販売管理システムは複数の種類やタイプが存在し、多くの事業者から販売されています。自社に適した製品を選ぶためには、販売管理システムについての理解を深め、丁寧に選定することが大切です。
当記事では、販売管理システムの選び方について解説します。販売管理システムの種類や基本的な選び方・業種別の選び方、選ぶ際のポイントなどをご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
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販売管理システム
販売管理システムの選び方を解説！ システムの種類や選ぶ際のポイントも紹介
目次
販売管理システムとは
販売管理システムとは、販売活動に関連する業務を一元管理するシステムのことです。主に「販売管理機能」「在庫管理機能」「購買管理機能」を搭載しており、細かい機能やデザイン、操作性などは製品によって異なります。
販売管理システムを導入すると正確なデータの自動入力や、管理業務全般の効率化などが期待できるため、人為的なミスの軽減、業務効率化による生産性の向上などにつながります。また、システムの導入によって業務を標準化することも可能なため、特定の担当者しか業務を理解できないような属人化の防止にも有効です。
販売管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しているので併せてご覧ください。
販売管理システムの提供形態・開発方式について
販売管理システムの選び方には、その提供形態や開発方式を考慮する方法があります。システム選定の基本となるポイントなので、この機会にチェックしておきましょう。
提供形態｜クラウド型・オンプレミス型
販売管理システムの提供形態には、主に「クラウド型」「オンプレミス型」の二つがあります。それぞれの形態について、以下で解説します。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上に構築されたシステムを利用するタイプです。 自社のサーバーを用意したり、ソフトウェアをインストールしたりせずに利用できるため、システム運用までの準備に手間や時間がかかりにくい点が特長です。
また、サーバーやシステムの保守・メンテナンスは基本的にベンダーが担当するため、自社の負担を軽減できる点もメリットです。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社内に専用のサーバーを設けて、システム自体を構築し、運用するタイプです。自社の業務内容に合わせたシステムを構築できますが、開発から導入までの対応に手間と時間がかかる点が特長です。
また、 システムの保守・メンテナンスを自社で対応する必要があるため、自社内のリソースを加味した運用体制の整備も求められます。
開発方式｜パッケージ型・スクラッチ開発型
販売管理システムの開発方式には、主に「パッケージ型」「スクラッチ開発型」の二つがあります。それぞれの方式について、以下で解説します。
パッケージ型
パッケージ型とは、システムのベンダー・メーカーによって制作されたシステムを自社サーバーにインストールするタイプです。 システムを開発する手間がかからず、初期費用も抑えやすいのでスムーズに導入し、運用を始められます。
ただし、既にパッケージ化された製品のため、そのカスタマイズ性に物足りなさを感じるケースもあります。加えて、システムの保守・メンテナンスを自社でカバーしなければならない点も留意する必要があるでしょう。
スクラッチ開発型
スクラッチ開発型は、システムそのものを開発する方式です。 自社の業務フローに特化させやすく、カスタマイズの自由度も高いため、理想的なシステムを構築できる魅力があります。
しかし、システムを開発することで導入までに一定の時間を要します。また、開発するための費用を踏まえるとパッケージ型よりも初期費用が高めになる点も注意しなければなりません。
システムの保守・メンテナンスも開発者に依存するリスクがあるため、運用体制の整備を丁寧に行う必要があるでしょう。
販売管理システムの種類・タイプについて
販売管理システムの種類・タイプは、大きく「汎用タイプ」「業種特化タイプ」「小規模タイプ」の三つに分類できます。それぞれの特徴を理解することで、より適切なシステムを選びやすくなります。
汎用タイプ
汎用タイプは、業種・業界問わずに幅広い企業で使用できるように設計されたシステムです。一般的な販売管理業務に必要な機能が搭載されており、特殊な商習慣や独自の業務フローがない企業であれば問題なく運用できるでしょう。
また、汎用タイプの中にはカスタマイズ性・柔軟性に優れている製品もあります。例えば大塚商会が提供する「SMILE 販売」は、マスターや伝票入力画面に独自の項目を追加したり、オリジナルの伝票や集計表を作成したりすることが可能です。
業種特化タイプ
業種特化タイプは、特定の業務または複数の業種向けに設計されたシステムです。
