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販売管理システム
商品を必要な時に、必要な量だけ保有できるように在庫管理を最適化することは、顧客のニーズを満たし、ビジネスの利益を最大化するために重要な手段です。小売業、流通業、製造業、卸売業など、多様な業界にとって、効率的な在庫管理は欠かせません。しかし、在庫管理を効率化するには実際どのような対策を講じればいいのでしょうか。
本記事では、在庫管理の概要をはじめ、その目的やメリット、そして効率的に在庫管理を実施するための方法やポイントなどを分かりやすく解説します。加えて、在庫管理システムを導入するメリット・デメリットも記載しますので、自社の在庫管理をより効率化したい方はぜひ参考にしてみてください。
目次
在庫管理とは、企業がビジネスで使用する商品や部品、原料などの量を一定の範囲内で適正に保つための取り組みを指します。
在庫管理は、商品の需要と供給のバランスを保つために不可欠です。例えば、在庫が少なすぎれば顧客がその商品を必要としている際に提供できず、機会損失を招きかねません。他方で、在庫が多すぎれば保管スペースの確保も含めた保管コストや余剰在庫・不良在庫のリスクが増大します。そのため、在庫管理では、需要予測などを通して適正なタイミングで適正量の在庫を保有できる状態を目指します。
在庫管理は業種ごとによって、管理する項目が異なります。例えば、製造業であれば「製品」「部品」「原材料」「資材」などが管理する在庫として挙げられるでしょう。製品に組み込まれるユニット品（半製品／中間品）などを販売する場合は、それらも項目として考慮する必要があります。
他にもアパレル業であれば、衣服のアイテム数をそれぞれ管理する必要があります。一つのアイテムでも複数の色やサイズがあるので、その数は膨大です。またシーズンやトレンドに合わせて適切に在庫を管理する必要があるため、販売機会の損失を防ぐためにも、正確な在庫管理が求められます。
製造業の在庫管理については、以下の記事で詳しく解説しています。
アパレル業の在庫管理については、以下の記事で詳しく解説しています。
在庫管理の目的は、主に以下の点が挙げられます。
ここでは、それぞれの目的について具体的に解説します。
まずは、必要とされる商品を適切な時間と場所で提供できるようにすることです。これにより、顧客の注文へ迅速に対応し、顧客の満足度を高めることが可能となります。
もしも在庫数が適切ではない場合、顧客のニーズに応えることができず、欠品による販売機会の損失などが想定されます。新たなリピート顧客の確保や既存顧客の信頼関係にも影響を与えかねないので、顧客のニーズを想定した在庫管理が求められます。
在庫は企業にとって調達や保管などに伴うコストを生みます。
例えば、仕入れにおける人件費や在庫を保管するための倉庫代、空調費などのコストが想定されます。過剰な量の在庫はそうしたコストを増大させてしまうため、無駄な在庫の削減は企業の利益を最大化するために欠かせません。
また、結果的に廃棄になった場合は、仕入れや管理にかかったコストなどが全て損失となり、経営に大きなダメージを与えるリスクもあります。このようなリスクを低減するためにも、適切な在庫管理を行い、過剰在庫や欠品を最低限に抑えることが大切です。
昨今ではSDGsなどの観点からも、資源の無駄遣いを抑制することは重要視されているので、企業イメージの向上や社会的な貢献への取り組みとしても、無駄のない在庫管理が求められているといえるでしょう。
最適な在庫管理を行うには、どこにどの商品が幾つあるのか在庫データを「見える化」しなければいけません。もちろん、商品自体の物理的な配置や保管方法などを工夫する必要もあります。こうした取り組みを通して、商品の管理業務や入出庫作業などをスムーズにし、物流コストを削減することも在庫管理が目的とするところです。
在庫管理は上記の目的達成を通して、企業にさまざまなメリットをもたらします。
適切な在庫管理は、企業の生産性を向上させる助けとなります。在庫データが整備されていないと、在庫を探すのに無駄な手間や時間を要してしまいがちです。それが納期遅れなどにつながることもあるかもしれません。在庫管理を適正に行うことで、そうした非効率性を廃し、生産性を上げられます。
