請求書を電子化することは、経理業務の負担軽減といった労働環境の改善だけでなく、紙の使用量削減の観点でSDGsへの取り組みなどの企業の社会的責任の観点からも非常に重要です。しかし、従来のアナログの方法が根強く浸透している場合、電子化への移行が困難なケースも多いでしょう。
本記事では、請求書の電子化について詳しく解説します。電子化するメリットや注意点、電子化に役立つおすすめのシステムなどを解説しているので、請求書の電子化にお悩みの際はぜひご参考ください。
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販売管理システム請求書の電子化とは？ メリットや注意点、おすすめのシステムなどを解説
2026年 1月23日公開
目次
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請求書の電子化とは
請求書の電子化とは、従来の紙で発行・受領していた請求書を電子データへ置き換え、オンラインでやり取りすること、またはその仕組みを指します。具体的には、請求書をPDF化してメールで送付したり、専用の請求書発行サービスを利用してデータとして受け渡したりする方法が一般的です。
こうした電子化された請求書は、「電子請求書」「電子インボイス」「Web請求書」などと呼ばれています。また、よく似た言葉に「デジタルインボイス」がありますが、こちらはコンピューターが処理しやすいように構造化された電子データを意味するもので、厳密には意味合いが異なる点に注意が必要です。
デジタルインボイスについては、以下の記事でも解説しているので、合わせてお役立てください。
請求書の電子化が求められている背景
請求書の電子化が求められている背景には、主に以下のような点が関係しています。
| 電子化が求められている背景 | 概要 |
|---|---|
| SDGsへの取り組みの一環 | ペーパーレス化による環境負荷の軽減が企業の社会的責任で多くの企業で重視されており、その取り組みの一環として紙の請求書を電子データへ置き換える動きが広がっている |
| 経理業務の効率化・担当者の負担軽減 | 電子化によって、これまで紙の請求書で必要だった印刷・封入・郵送といった作業が不要となり、処理スピードの向上やコスト削減が期待できる |
| デジタルインボイス活用の推進 | 2025年度の税制改正も含め、デジタルインボイスなどの電子データを活用し、帳簿や会計システムと連携する仕組みの整備が進められている。事業者において請求書の送受信だけでなく、請求データの入力作業や計算処理などの後続業務の効率化も期待されている |
| 電子請求書の発行・受領を求める取引先への対応 | 企業全体で電子化が加速する中、「紙ではなく電子データで受け取りたい」という要望が増えることが想定される。電子帳簿保存法では、電子取引の請求書を電子データのまま保存することが義務付けられているため、電子データを適切に保管・管理する仕組みづくりが不可欠 |
| その他 |
|
【発行側】請求書を電子化するメリット・注意点
請求書を電子化する際の発行側のメリット・注意点をそれぞれ解説します。
メリット
電子請求書を発行する主なメリットは、以下のとおりです。
請求書発行に伴う手間・コストを削減できる
紙の請求書では、印刷や押印、封入、郵送といった作業が必要でしたが、電子請求書であればこうした業務を省くことができます。作業時間の短縮だけでなく、印刷代・紙代・封筒代・郵送費などのコスト削減も期待できるでしょう。
さらに請求書を電子データとして保存できるため、紙の保管に必要だった物理的なスペースも不要となり、管理面でも効率化が図れます。
発行した請求書の管理が容易になる
電子請求書であれば、PCやクラウド上でデータを管理できるため、必要な請求書をキーワード検索などで素早く探し出すことができます。参照したい情報にすぐアクセスできるため、管理の手間が大きく軽減されます。
一方、紙の請求書の場合はファイリングや保管棚などへの整理が必要で、過去のデータを確認するには担当者を介したり、保管場所に足を運んだりと、どうしても時間と手間がかかる点が課題です。
リモートワークを推進しやすくなる
紙の請求書を発行する場合、オフィス内で印刷や押印、郵送といった作業が必要となり、出社が前提となるケースがあります。一方、電子請求書であればインターネット環境があればどこからでも発行可能です。そのため、請求書に関する業務のためだけに出社するケースが減り、柔軟な働き方を実現できます。
特にテレワークを推進する企業にとっては、業務効率の向上と働きやすさの両方を支える大きなメリットとなります。
注意点
電子請求書を発行する際の主な注意点は、以下のとおりです。
業務フローの調整が必要
紙から電子への請求書発行に切り替える際は、業務フローの調整が必要です。従来の紙ベースの手順に合わせたフローから、電子発行に対応した手順へ変更する必要があり、新しいフローの周知や定着には時間がかかる場合もあります。
社内の混乱を避け、スムーズに移行を進めるためには、事前準備を十分に行い、段階的かつ着実に切り替えていくことが重要です。
電子請求書の可否は取引先ごとに異なる
請求書の電子化は多くの企業で進んでいますが、中には「紙での請求書」を希望する取引先も存在します。そのため、電子請求書の発行について取引先から承諾が得られない場合には、個別に対応する必要があるでしょう。