その業種ならではの商習慣や業務フローに特化した機能を有しているため、標準機能のままで実務に適合しやすく、カスタマイズの手間を省ける点がメリットです。なお業種特化タイプの製品は、製造・アパレル・食品・建設・不動産など数多く販売されています。自社の業種・業態向けに開発されたシステムがないか確認してみるのもおすすめです。
小規模タイプ
小規模タイプは、小規模企業または個人事業主向けに設計されたシステムです。
販売管理業務における最低限の機能のみを搭載しており、その機能性や操作性は比較的シンプルに作られている傾向にあります。例えば一般的な販売管理システムには在庫管理機能が備わっていますが、小規模タイプにはそういった機能が非搭載というケースもあります。
機能は限定されていますが、それだけに導入コストを抑えられるため、大規模なシステムが不要な場合の選択肢として適しているでしょう。
販売管理システムの選び方
では、販売管理システムは具体的にどのようなポイントに着目して選ぶべきなのでしょうか。ここでは販売管理システムの選び方について、チェックしておきたいポイントを解説します。
提供形態・開発方式・システムタイプ
先述の通り、販売管理システムは複数の提供形態・開発方式・システムタイプがあります。それぞれ特徴やメリット、デメリットが異なるため、自社に適したものを見極め、製品の候補を絞り込むことが大切です。
例えば、システムの構築や運用保守・メンテナンスを内製化できない場合はクラウド型を選ぶ、業務フローが比較的シンプルで特定業種向けの独自機能より在庫管理・請求管理といった基本機能が一通り揃っていることが重視される際は汎用タイプを選ぶなど、自社の環境や状況に合わせて製品を選んでいくとよいでしょう。
搭載されている機能
販売管理システムに搭載されている基本的な機能は似通っていますが、細かく仕様や使い勝手が異なることがあります。そのため、自社の業務内容やフローに当てはめて、問題なく機能する製品を選びましょう。
例えば、卸売業では取引先ごとの単価設定や受発注の同時処理機能が必要になるケースがあります。また一方、製造業では、販売管理システムの機能単体だけでなく、生産計画との連携が重要になります。
このように、機能名だけを意識するのではなく、自社の業務に合わせた運用が可能なシステムかどうか意識しながら選定していきましょう。
拡張性・カスタマイズ性
業務フローは市場や事業の変化に合わせて変わっていくものです。自社で管理している独自の項目や特定の取引先に合わせた運用など、項目の追加・変更が必要になれば、そのたびに個別カスタマイズが必要になりコストが重なります。そのため、システムの長期的な活用を目指すのであれば、マスターやメニュー項目の変更・追加ができるようなカスタマイズ性の高いシステムを採用しておくと安心です。
また、拡張性・カスタマイズ性の優れたシステムであれば、個別で掛かっていた作業や不要なプロセスを削減し、業務フローをスリム化できるというメリットもあります。
既存システムと連携性
販売管理システムを選ぶうえで、既存システムとの連携性もチェックしておきたいポイントです。
ほかの業務システムとの連携が可能であれば、社内に蓄積されたデータを有効活用できるだけでなく、他部署・部門間とのデータの共有、データの二重入力の手間削減などのメリットを受けられます。また、他社サービスとのデータ連携や取引先間でのデータ連携などを導入することで、さらなる効率化も実現できます。
導入前後のサポート体制
システムの販売事業者のサポート体制は円滑な導入、安定した運用に欠かせない要素です。
例えば導入前であれば、導入目的や課題に対するヒアリングやアドバイスを丁寧に行ってくれるか、システム本稼働前の準備として、設定方法や操作レクチャーなどがあるかを確認しておくとよいでしょう。
また、導入後のサポートであれば、システム運用時のトラブルや不具合に対するサポート体制の有無を確認しましょう。 特に運用中のトラブル・不具合に対するサポートの充実度は、業務進行に影響しかねない重要なポイントです。
複数社のシステムを比較検討するのであれば、ヒアリングの段階で確認しておくことをおすすめします。
【業種別】販売管理システムの選び方
続いては、業種別の販売管理システムの選び方について解説します。自社に該当する業種がある場合は、先述の選び方に加えてチェックしてみてください。
製造業の場合
製造業の場合は、 販売管理システム単体ではなく、在庫管理や生産管理システムと連携できる機能が備わっているか確認する必要があります。なかでも、在庫管理に関しては注意が必要です。なぜなら販売管理システムの一般的な考えは卸売業向けであり、仕入れるモノと販売するモノが同じ「商品」を想定しているからです。
製造業の場合、仕入れるモノと販売するモノが異なり、その間に「製造」という作業が介在します。製造において品質や原価、納期の最適化などが求められるため、製造にかかわる各種帳票が自動発行できるなど柔軟性の高い機能が求められるでしょう。
卸売業の場合
卸売業は、製造業と小売業の仲介に位置する業種です。そのため、リアルタイムで情報を把握できる在庫管理機能や、スピーディな出荷対応を正確に行えるような機能が求められます。また、取引先の数も多くなる傾向にあるため、効率的な顧客管理が実現できる製品だと安心です。