在庫管理を適正に行うためには、いつ、どれくらいの量の在庫が必要になるのか、正確な需要予測が求められます。この需要予測によって、不要な在庫を抱えることで発生する無駄な保管コストや廃棄ロスを最小限にすることが可能です。廃棄ロスを減らすことは資源の無駄遣いをなくすことにもつながるので、近年注目されているSDGsにもかなっています。
在庫管理を最適化することで、余剰管理による無駄なコストの発生や、欠品による機会損失の発生を防ぐことが可能です。これらの効果は、キャッシュフローの改善と直接的に関係しています。
キャッシュフローとは、入ってくる現金と出ていく現金の流れ、つまり「現金（キャッシュ）の流れ（フロー）」のことです。このキャッシュフローが安定していないと資金繰りの悪化や黒字倒産（帳簿上は利益が出ているのに倒産してしまうこと）を招くリスクがあります。
例えば、100万円分の在庫があるとしましょう。企業における在庫は「会社の資産」として貸借対照表（BS）上の流動資産に計上されます。在庫は売れて初めて売上となり、現金が手元に入るため、在庫は資産として計上されていても、現金としては手元にない状態です。そのため、在庫を過剰に抱えると、仕入れやその他の支払いで現金が流出する一方で、売上が立つまで現金が入らず、結果として、現金不足による資金繰りが厳しくなり、黒字倒産に至るケースが考えられます。
適切な在庫管理が行えるようになれば、上記のような過剰在庫による資金繰りやキャッシュフローの悪化を防ぎ、改善しやすくなります。また、在庫量が最適化されれば、在庫処分セールなどで商品価値を無理に下げて販売する必要も薄れるでしょう。
では、上記のようなメリットを現実のものとするためには、どのように在庫管理をすればいいのでしょうか。以下では、効率的な在庫管理を行うための具体的な方法を三つのステップに分けて解説します。
最初に着手すべきは、現状を正確に把握することです。自社の商品の在庫状況を詳細に把握し、どの商品がどれくらいの頻度で必要となるのか、どの商品が余剰になりがちであるのかなどを分析します。このような分析にはABC分析などの手法が有効です。ABC分析では、商品を売上高などの基準で分類し、どの商品が自社にとって重要であるかを分析します。
例えば、Aクラスは全体の売上の大半を占める重要な商品、Bクラスはそれに次ぐ商品、Cクラスはそれ以外の商品といった仕方です。
次に自社にとって適正な在庫数を算出します。この適正在庫数とは、さまざまな状況を加味して、在庫切れを防ぐために必要な在庫数のことです。具体的には、売上の予測、季節変動、注文から入荷までのリードタイム、予期せぬ需要増や供給遅延に備えるための安全在庫（予備用の在庫）などを考慮して決定します。適正在庫数を把握することで、仕入れの量や頻度を最適化可能です。
最後に在庫の流れを把握します。在庫の流れをデータ化し、透明性を持たせることで、必要な時に必要な商品が利用できるようになります。取り扱う在庫の種類や数が多い場合は、在庫管理のプロセスが複雑になりやすいため、在庫管理に役立つITツールを利用するのがおすすめです。これにより、在庫状況をリアルタイムで把握し、在庫切れや過剰在庫を防ぐことができます。
ここでは、在庫管理をさらに効率化させるために以下のポイントについて解説します。
いずれも在庫管理において大切な考え方なので、一つずつ丁寧にチェックしてみてください。
正しい在庫管理を実施するための基本的な考え方として「在庫管理の4原則」というものがあります。具体的には
の四つのことです。
一つ目の「在庫の所在がすぐに分かる」は、スムーズな業務と効率的な在庫管理を行うための基本的な考え方です。在庫が、どの倉庫、どの棚、どの位置にあるのかを明確にし、把握している状態を指します。これにより必要な在庫をすぐに見つけることができ、正確かつ迅速な出荷や納品が可能になります。
二つ目の「在庫の数量がすぐに分かる」は、文字通り、在庫数量を正確に把握できる状態のことです。正しい在庫数をいつでも瞬時に把握できる状態は、過剰在庫や品切れを抑止するために重要になります。
三つ目の「先入れ先出しができる」は、古い在庫から順番に出荷や納品、販売をするという考え方です。詳細は後述しますが、先入れ先出しを意識することで、効率的な在庫の回転、廃棄率の減少などにつながり、コスト削減も期待できます。