こうしたケースにも対応できるように、郵送代行サービスなどを併用して紙の請求書を送付する手段も確立しておくことが大切です。
システムを導入する場合は導入・運用コストがかかる
請求書の電子化にあたり、専用のシステムを導入する場合は、導入費用や運用コストが発生します。システムによっては月額料金などのランニングコストがかかることもあるため、事前に費用面を確認しておくことが重要です。
また、システムの操作方法を習得するための教育期間が必要な場合もあるため、導入前に社内での準備や計画をしっかり行うことが求められます。
【受領側】請求書を電子化するメリット・注意点
請求書を電子化する際の受領側のメリット・注意点をそれぞれ解説します。
メリット
電子請求書を受領する主なメリットは、以下のとおりです。
郵送よりも早く請求書を受け取れる
紙の請求書では、発行から郵送、受領までに一定の時間がかかります。しかし、電子請求書であれば郵送の手間が不要なため、通常よりも速やかに受領できることが多くなります。その結果、請求書の確認や処理にタイムラグが生じず、業務をよりスムーズに進めることが可能です。
請求書の管理コストを削減できる
電子請求書を利用することで、請求書の管理コストを削減できます。電子請求書は電子データのまま保管することが義務付けられており、紙での保管が不要になります。そのため、ファイリング作業や保管スペースの確保といった手間が省け、結果的に管理にかかるコストの削減が期待できます。
経理業務の負担を軽減できる
電子請求書はWeb上でやり取りが完結するため、確認や承認のために出社する必要がなく、担当者の手間を削減できます。また、請求書データの検索や照合をPC上でスムーズに行えるほか、電子請求書の内容から会計仕訳データを生成できる場合もあり、業務効率の向上が期待できる点も大きなメリットです。
注意点
電子請求書を受領する際の注意点として、電子帳簿保存法の要件を満たした方法で保管する必要がある点が挙げられます。そのため、社内での保管方法の周知や、電子帳簿保存法に関する研修など、法令理解を深めることも大切です。
また、この対応は受領側だけでなく、発行側も同様に必要となるため、双方で環境やルールを整備し、適切に運用することが重要です。
請求書の電子化を進めるためのポイント
請求書の電子化を進めるためには、以下のようなポイントを意識することが大切です。
- 自社に適した電子請求書の送付方法を決める
- 取引先に「請求書を電子化すること」を通知する
- セキュリティ対策を徹底する
ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
自社に適した電子請求書の送付方法を決める
電子請求書の送付方法には、幾つか選択肢があります。例えば、PDF化した請求書をメールやチャットツールで送付する方法、クラウド上にアップロードして取引先にダウンロードしてもらう方法、そして請求書管理システムなどの専用ツールを利用する方法などが挙げられます。
それぞれの方法にメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合った方法を慎重に検討することが重要です。具体的なやり方については、後述で詳しく説明します。
取引先に「請求書を電子化すること」を通知する
請求書を電子化する場合、まず現在取引している企業に対してその旨を通知する必要があります。取引先ごとにやり取りの方法が異なる場合や、紙の請求書を希望される場合もあるため、トラブル回避や信頼関係の観点からも事前に確認しておくことが重要です。
セキュリティ対策を徹底する
電子請求書には、取引先の情報や請求金額など機密性の高い情報が含まれているため、セキュリティ対策を徹底することが重要です。万が一情報が外部に漏洩すると、企業の信頼失墜や大きな損害につながるリスクがあります。
具体的な対策としては、メールで送信する場合は誤送信防止のルールを策定したり、ファイルにパスワードを設定したりするなどが考えられます。また、専用のシステムを導入する場合は、暗号化通信、アクセス権限管理、ログ管理など、十分なセキュリティ機能が備わっているかを事前に確認することが大切です。
請求書を電子化する具体的なやり方
請求書を電子化する方法には、主に以下の三つがあります。
- PDF化してメールやチャットツールでやり取りする
- クラウド上に請求書をアップロードしてダウンロードしてもらう
- 請求書管理システムなどの専用ツールを導入してやり取りする
一つ目の「PDF化してメールやチャットツールでやり取りする」は、専用のシステムやツールを導入しなくても実現しやすく、ハードルが低いやり取り方法です。しかし、請求書の誤送信や情報漏洩などのリスクが想定される点に注意する必要があります。また、メールに添付したPDFも電子取引として扱われるため、受領側は電子データのまま保存することが義務化されている点も注意が必要です。
二つ目の「クラウド上に請求書をアップロードしてダウンロードしてもらう」は、クラウド環境に請求書をアップロードし、取引先にリンクを送ってダウンロードしてもらう方法です。複数の取引先がいる場合でも、請求書を一元的に管理しやすいというメリットがあります。ただし、公開範囲設定やアクセス権限の管理など、適切なセキュリティ対策が必要です。こちらも電子取引に該当するため、電子帳簿保存法の保存要件に従う必要があります。
