みや改善のポイントは、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。

EC物流の仕組みを知ろう！物流管理を改善させるポイントなども解説

ECサイト運営における出荷管理の重要性

ECサイトを利用する顧客の多くは、注文から出荷までの迅速さを求める傾向にあります。

そのような中で複数のECサイトや実店舗の運営を行っていると、リアルタイムの在庫を把握しにくくなり、以下のようなクレームにつながってしまいます。

「在庫あり」なのに商品が届くのが遅かった
別の商品が届いた
納品日に届かなかった

このようなトラブルは、顧客が離れていく原因となります。

そのため、ECサイト運営では出荷管理を効率化し、業務を適正に行うことが重要です。

ECサイトの出荷管理でよくある五つの課題

手作業では、例えば、Excelを使い出荷管理を行っていると、以下のような課題やトラブルが発生しやすいです。

出荷や在庫の情報を正確に把握しづらい
注文のキャンセルや変更への対応が非効率
出荷までにかかる時間が長い
誤出荷によるトラブルの発生リスクがある
売上をリアルタイムに把握できない

それぞれのどのような問題があるか解説していきます。

出荷や在庫の情報を正確に把握しづらい

特に複数のECサイトでの出店や実店舗の運営をしている場合は、トラブルが発生しやすくなります。手作業での出荷管理ではリアルタイムの情報になりにくく、在庫数を正確に把握するのは困難だからです。

実際には在庫がないにもかかわらず、ECサイトで「在庫あり」の表記になっている状態は、避けなければなりません。前述したとおり、顧客の多くは注文から出荷までの迅速さを求めているため、納品に時間がかかってしまうのは顧客離れの原因となります。

とはいえ、ただ在庫を増やせばよいわけでもありません。過剰に在庫を用意すると売れ残りの管理にコストがかかるためです。また、リアルタイムの在庫数が把握できないと、顧客からの問い合わせに迅速な対応ができず、信頼低下につながってしまいます。

注文のキャンセルや変更への対応が非効率

注文の追加やキャンセルなど受注内容が変わった場合、手作業で出荷管理をしていると、担当者間での情報共有に手間がかかり非効率です。共有した内容が間違って伝わることもあり、不要な作業の発生、納品ミス、販売の機会損失などのリスクが生じます。

出荷までにかかる時間が長い

受注から出荷までの各部署の連携がスムーズにできないことも課題としてあげられます。これにより「商品はあるのに輸配送の計画が立てられない」という状態になることがあります。

この場合、出荷までに時間がかかり、商品の引き渡しが遅れます。出荷の遅れは、キャッシュフローの悪化や在庫管理のコスト増加につながる大きな問題です。また、より早く届くECサイトへ顧客が流出する恐れがあります。

誤出荷によるトラブルの発生リスクがある

受注内容が変更になった際などに各部署で情報共有ができず、誤出荷が起こる恐れがあります。特にアパレルは、色やサイズなど商品のバリエーションが多く、出荷のミスが起こりやすい業種です。

出荷指示書やピッキングリストを見ながらスタッフが手作業で出荷業務を行っている場合、似ている商品を誤出荷するミスが起こりやすいため、注意が必要です。繁忙期はさらに誤出荷のリスクが高まります。誤出荷が多いと信頼を失い、顧客離れにつながるリスクもあります。

売上をリアルタイムに把握できない

売上は売上予測などに関わり、経営判断の精度を高める重要なデータです。しかし、出荷管理業務が非効率的だと売上計上までにタイムロスが生じます。タイムロスは売上を正確に把握できないだけではなく、利益の確保が遅れるなどの問題を引き起こします。

【解決策】ECサイトの出荷管理を効率化する方法

ECサイトの出荷管理業務を効率化するには、次の3ステップが効果的です。

1. 自社の課題を洗い出す

自社の出荷管理業務が非効率と感じるのなら、課題とその原因を把握する必要があります。課題を洗い出すには、受注から配送までの作業内容、作業時間、ミスを記録しましょう。現状を把握すると課題が明確になります。

作業時間が長い場合「人員不足」「工程が複雑」「倉庫内の作業動線に無駄がある」などの問題が潜んでいることがあります。ミスも同様に、作業手順や環境が原因か確認しましょう。

2. 適切な業務フロー・運用ルールを定める

改善点が分かったら、業務フローの見直しや作業手順の統一が必要です。

業務フローや作業手順が決まっていないと、スタッフの作業は自己流になります。自己流での作業はミスが起こりやすくなります。また、スタッフ間での連携が必要な作業がスムーズにできません。

マニュアルを作成すれば、全スタッフが効率的に作業できます。また、マニュアルを見れば誰でも作業できるため、新人や短期アルバイトも採用しやすく、繁忙期にも役立ちます。

3. 出荷管理システムを導入する

「Excelなどを使い手作業でECサイトの出荷管理を行うと非効率になる」というデメリットは、出荷管理業務をシステム化すると解決します。

出荷管理システムとは、複数店舗の場合でも受注・発注・仕入・売上・決済・出荷のデータを一括でまとめ、リアルタイムでの在庫情報が自動更新されるツールです。ECサイトでの商品登録や顧客へのメール送信などもできます。

出荷管理をシステム化すると業務が効率化し、各部署での情報共有もリアルタイムでできます。また、ミスの防止や顧客への迅速な対応も可能です。現在複数店舗を運営している、またはこれから運営する予定なら、出荷管理業務システムの導入で業務を最適化することをおすすめします。

アパレルのEC販売に強い！システムソリューションをご紹介

アパレル・ライフスタイル業界は、サイズや色など商品バリエーションが多く、業務が複雑になりがちなため、効率的な管理が必要です。

そこでECサイト一元管理システム「ネクストエンジン」で複数のECモールの在庫を一元的に管理し、その販売在庫データをアパレル・ライフスタイル業界に特化した販売・在庫管理システム「ApaRevo」と連携させることで、実店舗とECサイトの在庫の共有を実現できます。在庫の一元管理や受注管理などが一括できるため、実店舗とECサイトの出荷管理を効率的に行えます。

出荷管理業務の改善をお考えの方は、ぜひ一度大塚商会へご相談ください。