四つ目の「アクションのポイント（緊急度）が分かる」は、各在庫についてどのようなアクションが必要で、その緊急度を把握できる状態のことです。例えば在庫の消費期限を把握していれば、廃棄を避けるためのアクションが必要なことが分かります。一方、在庫の需要予測データが分かれば、在庫数に基づいて適切な仕入れアクションを実施することができるでしょう。
「在庫管理の4原則」は、在庫管理における基本的な考え方です。後述の各ポイントは、これらの原則を実現するための方法にもなるので、併せてチェックしてみてください。
ロケーション管理とは、商品が保管されている場所（ロケーション）を管理することです。例えば、倉庫なら内部をエリア分けして、それぞれのエリアに置かれた棚の何列目の何段目に商品がある、といったところまでコードを割り振って具体化します。
このようにロケーション情報をデータ化することで、どこに何があるかを正確に把握でき、必要な商品をすぐに見つけられるようになります。その結果、商品の入出庫や棚卸しなどにかかる時間や労力を減らし、作業効率を大幅に向上させることが可能です。また、商品のロケーションが明確になることは、過剰在庫や廃棄ロスを防ぐためにも役立ちます。
ちなみにロケーション管理には
など、幾つかの方法があります。
「固定ロケーション」は、在庫の保管場所を一つに固定して管理する方法です。同じ種類の在庫が倉庫内で散在しなくなるため、担当者が把握しやすく、出荷や入庫の対応も円滑になります。
一方で「フリーロケーション」とは、在庫の保管場所を特定せず、空いているスペースに在庫を随時保管する方法です。固定ロケーションでは、入荷する製品が変わるごとに保管場所のルールも変更する必要がありますが、フリーロケーションでは保管場所を定めていないため、空いているスペースを常に有効に活用できる点がメリットです。
最後の「ダブルトランザクション」とは、上記の「固定ロケーション」と「フリーロケーション」を組み合わせて保管する方法です。二つの方法のメリットをどちらも受けることができ、在庫の種類や数に合わせて柔軟に対応することができます。
先入れ先出しとは、先に仕入れた在庫から順に消費・出荷していくことです。古い在庫から順番に消費していくことを徹底すれば、保管する期間を短時間に抑えることが可能になり、商品の劣化を防ぎやすくなります。
また、在庫の品質を保ちやすくなるだけでなく、廃棄するリスクも低減できるため、コストの削減などのメリットも享受できるでしょう。
在庫回転率とは、ある一定の期間で在庫がどのくらい回転しているか（循環しているか）を示す指標のことです。
在庫回転率は、個数ベースで求める場合
在庫回転率＝期間中の総出庫数÷期間中の平均在庫数
で計算することができます。ちなみに
「期間中の平均在庫数」は、対象期間の「（期首在庫数+期末在庫数）÷2」
で求めることが可能です。
在庫の回転率が高ければ、効率的に在庫を使用できている状態を示唆しており、逆に低い場合は廃棄リスクや売れ残りのリスクがあることを示しています。また、在庫回転率を把握すれば、顧客のニーズの把握や余剰在庫のコストの削減、販売機会の損失回避などの分析も効率的に行えるため、定期的に確認することがおすすめです。
棚卸しとは、在庫の数量を確認し、帳簿上の在庫数と実数値が一致しているかどうかをチェックする作業のことです。
棚卸しを実施することで、在庫データの信ぴょう性が高まり、適切かつ効率的な在庫管理を実現することができます。また、在庫データが正確になるだけでなく、売れ行き商品や売れ行き不調の商品、各在庫数の適正値などを把握するためにも役立つでしょう。
企業としての資産内容を把握することで、商品の売上や原価、利益なども明確になり、次の経営戦略を検討するなどアクションを起こしやすくなるメリットもあります。
では、在庫管理を行うためには具体的にどのような方法があるのでしょうか。ここでは、在庫管理を行う主な方法である「Excelで管理する方法」「在庫管理システムを導入する方法」について解説します。
Excel（エクセル）とは、Microsoft社が提供する表計算ソフトのことです。入力した数値を計算する機能にたけており、在庫管理にも応用することができます。
Excelを在庫管理に応用する利点は、導入のハードルが低い点が挙げられます。所有しているパソコンに既にイントールされているケースも多く、企業によっては導入費用なしで運用できることもあるでしょう。