三つ目の「請求書管理システムなどの専用ツールを導入してやり取りする」は、請求書発行・受領・管理までを効率的に行える専用システムを導入する方法です。導入費用やコストが発生するものの、入力作業の省力化や会計データとの連携が可能で、業務効率の大幅な向上が期待できます。近年では、標準データ形式（デジタルインボイス／Peppol）に対応するシステムも増えており、請求データから仕訳まで自動化できるシステムもあります。
請求書の電子化を推進するならシステムの導入がおすすめ
請求書の電子化に役立つツールには、主に「請求書発行システム」や「請求書管理機能付きの販売管理システム」などが挙げられます。
ここでは、それぞれのシステムについて詳しく解説します。
請求書発行システムについて
請求書発行システムとは、請求書の作成から送付、管理までを支援する専用のシステムです。電子請求書の発行に特化しているため、請求書の電子化に課題を抱えている企業にとっては導入を検討する価値があります。
さらに請求書発行だけでなく、請求業務全般を一元管理できる「請求管理システム」も存在します。自社の業務課題や運用規模に応じて、どのタイプのシステムが最適かを慎重に判断するとよいでしょう。
請求管理システムについては、以下の記事でも解説していますので、合わせてお役立てください。
請求管理機能付きの販売管理システムについて
販売管理システムとは、受発注・見積・売上・請求・在庫など、販売に関わる一連の業務を一気通貫で管理できるパッケージシステムです。
販売管理システムの中には、請求書の電子化に役立つ「請求管理機能」を搭載した製品もあります。請求書発行システムよりも幅広い業務をカバーできるため、請求書の電子化だけでなく、販売関連の業務全体を効率化したい場合には検討する価値があります。
大塚商会でも請求管理機能を搭載した販売管理システム「SMILE 販売」を提供しています。請求書のPDF出力、CSV出力に対応し、各種サービスに送信することが可能で、デジタルインボイスの発行・受領にも対応しています。また、従来の紙での出力にも対応しているため、取引先の要望に合わせて運用することもできます。製品の詳細は以下のページでご紹介しているので、ご興味のある方はぜひご覧ください。
販売システムを導入し、請求書の電子化に成功した事例
ここからは大塚商会の「SMILE 販売」を導入し、請求書の電子化に成功した事例をご紹介します。システムの導入にお悩みの際は、ぜひ当事例をご参考ください。
株式会社アド電子技研｜販売・保守業
業種
科学機器の販売・保守業事業内容
科学機器のメンテナンス・販売、中古分析機器の買取・販売など従業員数
28名（2024年4月現在）ホームページ
https://www.addgiken.com/
- 導入の狙い
- 請求書を案件単位でまとめて発行したい
- 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したい
- 新規事業に柔軟に対応できる業務基盤を整えたい
- 解決策
- クラウド版のグループウェアを有効活用
- 基幹業務システムとの連携で法制度に柔軟に対応
- 導入後の効果
- 従来はPCを起動し、VPNに接続するなどの手間があり、入力作業が完了するまでに15分くらいかかっていた。しかし、導入後はスマートフォンを使うことで、5分程度で入力作業が完了するようになった
- 作成した請求書は『eValue V Air』のドキュメント管理のフォルダーに自動的に保存され、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度で求められているデータ保存に対応した業務基盤を構築できた
- 導入後のお客様の声
- 大塚商会さんの提案内容がコスト面も含めて、われわれが思い描いていたものに一番近いものでした
- 今回のシステム設計をメインで担当された方に導入した後も定期的に情報交換の場を設けて、継続的にサポートしていただいています。当社の業務内容や働き方の特性を理解して、法制度にも準拠した対応をしてくださるので、とても頼りになります
まとめ
請求書の電子化は、デジタル管理による業務負荷の軽減だけでなく、SDGsへの対応といった企業の社会的責任の観点からも非常に重要な取り組みです。このような背景から近年は請求書の電子化に移行している企業も多く、取引先に合わせた柔軟な対応ができるように環境を整えておくことが求められています。
請求書の電子化を推進するためには、請求書発行システムや販売管理システムなどのツールを導入するのも有効です。大塚商会では、効率的な請求書発行・管理をサポートする「SMILE 販売」を提供していますので、請求書の電子化にお悩みの際はぜひお気軽にご相談ください。
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記事の監修
株式会社大塚商会 MM本部 業種SIプロモーション部 コンテンツ企画チーム
自社メディア「ERPナビ」を中心に、企業の課題解決に役立つコンテンツを企画・発信しています。
本記事では、販売管理・在庫管理のテーマで、中堅・中小企業、幅広い業種・業界の業務改善に携わってきた現場支援チームと連携し、経営課題の解決や現場の業務効率化など、お客様の事業成長につながる情報をお届けします！
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