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基幹業務システム

ワークフローとは何か簡単に解説！システム導入のメリットも

多くの企業では、申請・承認・決裁といった一連の手続きを頻繁に行っています。そのような処理を円滑に進め、スムーズに意思決定を行うには、ワークフローシステムの導入が欠かせません。この記事では、ワークフローの概要、ワークフローシステムを導入する利点、システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

ワークフローとは

ワークフローとは、社内稟議（りんぎ）や発注業務などで行う「申請→承認→決裁」のような定型化した処理の流れを指します。例えば、社内で使用する備品を購入する場合、担当者が稟議書を作成して上長が承認し、役職者が決裁するという手続きを取ります。

ワークフローと似た用語として「業務フロー」があります。業務フローは、生産や品質管理を効率化することを目的として作成されるもので、ワークフローより大規模な業務の流れを表すものです。

企業などの組織で何らかの意思決定を行う際には、ワークフローに基づいて申請・承認をし、決裁者が最終的に可否を判断するのが一般的です。上記の購買の例以外にも、以下のような場面でワークフローが存在しています。

経費申請
利用許可申請
労務申請
各種契約申請
見積書の提出　など

申請の内容によって異なるワークフローが設定されることも多いため、従業員は適切なフローを選択して申請しなければなりません。また、内容によっては複雑な手順を踏む必要がある場合もあります。

ワークフローシステムの導入が重要

確認・承認作業などの業務における手続きの円滑な実施には、ワークフローシステムの導入が必要です。ワークフローシステムとは、申請から決裁までの手続きを電子化し、適切な管理を行うシステムのことです。煩雑なフローをシステム上で一元化および可視化することで、業務効率化や管理レベルの向上が期待できます。なお、英語では「Workflow Management System （WFMS）」と表します。

ワークフローシステム導入のメリット

意思決定の迅速化

システム化によって書類作成や承認作業が簡略化するため、スピーディーに決裁（意思決定）が行えます。従来の紙媒体では、書類の作成や提出に手間がかかっていました。場合によっては、書類をメールや郵送で送付する必要があり、上長が外出中には承認印がもらえずにワークフローが停滞することも多くありました。

しかし、ワークフローシステムを使えば、業務手続きが簡単にでき、適切な承認ルートで自動的に次の承認者に回付されます。しかも、スマートフォンやタブレットなどを通して外出先からでも手続きができます。このように素早く決裁できることで、取引先との交渉を優位に進められ、ビジネスチャンスを逃しません。

ボトルネックの可視化

ボトルネックとは、業務が停滞し、生産性が低下している部分のことをいいます。ワークフローにおけるボトルネックとは「業務が立て込んでいたり、リアルタイムに確認することが難しかったりなどを理由に処理が滞ってしまうこと」を指します。ワークフローシステムを導入すれば、申請した内容がどの人で止まっているのか、どこで止まりやすいのかが可視化され、業務プロセスの効率化につながります。

ペーパーレス化の推進

申請書などをペーパーレス化（電子化）することで、用紙代をはじめ、プリンター代、郵送費などのコストがカットできます。また、書類を保管する手間やスペースも不要になり、紛失することもありません。さらにペーパーレス化による脱ハンコ化は、多様な働き方の実現にも寄与します。育児や介護との両立を図りたい従業員なども、ペーパーレス化によって在宅勤務がしやすくなり、押印のためだけに出社する必要もありません。採用の際にも、先進的な勤務形態が整っていることをアピールできます。

内部統制の強化

申請フォームや承認ルートが明確化されているため、従業員の一存による不正行為（数値の改ざん、書類を通さない発注など）が発生しないため、内部統制が強化できます。承認印の代理押印も不可能で、クリーンな状態でフローが進められます。そのため、ワークフローシステムはコンプライアンス強化を図りたい企業にもお勧めのシステムです。

ワークフローシステムの選び方

現在、さまざまなワークフローシステムがリリースされています。ここでは自社に適したシステムを選ぶポイントをご紹介します。

クラウド型かオンプレミス型か

ワークフローシステムの提供形態には「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。クラウド型は、インターネット回線を使ってオンライン上で利用するものですので、初期費用を抑えて導入できます。保守やメンテナンスをベンダー側で行うため、手間がかからないこともメリットです。

一方オンプレミス型は、自社にサーバーを設置してシステムを構築するタイプです。そのため、クラウド型に比べて初期費用はかかりますが、ランニングコストが安いのが特徴です。また、システムの詳細を自社に合わせてカスタマイズしやすいこともメリットです。クラウド型とオンプレミス型のどちらが適切かは、使用人数やデータ量などの条件によって異なります。判断に迷う際は、大塚商会へご相談ください。

操作はしやすいか

システムの操作性も重要なポイントです。特に申請書の作成や承認ルートの設定など、従業員がよく使う機能を確認しましょう。直感的な操作で入力や設定ができれば、今まで紙媒体に親しんできた従業員でも無理なくシステム移行ができます。

また、システムの操作性は、システムの定着化に深くかかわります。もしも操作が難しい・使いこなせない製品を選んでしまいますと、現場が混乱するだけでなく、社内全体でシステムが定着せず、生産性を下げることにもなりかねません。

システムを決定する前には、実際に利用する予定の従業員に操作を試してもらい、使い勝手に問題がないかどうかを確認することが大切です。

サポート体制はどうか

ベンダーによるサポート体制が充実している製品を選びましょう。サポート体制が十分でありませんと、システムに不明点や問題が発生した時に、解決までに時間がかかり、業務に支障をきたすおそれがあります。また、サポート体制が十分でないと自社の担当部署にも負担がかかります。

一方、サポート体制が充実している製品であれば、ベンダーにすぐに質問や相談ができるので解決も早く、自社の担当部署の負担も最小限に抑えられます。「メール、電話、チャットなど、複数のチャネルでの質問・相談が可能」「サポート対応時間が自社の営業時間と重なっている」など、自社に合ったサポート体制が充実しているかどうか、複数の製品を比較して決めましょう。

他システムとの連携のしやすさ

他システムと連携しやすい製品を選べば、さらなる業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

例えば、文書管理システムやバックオフィスシステム（人事、会計、勤怠管理など）、コミュニケーションツール（チャット、メールなど）、電子契約システムといったシステムと連携しやすいものを選びましょう。既に導入しているシステムがある場合には、そのシステムに対応している製品を選ぶとよいでしょう。

まとめ

企業で頻繁に行われる「申請→承認→決裁」という手続きの一連の流れを「ワークフロー」といいます。ワークフローシステムを導入することで、承認が滞っている部分を可視化でき、スムーズな意思決定につながります。また不正な処理を防止できるため、内部統制の強化にもつながります。システムを選ぶ際は、操作性やサポート体制、既存システムとの連携のしやすさなどを確認し、自社に合ったものを選ぶことが重要です。

「eValue ワークフロー」は、基幹業務システム「SMILE 販売」とシームレスな連携ができるワークフローシステムです。外出先からの承認も可能なうえ、承認の進捗（しんちょく）状況が可視化できるため、業務効率化を推進したい企業にお勧めです。

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