また、関数を用いることで一定のカスタマイズも可能で、自社に合わせた項目を追加したり、独自のレイアウトをしたりすることもできます。そのため、簡易的な在庫管理であれば、Excelで間に合うことも多いです。
しかし、Excelは在庫管理に特化したツールではありません。管理する在庫や業務フローによっては、機能性に物足りなさを感じることもあるでしょう。加えて、管理者によるカスタマイズが行われると、運用方法や管理表の使い方が独自のものになり、他の従業員では扱えなくなるという「属人化」に発展するリスクも考えられます。手入力によるヒューマンエラーやリアルタイム更新が難しいという課題も存在するため、これらを加味したうえで導入することが求められます。
在庫管理をさらに効率化するためには、在庫管理システムの導入も手です。システム化によって手作業を大幅に削減し、人的ミスや作業負荷を軽減できれば、在庫管理業務を効率化できます。また、在庫管理システムでは在庫状況がリアルタイムで把握できますので、在庫切れや過剰在庫といった問題の防止にも役立ちます。
在庫管理を最適化するためには、「いつ商品が入ってきて」「いつ商品が出ていくか」という在庫の基本的な流れを把握することが重要ですが、その点では販売管理システムも有効です。商品の仕入れと販売状況をデータ上で管理し、在庫管理に役立てられます。このように在庫管理に役立つITツールを活用することで、作業者の労力を軽減しつつ在庫状況をリアルタイムで把握し、より適切な在庫管理を行うことが可能になります。
在庫管理システムのメリットについて、さらに詳しく解説します。主な導入メリットは以下のとおりです。
ここでは、それぞれの導入メリットについて具体的に解説します。
一般的な在庫管理システムでは、ハンディターミナルなどを活用して在庫データをカウントし、連携したシステム上に登録します。これにより、在庫の入力や転記のミス、カウント漏れなどのヒューマンエラーを削減でき、精度の高い在庫管理を実現することができます。
また、手作業によるカウントよりもスピーディーに行える点もメリットです。アナログ的なカウントよりも短時間かつ高精度に行えるため、従業員の負担軽減や人件費の削減なども期待できます。
在庫管理システムでは、既存の在庫数や入出荷の状況がリアルタイムで更新されます。手作業による在庫入力ならではのタイムラグもなくなり、いつでも正確なデータを把握できる点がメリットです。また、手作業での確認が不要になり、人的なカウントミスの軽減も期待できるでしょう。
在庫管理システムには、在庫の入出荷のデータが蓄積されます。これらのデータを分析することで、顧客のニーズや要望に関する予測が行えるようになり、適切な仕入れや在庫保持がしやすくなります。その結果、余剰在庫を抱えるリスクを低減したり、廃棄するリスクを回避したりすることが可能です。
在庫管理システムの中には、一定の在庫数を下回った場合に通知される機能を持った製品もあります。適切なタイミングで仕入れを行うことが可能になるため、在庫不足・欠品などのリスクを回避しやすくなります。その結果、販売機会の損失を防ぐことが可能です。
また、在庫の大きな変動も察知しやすくなる点もメリットの一つです。需要の変動による在庫数の激減にも対応しやすいですし、在庫変動の傾向から仕入れ数を変更して備えておくといった対応も実現できます。
先述までのメリットを享受できると、在庫管理業務における生産性が向上し、企業の利益率向上も期待できます。
例えば在庫数を正確に把握できれば、不必要な仕入れや製造がなくなり、無駄を省いた業務を遂行しやすくなります。投資するコストが最低限かつ効率的になることで生産性が向上し、結果として利益率向上も期待できるでしょう。
在庫管理システムの導入にはメリットだけでなく、デメリットも存在します。どのような欠点があるかを事前に把握しておくことで、導入の是非を総合的に判断することが可能です。
在庫管理システムは基本的に有料のものが多く、多少なりとも導入コストが発生します。具体的にはソフトウェアのライセンス料やハードウェアの購入費などが挙げられるでしょう。
また導入における事前準備や運用体制の構築などの時間的なコスト、人的コストなども考慮する必要があります。
在庫管理システムを導入したものの、適切に使いこなせなかったり、従来の慣れた管理方法に固執し、形骸化してしまったりなどの懸念も存在します。つまり、システムを導入したからといって、必ずしも成果に結びつくわけではないという点を認識しておくことが大切です。
