仕入管理とは？目的・業務の流れと、管理システムの選び方

特に卸販売などを営む企業にとって、仕入管理は非常に重要な業務です。一方で、ヒューマンエラーや非効率なやり方に悩む企業も少なくありません。この記事では、そうした企業のご担当者様に向けて、まず仕入管理のよくある課題を共有します。また、課題解決に向けた方法として、どのようなシステムを導入すればよいのか、注目すべきポイントも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

仕入管理とは

仕入管理とは、その名のとおり、仕入れにまつわる一連の流れを管理する業務を指します。具体的には、仕入先から届いた商品や材料、部品を発注したデータと照合し、検品することなどが挙げられます。

特に卸の小売業などでは、商品の仕入れは欠かせません。製造業でも原材料や部品などを仕入れて製造し、販売しています。

では、なぜ販売業などの企業にとって、仕入管理は重要なのでしょうか。次のセクションでは、目的や具体的にどのような業務なのかについて解説します。

仕入管理の目的

仕入管理は、販売などにかかわる業種や企業のビジネスにとって不可欠なものです。もし仕入管理が行き届いていなければ、適切に発注や仕入れができず、販売や製造が滞ってしまう原因になります。

一方、仕入管理が適切にできていれば、適切な在庫を維持することができます。つまり、企業にとって利益の最大化が可能です。

仕入管理業務の流れ

仕入管理業務の流れは大きく四つの工程がある

仕入管理業務の流れは、大きく四つの工程に分けられます。ここでは、仕入管理業務における各工程を簡単に紹介します。どのように進めればよいのかとお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

1. 契約と発注

初めて取引する相手の場合は、まず見積りを取ったうえで契約が必要です。見積書は内容を精査し、自社の要望がクリアできるかどうか、予算は問題ないかなどを確認しましょう。

取引の体制が整った後は、仕入先に対して欲しい商品などを注文します。発注業務の担当者は、継続的なものでなければ注文書を作成し、書面で送付することが一般的です。注文書には、発注日や納入場所、納期などを忘れずに記入しましょう。

2. 入庫・検収

入庫とは、仕入先へ発注した商品などが、自社倉庫などに届くことをいいます。また検収業務は、発注した品質や数量などと、実際に入荷した商品とで相違がないかをチェックすることです。問題ない場合は、押印した受領証や検収報告書などを作成し、仕入先へ渡しましょう。

ただ、発注したものは自社倉庫ではなく顧客に直送されることもあります。この場合、仕入は行いますが、倉庫の在庫に影響が出ない運用となるため、システム上での取り扱いには注意が必要です。

3. 帳簿の処理

部品や商品などを仕入れた場合は、取引の詳細を帳簿に残しておかなければなりません。

まず、仕入伝票を作成します。これは、適切に入荷されたことを経理担当者へ報告するためのものです。報告を受けた経理担当者は、仕入取引について仕訳すると共に、商品ごとの棚卸資産などの管理をします。

4. 支払い

最後の工程は、代金の支払いです。支払方法はケースによるものの、スケジュールを確認したうえで支払予定表を作成すると、抜け漏れなどのミスを防げます。

単発での契約では、その都度、仕入れ先から指定された銀行口座へ代金を振り込む方法が一般的です。一方、継続契約の場合、一定の取引期間を集計して振り込むことがよくあります。

支払いが完了すれば出金伝票に記帳したうえで、リストから消し込んでいきます。

仕入管理の課題と、改善策としての「システム導入」

特に製造業や販売業にとって仕入管理は欠かせない業務ではあるものの、次のような課題が発生しがちです。

まず、手作業で管理していると、どうしてもヒューマンエラーやミスが発生しやすくなります。また、業務が属人化することで、効率が悪化しやすくもなります。異動や退職などで担当者の入れ替わりがあったとき、ほかの誰も管理方法を知らない場合は、業務が一時的に停滞してしまいかねません。

それらの課題をクリアするためには、お金や商品の流れを管理できるシステムの導入がおすすめです。システム導入によって、仕入にまつわるデータを自動的に一元管理し、チェック体制を強化できます。

仕入管理システムの選び方

仕入管理システムを選ぶ際の三つのポイント

仕入管理の課題解決へ向け、システムの導入を検討する場合には、コストパフォーマンスを考慮しなければなりません。最大の効果を発揮させるためには、自社に合ったシステムを選定することが何より重要です。ここでは、仕入管理システムを選ぶ際のポイントを三つ紹介します。

自社に必要な機能がそろっているか

システムを導入する目的をあらためて確認したうえで、課題解決のために必要な機能が全て盛り込まれているかどうかを確認しましょう。

システムには幾つかのタイプがあります。汎用（はんよう）的な販売管理パッケージソフトであれば、仕入～在庫・売上管理まで行えます。製造業やアパレル業といった、業界に特化したパッケージも、その業界特有の業務にも対応できるでしょう。
もし自社業務がパッケージで対応できない場合は、カスタマイズするケースもあります。

ただ、一般的に高機能なシステムは高額になりがちです。利用する業務範囲を見極め、本当に必要な機能を取捨選択するようにしましょう。

提供形態（オンプレミス型・クラウド型）が自社に合っているか

システム構築の種類としては、いわゆる「オンプレミス型」と呼ばれる環境を自社で構築する形態と、インターネット環境による「クラウド型」とに分けられます。

オンプレミス型は自社独自の仕様にカスタマイズしやすいのが特長です。また、クラウドと異なりインターネットを介さないため動作が軽く、業務をよりスムーズに進められます。ただ、システム構築による初期コストの負担が大きくなる点は注意しなければなりません。

一方、クラウド型はインターネット環境があれば比較的すぐに使えるほか、初期コストを抑えられるのもメリットです。反面、月額利用料など運用コストがかかるため、注意が必要です。

オンプレミス型、クラウド型それぞれにメリットやデメリットがあるため、自社に合っているものを選びましょう。

操作性は優れているか

業務効率化の観点から、システムの操作性も見逃せないポイントです。どれほど素晴らしいシステムでも、担当者が使いにくければ宝の持ち腐れになってしまいます。併せて、売上と仕入の同時処理が可能など、帳簿付けを効率化する機能があるとより安心です。

仕入管理も効率化できる「SMILE 販売」

仕入管理をうまく効率化したいなら、大塚商会が提供する販売管理システム「SMILE 販売」がおすすめです。

仕入管理を含む販売・購買業務全般の一元管理が可能で、正確な支払処理をサポートする機能も搭載しています。会計や人事、ワークフロー、ドキュメント管理などの機能と連携させることで、自社にぴったり合ったシステム構築を実現できるのもポイントです。入力支援機能や受発注同時処理などのサポート機能も充実しており、操作性が良く、業務をスムーズに支援します。

仕入管理の方法を見直す際は、効率化が重要なキーワードとなります。自社導入後の運用もイメージしながら、システム選定を行うようにしましょう。

まとめ

仕入管理は重要な業務であるものの、人の手で行っているとミスが発生したり、非効率になったりしがちです。その点、「SMILE 販売」のようなシステムを導入することで、自社に必要な機能を取捨選択しながら、業務効率化を実現できます。操作性に優れ、導入後のサポートも充実しているため、安心して運用可能です。仕入管理でお悩みの際は、ぜひ導入をご検討ください。