卸売業は食品・機械・化学製品・金属や鋼材など扱う商品ごとに特有の商習慣があるケースもあります。例えば、商品の内訳が多岐にわたるような商品を扱うパターンでは、材質や色、採寸などの内訳ごとの在庫管理が行えたり、他社にある自社在庫や自社にある他社在庫などの管理も必要なケースでは、委託・受託や預け・預かりといった在庫形態にも対応できたりするシステムを選ぶようにしましょう。
このように、卸売業と一括りにするのではなく、自社の業種・業態の商習慣にも対応できるシステムかどうかベンダーにしっかりヒアリングをすることが大切です。
小売業の場合
小売業の場合は、一般的な管理業務に関する機能だけでなく、販売データの蓄積・分析も重要になります。そのため、販売管理の機能に加えて、売上管理の機能性やPOSシステムとの連携性が優れている製品をチェックするとよいでしょう。加えて、売上動向などの分析機能の精度が高いと売上予測や販売戦略を考案しやすくなるため、チェックしておくのがおすすめです。
建設業の場合
建設業の場合は、一般的な小売業や製造業とは異なり、案件ごとの管理が重要であり、長期にわたるプロジェクトや多くの取引先との関係があるため、販売管理システムに求められる機能も独自の要素が多いです。
例えば、建設・設備業特有の階層型の見積書が作成できるか、見積りの段階での事前原価を把握し粗利予測を見立てた受注を行えるかなど、プロジェクトごとの原価管理、収支実績の把握が可能なシステムを検討しましょう。
サービス業の場合
サービス業では、有形商品を取り扱う業界とは異なり、広告業やソフトウェア開発、コンサルティング業など形のない商品（無形商材）を取り扱うことが多く、案件・プロジェクト単位の業務に対応したシステム選びが重要です。
原価に該当する工数入力が案件別・社員別に自動集計されるか、受注残や見込み案件を含めた着地予測を把握できるかなど、案件・プロジェクト型の業務に個別対応した機能があるとよいでしょう。
販売管理システムの導入に失敗しないためのポイント
販売管理システムの選び方に加えて、導入に失敗しないためのポイントを押さえておくと、より自社適性の高い製品を選ぶことができます。以下に紹介するポイントをシステム選定の際に参考にしてみてください。
導入目的を明確にする
システム導入の背景には、経営課題の解決やさらなる事業成長という目指すべき目的があります。システムを導入する目的を明確にしておかないと、自社に最適な製品を選べないリスクが高まります。例えば、抱えている経営課題の解決に必要のない機能が備わっていたり、逆に本来必要な機能がなかったりなどの問題が生じると、伝票の入力や発行は容易になったが、結果的に会社の売上や利益には何一つ改善がなかったという事態が生じる場合も考えられるしょう。
そのため、 システムを選ぶ前に「システム導入にはどのような目的があり、どのような成果を得て、どのような環境を構築したいか」などを具体的かつ明確にしておきましょう。特に社長などの経営陣が求める導入目的を明確にし、実際の利用者である従業員にあらかじめ周知をしておかないと、経営の方向性と従業員の意識との間にズレが生じてしまうため注意が必要です。販売管理システムは会社の基幹業務を支える重要な役割であるため、「導入目的の明確化」がもっとも重要だといえるでしょう。
複数の販売管理システムを比較する
導入目的を明確にしたうえで、それを達成できそうなシステムを複数選定し、比較・検討しましょう。しかしながら、機能の多さやUI、価格面での○×だけで優劣をつけるのは注意が必要です。経営課題の解決や事業拡大など、導入するにあたり明確化した目的を達成できることを大前提とし、比較することが必要です。
そのため、経営陣と従業員が一体となり、全社または部署横断型のプロジェクトと捉え、自社に合ったシステムを選定するとよいでしょう。そのうえで、先述の「販売システムの選び方」で紹介した内容をメインに比較すると、より自社適正の高い製品を選びやすくなります。
導入前後のサポート体制が充実しているか確認する
システムの導入前後のサポート体制が充実しているかどうかも、システム選びの大切なポイントです。例えば導入前後のサポートには、以下のようなものが挙げられます。
- 導入前のサポート
- ベンダーによる課題や悩みのヒアリング
- ヒアリングをもとにした適切な製品、サービスの提案
- 設定方法や操作のレクチャー、質疑応答 など
- 導入後のサポート
- 運用中のトラブル、不具合への迅速な対応
- サービスに対する問い合わせや相談受付
細かいサポート内容はベンダーによって異なるため、製品の情報と合わせて確認しておきましょう。また、サポートの有無を確認するだけでなく、具体的なサポート方法や対応可能な時間帯など丁寧に聞いておくと安心です。
これらのようなサポート体制の充実度は適切な販売管理システム選びだけでなく、スムーズな導入、安心の運用体制の構築にもつながります。
無料トライアルを活用し、運用イメージを確かめる