成果を発揮するためにも、導入の目的を明確化したうえで社内周知させておくことや、システムを使いこなすための人材育成・教育、社内体制の整備といった環境を構築することが求められます。
では、在庫管理システムの導入に失敗しないためには、どのようなことを意識する必要があるのでしょうか。導入するときのポイントとしては、主に以下のような点が挙げられます。
ここでは、それぞれのポイントについて具体的に解説します。
在庫管理システムのタイプは、業種問わずの汎用（はんよう）性が高いもの、業種・業界に特化したものなど、さまざまな製品が存在します。そのため、自社の在庫管理業務に適したシステムを導入することが大切です。
例えば、在庫管理システムによって在庫管理の対象（倉庫または店舗）や管理方法、棚卸し方法が異なるため、自社の商品に適した機能があるのかを事前に確認すると良いでしょう。また、より包括的な管理を行いたい場合は、在庫管理を含む「販売管理システム」の導入を検討することもおすすめです。
販売管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。
従業員によっては既存の在庫管理方法に依存していたり、新システムの導入による負担を感じたりします。そのような従業員の理解を得るためにも、導入の目的を明確にし、事前に共有することが大切です。
その際に経営目線の利点だけでなく、「従業員の負担軽減につながる」などの従業員目線のメリットなども共有すると良いでしょう。事前共有なしでの導入は従業員の不信感にもつながりかねないので、注意してください。
在庫管理システムの導入には、ソフト本体や周辺機器を購入する際の初期費用や保守・サポートなどのランニングコストが発生します。そのため、システム導入または運用におけるコストと、システム導入による効果などを事前にシミュレーションして、コストパフォーマンスが適切なのか把握することが大切です。
製品によっては、無料トライアルサービスを利用できる場合があるので、実際に手で触れてみて確認してみても良いでしょう。
ベンダー（システム販売事業者）のサポート体制の充実度も、在庫管理システムの導入・運用を運用を失敗しないために重要なポイントです。
例えば、導入に際して必要な対応の手助けをしてくれるか、自社の課題点を把握し、適切な製品やオプションを選定してくれるか、運用におけるトラブルにも迅速に対応してもらえるかなどをチェックしておくと安心です。
特に運用中のトラブルは業務に大きな影響を与えかねないので、万が一の事態に備えて、どのような対応をどのくらいの時間で実施するのかなど具体的にヒアリングしておくと良いでしょう。
在庫管理の業務フローは業種や業界によって、細かく異なる場合があります。そのため、可能であれば自社の業界や業種における在庫管理に精通しているベンダーに相談するのがおすすめです。
自社の業界に精通している人であれば、その業界ならではの課題や改善方法などを熟知している場合があり、的確なアドバイスやサービスの提案を受けやすくなります。自社との適性が高いシステムを導入するためにも、同一または類似する業界への導入実績や成功事例などもチェックしてみてください。
適切な在庫管理は、過剰在庫や物流コストの削減、生産性の向上、キャッシュフロー改善など、ビジネスに多くのメリットをもたらします。在庫管理の効率化はツールやシステムの導入によって大幅に向上可能です。
大塚商会の提供する「SMILE」シリーズ「SMILE 販売」は、業種・業界特有の商習慣にも柔軟に対応できる販売・在庫管理システムです。売上・売掛の管理はもちろん、仕入れや在庫の管理までを包括的にサポートします。これにより、「いつ商品が入ってきて」「いつ商品が出ていくか」を把握し、適切な在庫管理を実現可能です。
在庫管理の最適化に取り組む際には、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
記事の監修
株式会社大塚商会 MM本部 業種SIプロモーション部 コンテンツ企画チーム
自社メディア「ERPナビ」を中心に、企業の課題解決に役立つコンテンツを企画・発信しています。
本記事では、販売管理・在庫管理のテーマで、中堅・中小企業、幅広い業種・業界の業務改善に携わってきた現場支援チームと連携し、経営課題の解決や現場の業務効率化など、お客様の事業成長につながる情報をお届けします！