出荷管理とは？アパレルでよくある課題と、出荷業務効率化のコツ

アパレル業界では取り扱うアイテムの多さなど、業界特有の事情もあり、その出荷管理にはミスやトラブルが起きやすい傾向にあります。本記事では、出荷管理の基本知識をはじめ、アパレル業界における出荷管理の業務フローや、業界特有の課題について解説します。出荷管理を効率化するITシステムや、おすすめのアパレル向けソリューションも併せて紹介します。

出荷管理とは？

出荷管理とは、注文を受けた商品が正しく出荷・納品されるように管理する業務です。生産施設から販売先へ商品が正確かつ効率的に届けられるようにするため、出荷プロセス全体を管理します。

出荷管理がうまくいかないと、誤出荷や在庫の過不足などが生じ、機会損失や顧客からの信頼低下などの不利益につながりかねません。そのため、適切な出荷管理の実施は非常に重要です。

出荷管理の目的

出荷管理には、主に以下の三つの目的があります。

正確な売上予測の実現

適切に出荷管理を行うことで、正確な売上の計上および予測がしやすくなります。これによって、今後の収支や在庫量なども見通しが立ちやすくなり、より的確な経営戦略を構築可能です。

生産性の維持・向上

出荷プロセスを効率化して、生産性を向上させることも大きな目的です。出荷の工程やスケジュールの管理、在庫量の最適化をすることで、無駄な時間やコスト、欠品による機会損失などのリスクを防ぎ、利益の最大化につながります。

スムーズな顧客対応の実施

出荷管理は、顧客満足度の向上に重要です。誤配や遅延などの不手際を減らし、迅速かつ正確な出荷を実現することで、顧客からの信頼度を上げて、リピート購入や新規顧客の獲得を促進できます。

アパレル業界における主な業務フロー

アパレル業界における出荷管理業務は、大きく以下の3つのステップで実施されます。

【ステップ1】出荷指示書や納品書などの作成

受注が確定した後、出荷する商品の種類、数量、納期などを確認し、出荷指示書を作成します。これは、どの商品をいつ、どこに出荷するかを明確にするうえで重要です。納品書や受領書などの必要書類は、この段階で準備します。

【ステップ2】顧客への出荷・納品

必要書類と商品が準備できたら、顧客への出荷・納品を行います。この際、納品書や受領書の内容と、実際の納品内容が一致しているかの確認が必要です。適切な梱包（こんぽう）やラベリングを行い、商品を安全に顧客へ届けます。

【ステップ3】売上伝票の作成・取引の記帳

商品が無事に納品されたことを確認した後、伝票を作成し、経理処理を行います。これによって、売上の正確な計上と在庫の更新が可能になります。

【アパレル】出荷管理業務のよくある4つの課題

アパレル業界の出荷管理業務においては、特に在庫状況の把握の難しさや、事務作業の煩雑さによって、以下のような課題が起きる傾向にあります。

在庫状況が適切に把握できない

出荷管理では、在庫状況をリアルタイムで把握できていないことによりトラブルが発生することがあります。特にアパレル業界では、取り扱うアイテム数やサイズ・カラーなどのバリエーションが豊富であり、これが在庫管理の難易度を高めています。また、季節やトレンドの影響が強いことも在庫管理を複雑にしている一因です。在庫状況が正確に把握できていないと、欠品や余剰在庫などが発生しやすくなります。

注文の追加やキャンセルへの対応が煩雑

追加注文やキャンセルへの対応も課題です。注文内容に変更があった際、出荷に関連する部門への情報共有が遅れると、誤出荷や出荷遅延、欠品などのトラブルに発展するリスクが高まります。またアパレル業では、ほかの業界に比べて返品リスクが高い傾向にあり、さらに業務を煩雑にします。

手作業によるミスや誤出荷が起きやすい

アパレル業界では、在庫管理や受注管理を含めて、出荷管理に関する業務をExcelなどを使用して手作業で行っていることが少なくありません。こうした手作業に依存した方法では、在庫状況や受発注の状況、輸送の進行状況などをリアルタイムで把握することが困難になります。似通ったデザインやバリエーション違いの商品の混同などが起きる可能性もあります。特に複数店舗を運営している場合や、商品の動きが激しい繁忙期には、このような情報の遅れや不正確さが誤出荷などのトラブルにつながりやすくなります。