販売管理システムの中には、無料で製品を使用できる「無料トライアル」を用意している場合があります。資料や担当者による説明では伝わりづらい操作感を実際に体験できるため、運用イメージを確認するためにも積極的に活用しましょう。
また、トライアル中は、販売事業者の担当営業や専任スタッフから、より具体的な活用方法やアドバイスをもらうことも、そのシステムの運用のイメージを最大限把握するうえで非常に重要です。現場担当者に試用を依頼し、奇譚（きたん）のない意見をもらいながら、目的に合致したシステムの利用イメージを確かめましょう。
業界への理解が深く、導入実績が豊富なベンダーに相談する
自社の業界・業種への理解が深いベンダーであれば、業務フローや課題の傾向を把握しているため、課題解決に向けた製品を提案してもらいやすくなります。「どれだけ自社の業種・業界に精通しているか」がポイントになってくるので、情報収集やヒアリング段階で、製品サービスの魅力だけでなく、自社の業務フローや課題に対する認識もチェックしておくとよいでしょう。
業界への理解が深いベンダーを探す際には、公式Webサイトなどから導入事例や同業種のお客様の実際の声を事前にチェックしてみるとよいでしょう。同一の業界への導入実績が豊富であれば、同業他社での開発事例を流用できるケースもあるため、最短距離で成果を得られる可能性が高まります。
【販売管理システムの導入事例】西日本ミシン販売株式会社｜卸売・小売業
大塚商会が提供する「SMILE 販売」を導入し、販売管理業務の効率化を実現させた企業は大変多くいます。中でも、「西日本ミシン販売株式会社」における当製品の導入は販売管理に加えて、会計・人事給与などの他モジュールまで連携させた基幹刷新の事例です。
導入の背景
「西日本ミシン販売株式会社」は、ミシンおよび関連製品の卸売り、直接販売を主な事業とする企業です。大型家電量販店の台頭やインターネット販売の普及に伴い、販売方法を店舗販売からインターネット販売に切り替えた背景がありました。
しかし、ビジネス形態の変化に従来のシステムでは対応できないだけでなく、システムの老朽化による不具合・大量商品登録の手間などが課題でした。従来システムのサポート期限も迫っていたこともあり、基幹刷新を求めて大塚商会に相談。
解決策と導入効果
大塚商会がご提案したのは、販売管理システムを含む基幹業務システム「SMILE」シリーズです。「SMILE」シリーズを導入することで販売管理や会計管理、人事給与管理システムの連携だけでなく、物流管理・勤怠管理といった各種デジタルツールとも連携し、業務全体の効率化や各種工程における大幅な工数の削減を実現しました。
お客様の声
「西日本ミシン販売株式会社」からは以下のようなお声をいただいています。
- 法人卸やインターネット販売の大量受注にも効率良く対応できるようなった
- 外部サービスとの連携により、年間の出荷ミスがゼロになった
- 経費精算、勤怠管理システムとの連携により、経費精算申請、承認者や経理の確認、システムへの入力などに掛かっていた時間と手間が大幅に短縮した
- 大塚商会さんの、私たちが解決したい問題を理解し、適切な提案を行ってくれた点を評価した
- 「他社ではこんな解決方法を採用しています」といった、豊富な経験に基づいた具体例を提示してくれることにも、頼もしさを感じた
大塚商会では、そのほかにも販売管理システムの導入事例をご紹介しています。システムを導入して、具体的にどのような成果や効果を得られるかを実例を基に紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
販売管理システムの選び方は、まず、導入目的を明確にしたうえで、その目的を達成できるような製品選びが最も重要です。また、自社に合った提供形態・開発方式・システムタイプなどから、製品をピックアップし、比較・検討することで自社適正の高い製品を選ぶことができます。
ぜひ当記事で紹介した販売管理システムの選び方や、失敗しないためのポイントを参考に自社の目的を達成するための製品を選んでみてください。
大塚商会は、オフコン時代から45年以上、市場の変化に強い販売管理システムを追求してまいりました。業種特有の業務フローや課題を熟知した専任担当がおり、各業種の成功事例もご紹介させていただきながら、お客様の意思決定をサポートさせていただきます。
また、大塚商会が提供する販売管理システム「SMILE 販売」は、多様な商習慣に対応する標準機能と、柔軟性の高い拡張機能でお客様のニーズに合わせた運用が可能です。導入実績も多数ございますので、販売管理システムの導入をご検討のお客様は、お問い合わせ窓口から、ぜひお気軽にお問い合わせください。
記事の監修
株式会社大塚商会 MM本部 業種SIプロモーション部 コンテンツ企画チーム
自社メディア「ERPナビ」を中心に、企業の課題解決に役立つコンテンツを企画・発信しています。
本記事では、販売管理・在庫管理のテーマで、中堅・中小企業、幅広い業種・業界の業務改善に携わってきた現場支援チームと連携し、経営課題の解決や現場の業務効率化など、お客様の事業成長につながる情報をお届けします！