支払管理とは？効率化へ向けたシステム導入のポイント

支払管理は、特に卸販売を行う企業などにとって欠かせない基幹業務の一つです。ただ、Excelや紙ベースで行っている場合は非効率になりがちです。この記事では、支払管理の概要から、具体的な業務の流れやポイントを解説します。また、よくある課題に向けた対策をシステム導入の側面からご紹介します。総務や経理などバックオフィス系で、支払管理を効率化したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

支払管理とは

支払管理とは、業務上で発生するさまざまな支払いを管理することです。販売するための商品や、商品を製造するための部品などを仕入れた際、支払から消込まで一連の業務を管理・実行することを指します。また、経理の仕訳から「買掛金管理」と呼ばれることもあります。

支払管理の重要性

企業にとって支払管理は、非常に重要な業務です。万一、支払管理が滞った場合には、仕入先との信頼関係が崩れてしまいます。また、支払管理を適切に行えなければ、自社が社内外でどのようなキャッシュフローになっているのかを把握できません。そのため、適切な支払管理は経営を安定させるために不可欠です。

支払管理業務の流れ

支払管理業務は、主に「請求書の受領」「支払管理表の作成」「振込」「記帳・消込」の流れで行われるのが一般的です。

では、実際に各工程でどのような業務負担が生じるのでしょうか。それぞれ具体的に概要を解説します。

1. 請求書の受領・確認

まず、仕入先から代金の請求書を受領し、記載内容を確認します。ここで実際の取引内容との乖離（かいり）があると、その後の処理全てに影響し、正確な支払管理が行えなくなります。従って、仕入伝票などとの内容の相違をチェックする体制づくりが大切です。

2. 支払管理表の作成・振込

受け取った請求書を基に、支払管理表（支払予定表）を作成します。表にまとめることで、各仕入先から届いた請求書の情報や契約内容などを一覧化し、それぞれいつ支払わなければならないのかをすぐに確認できるのがメリットです。それほど難しいものではなく、Excelを利用し作成している企業は少なくありません。

支払管理表が完成すれば、支払先の振込先情報や金額、期日を確認したうえで、振込作業を実行します。

3. 取り引きの記帳・消込

振込作業が済んだとしても、それで終わりではありません。経理上の伝票処理として、出金伝票へ「出金日」や「支払先」、「勘定科目」「支払金額」などを正しく記帳しましょう。

記帳後は、取引履歴と実際の出金に違いがないかをチェックする、消込作業を行います。未払いとなっている買掛金のリストを更新できれば、支払処理はひとまず完了です。

支払管理のよくある課題と解決策

ここでは、Excelやプリントアウトした紙で支払業務を管理している場合の課題になりやすいポイントと、その解決策について解説します。

企業規模の拡大と共に、管理作業が煩雑になる

特に企業規模が大きくなってくると、次のような点で業務負担が増えたり、ヒューマンエラーやミスが起きやすくなったりします。

部署が分かれて情報の共有がしにくくなる
取引先ごとに異なる膨大な支払データの管理が難しい
電子帳簿保存法やインボイスなどの法律にも対応した書類の管理に手間がかかる

このような状態が発生すると、支払漏れや支払誤りなどのリスクも大きくなりがちです。

支払管理業務の効率化は「自社に合ったシステム導入」が鍵

支払管理業務におけるミスをなくし、より効率よく進めるためには、Excelや紙ベースでの方法から脱却することが必要です。日々の作業を人の手で行っている限り、人為的なエラーが発生することは避けられないためです。

特に事業の規模が大きい、あるいは従業員や取引先の数が多い場合は、支払額や支払いの頻度も増えます。経理部門の限られた人員で対応するのが難しいと感じたら、システムの導入も検討してみましょう。

システムを活用すると、Excelなどで運用する方法よりもミスを減らせます。また、工数削減により担当者の負担が軽減されるのもメリットです。

業務効率化につながる支払管理システムの選び方

支払管理業務を効率化する目的でシステムの導入を検討する場合、自社に合った機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。ここでは業務効率化に焦点を当て、システムを選ぶ際のポイントを解説します。

支払入力などがスムーズか

支払業務はたびたび発生するため、入力する手間をサポートしてくれる機能があると安心です。例えば、支払データを入力しながら消込処理まで行えたり、その支払データを基に振込データの作成が行えたりする機能などが挙げられます。基本的なサポート機能が充実しているか、使いやすいかどうかをチェックしましょう。

また、支払予定表から支払状況をチェックできたり、業務予定のアラートや自動実行機能などが備わっていたりするシステムなら、支払漏れの軽減や、さらなる効率化にもつなげられます。

「二重入力」を解消できるか

販売管理システムと会計システムの両方に同一の支払データを入力するなど、二度手間が課題になっているケースもありがちです。販売システムと会計システムを連携させられるシステムを選べば、単純に作業が2分の1になり、効率化を図れます。

法改正への対応が十分か

近年では、インボイスや電子帳簿保存法改正に関して適切な対応が求められています。そのため、請求書を管理・処理できるシステムを導入することは、今後必須になるといっても過言ではありません。今後の法改正も見据え、システムの入れ替えやアップデートなど、拡張性・柔軟性の有無もチェックしましょう。

システム提供元が信用できるか

基幹業務システムを導入する場合、もしトラブルが発生してしまうと、業務が滞り経営に大きな影響を与えかねません。セキュリティ対策やサポート体制はどうか、サービス提供元企業の信頼度にも注目しましょう。強固なセキュリティ対策が敷かれているほか、十分なサービスの提供実績があればより安心です。信頼に足る企業のシステムを選ぶことで、リスクを最小限に抑えられます。

オンプレミス型か、クラウド型か

柔軟なカスタマイズを自社で行いたい場合は、自社内でシステム構築するオンプレミス型がおすすめです。ただ、構築にあたり初期コストがかかりやすい点には注意しなければなりません。

一方、リモートワークのように場所に捉われない働き方を推進している場合は、クラウド型が適しています。こちらは初期コストを抑えられるのがメリットですが、月額利用料など一定の運用コストは負担が必要です。

支払管理を効率化する「SMILE 販売」

支払管理をより効率化できるクラウドシステムとしては、大塚商会の基幹業務システム「SMILE販売」がおすすめです。

例えば、正確な支払処理をサポートする「支払入力」機能が搭載されているため、エラーを予防できます。また、二重登録を解消する連携機能や、予定時刻に自動で帳票が印刷されるなど、業務予定に合わせた自動実行機能（RPA）も便利です。

もちろん、昨今話題のデジタルインボイスや電子帳簿保存法への対応も問題ありません。柔軟なカスタマイズ性により、自社にとってぴったりのシステムを導入・運用できます。

支払管理で課題がある場合は、システムの導入により効率化を図るのがおすすめです。自社にとってどのような機能が欲しいのかを洗い出してみることから始めてみましょう。

まとめ

支払管理をExcelや紙などで行っていると、エラーやトラブルが起きがちです。その点、販売管理システムなどを導入することで、不要なリスクを最小限に抑えられます。

システムを選ぶ際には、ベンダーの信用性、操作性、法改正への対応状況などをチェックしてみましょう。中でも「SMILE 販売」は、支払管理を効率化する機能が多く備わっており、おすすめです。業務効率化を図りたいとお考えであれば、この機会にぜひ導入をご検討ください。