問い合わせへのスピーディーな対応が難しい

スムーズな出荷業務を実現するには、部門間の情報共有や連携が不可欠です。しかし、前述のように手作業に依存したフローでは、これらの連携がうまくいかず、結果として顧客からの問い合わせへ迅速に対応することが難しくなります。顧客が出荷状況や商品の配送時期について問い合わせた際、即座に正確な情報を提供できないと、顧客満足度の低下や機会損失につながるリスクがあります。

出荷管理業務の効率化は「システム化」がカギ

上記のような課題を克服し、出荷管理を効率化するには、アパレル業界特有の商取引に対応した出荷管理システムの導入がおすすめです。以下では、出荷管理システムの概要や選び方を解説します。

出荷管理システムとは？

出荷管理システムとは、出荷管理業務の効率的な実施をサポートするITシステムです。出荷管理システムを導入することで、主に以下のような効果を期待できます。

（1）在庫状況をリアルタイムに把握

出荷管理システムは、ハンディターミナルなどとデータ連携することで、在庫状況のリアルタイムな更新・把握を可能にします。

（2）出荷管理業務の自動化

出荷管理システムは、出荷指示書や納品書、送り状の作成など、出荷に関わるさまざまな業務を自動化します。

（3）バーコードによる商品管理や検品

商品や送り状にバーコードなどを付与し、ロケーション管理や検品作業を効率化します。これによって、在庫状況の正確な把握や誤出荷の防止などが可能です。

（4）受注管理システムとの連携によるデータの自動同期

受注管理システムと連携し、受注情報と出荷情報をリアルタイムで同期できます。これによって、追加注文やキャンセルなどに迅速に対応できます。

（5）顧客情報の一元管理

各顧客の連絡先や注文履歴、問い合わせ履歴などの一元管理が可能です。これによって、顧客対応の品質を向上できます。

このように出荷管理システムは、それまで手作業で行われていた出荷管理業務の自動化・効率化を実現します。

出荷管理システムの選び方

出荷管理システムの選定にあたっては、自社の課題解決に役立つ機能を持ったシステムを選ぶことが重要です。特にアパレル業界の場合、在庫管理の煩雑さなど、業界特有の問題に対応できるかが鍵となります。

さらに受注管理や在庫管理はもちろん、顧客管理や売上管理、発注・仕入管理など、多様なシステムと連携できるかどうかもポイントです。このように拡張性の高いシステムを選ぶことで、出荷管理に限らず、企業全体の管理業務の効率化が期待できます。

出荷管理の課題を解決！アパレル向け基幹業務システム「ApaRevo」

アパレル業界における出荷管理の課題を解決するためには、大塚商会の提供するアパレル向け基幹業務システム「ApaRevo」がおすすめです。

「ApaRevo」を導入することで、色やサイズ別の在庫状況を一目でリアルタイムに把握できるようになります。倉庫や店舗、委託先ごとの在庫情報も一元化されるため、在庫の過剰や不足を防ぎ、適切な在庫レベルを維持できます。また、ハンディターミナルを活用することで、出荷作業や在庫移動などの業務効率化や、手作業によるミスの低減も可能です。

さらに、POSレジや会計システムなどと連携できるので、売上管理や財務管理など、企業運営に必要なさまざまな管理業務を一元化できます。連携ソリューションを活用することで、ECサイトと実店舗間のデータ連携を行えるのも魅力的な点です。

以下の記事では各課題と解決策を解説しています。

誤出荷を防ぎたい

商品の出荷配分を効率化したい

まとめ

適切な出荷管理の実施は、誤配送や欠品などのリスクを防ぎ、顧客の元へ迅速かつ正確に商品を届けるために欠かせません。しかし、アパレル業界では、在庫管理の煩雑さや手作業に頼った業務プロセスなどが原因で、正確な出荷管理には課題があります。アパレル向けのソリューション「ApaRevo」は、こうしたアパレル業界ならではの課題の解決に大きく貢献します。出荷管理業務の効率化や顧客満足度の向上を実現するために、ぜひ導入をご検討ください。