請求管理とは？システム導入のメリット・選定ポイントについて解説

請求管理業務は、企業の財政に直結する重要な業務です。しかし、請求管理業務は煩雑であり、なおかつ業務量も多いため、ヒューマンエラーが発生することも多々ある業務になります。このような課題を解決したいと考えているのなら、請求管理システムの導入がおすすめです。本記事では、請求管理の概要をはじめ、システムの導入メリットや選定ポイントなどを解説します。

請求管理とは？

請求管理とは、取引発生から代金を支払ってもらうまでの流れを指します。取引の日時や金額などの記録から請求書を発行し、取引先に送付して支払いを求めます。

適切に請求管理を行っていないと、請求書の送付漏れなどが発生し、入金予定日に支払いをしてもらえないといった事態にも発展しかねません。組織の財政に大きな影響を及ぼすため、慎重かつ正確な管理が求められます。

請求管理の流れ

請求管理は、請求内容の確定→請求書作成→請求書送付→入金確認の流れで進めるのが一般的です。

【Step1】顧客への請求内容を確定させる

請求内容を確定させる作業を「締め」と呼びます。企業の場合、毎月5日や10日など、締め日が定められているケースが一般的です。先月の締め日から今月の締め日までの間に発生した取引を集計し、請求内容と金額を確定させましょう。

なお、締めが発生しない取引形態もあります。取引が発生するたびに請求を行う、都度請求の場合には締めが発生しません。

【Step2】請求書の作成

請求内容や金額が確定したら、自社や取引先の書式にのっとって請求書を作成し、発行します。請求書に記載する内容は、企業によって多少違いはあるものの、一般的には請求金額と自社の企業情報、請求先情報、明細、支払期日、振込先口座などを盛り込みます。

取引先の数が多く、毎月何通もの請求書を発行しなくてはならない場合は、テンプレートの利用が便利です。優れた請求書のテンプレートを無料公開しているWebサイトもありますので、活用してみましょう。

【Step3】請求書の送付

紙の請求書でやり取りしているのなら、発行した後、封書にしたため、取引先へ郵送しましょう。ただし、封入する前に請求書の内容や金額を再度確認します。

間違いがなければ封入し、取引先の締め日に間に合うよう送付しましょう。請求書の電子データを送る場合には原本の要・不要を確認し、その時々に合わせて対応します。

【Step4】入金確認

支払日当日に、指定した金融機関の口座へ入金されているかどうかを確認します。振り込みをした相手企業の名称や金額を確認し、もし名義などに誤りがあったり、入金されていなかったりする場合は取引先へ連絡しなくてはなりません。

請求管理システムを導入する五つのメリット

請求管理システムは、請求管理をより効率的に行えるシステムです。請求業務の効率化を図れるほか、ヒューマンエラーも防止でき、ペーパーレス化の促進にもつながります。

請求業務の効率化

請求管理システムを導入する大きなメリットとして、請求業務の効率化が挙げられます。請求管理システムに取引先や、よく使う品目をマスター登録しておくと、見積書や請求書を作成する際に自動的に表示されるため、効率的に書類作成が可能です。

また、毎月の請求額が変わらないのなら、金額の登録によって自動的に毎月請求書を発行・送付できます。

誤請求・請求漏れの防止

請求管理業務でよく起こりがちなのが、誤請求や請求漏れです。人力で集計や請求書の作成を行っているケースでは、こうしたヒューマンエラーの発生も念頭におく必要があります。

誤請求は企業としての信頼を失いかねない行為であるため、注意が必要です。請求漏れに関しては、本来入金されるはずだった日にお金が入ってこないため、資金繰りの悪化を招くリスクも否めません。

その点、請求管理システムで請求管理を自動化することで、誤請求や請求漏れなどを防げます。請求管理システムでは、あらかじめ登録してあった取引先名や品目などを自動入力できるため、ヒューマンエラーの防止が可能です。請求漏れを防ぐ機能を実装した製品が多くあることから、請求漏れリスクも回避できます。

社内・チーム内で請求管理を共有化

請求管理システムを導入すると、オンラインで情報のやり取りを行えます。請求情報も社内や部署内で共有できるため、認識のずれをなくせるほか、より効率的に業務を遂行できます。

例えば、経理が作成した請求書をオンラインで営業部門の担当者と共有する、といったことも可能になるため、余計な手間を省いた効率的な業務の遂行が実現します。

ペーパーレス化

請求管理システムを導入し、請求書の発行から送付まで電子データで行えるのなら、ペーパーレス化の実現に近づきます。クラウドストレージやワークフローシステムなども併せて導入し、環境と体制を整えれば、リモートワークや在宅勤務への対応も可能です。

ペーパーレス化は、SDGsの観点からも意義のある取り組みです。ペーパーレス化に取り組み、紙の使用を減らせば地球環境に配慮できます。SDGsへの取り組みに積極的な企業とアピールすることでイメージアップを図れるため、ブランディングや採用力の強化にもつながります。

コスト削減

請求管理システムを導入すると請求業務を効率化できるため、人件費も削減できます。請求管理に割いていたリソースをより必要な業務に充てることができるようになるので、長い視点での組織力強化も期待できます。

さらに請求書の発行や送付にかかるコストも削減できます。請求書を電子データでやり取りできるのなら、わざわざ紙に印刷する必要がなく、郵送費も不要です。

請求管理システム｜三つの選定ポイント

さまざまなベンダーから請求管理システムは提供されています。自社にマッチしたシステムを選定できるよう、ポイントを押さえておきましょう。

1. 自社の改善したい業務範囲をカバーしているか

製品によって実装されている機能は異なります。機能が違えばできることも違ってくるため、自社の改善したい業務範囲をカバーできるだけの機能を備えているか確認しましょう。トライアルが利用できるシステムなら、導入前に機能や操作性などをチェックできるため安心です。

2. 既存システム・他システムとの連携が可能か

既存システムや他システムとの連携が可能なシステムなら、より便利な使い方ができます。例えば、受発注システムと連携できるものであれば、受注情報をそのまま請求情報へ自動的に反映させられ便利です。受注情報を請求管理へひも付けられると、ヒューマンエラーを回避しつつ、さらなる業務の効率化につながります。

3. 新しい法律や税制へ対応しているか

経理業務に関する法律は頻繁に見直されています。例えば、電子帳簿保存法の改正によって、2024年1月からは電子取引関連データの保存が義務づけられます。また、2023年10月からインボイス制度もスタートしているため、新たな税制や改正された法律などに対応しているかどうかを確認しましょう。

請求管理なら「SMILE」

「SMILE」は売上や売掛、仕入れ、買掛、在庫管理までトータルマネジメントが可能な請求管理ツールです。マスターや伝票を自社の取引にマッチするようカスタマイズでき、多角的なデータ分析にも対応しています。

グループウェアとの連携が可能であるほか、予定した時間に処理を実行できる業務予定機能など、業務効率化に便利な機能が数多く実装されている点が特長です。2023年10月から始まったインボイス制度にも対応しています。無料で利用できる体験版が用意されており、30日間試用できるため、機能や操作性を慎重にチェックしたうえで検討できます。

まとめ

請求管理システムの導入によって、請求業務の効率化を図れるほか、担当者の負担軽減やコストダウン、ヒューマンエラーの防止など、さまざまなメリットを得られます。システムを選定する際には、自社の業務範囲をカバー可能な機能が実装されているか、既存システムとの連携ができるか、新たな税制や法律に対応しているかなどをチェックしましょう。無料で試用可能なシステムなら、操作性も確認できるためおすすめです。