日報に基づく請求書発行業務の効率化を図る

株式会社アド電子技研（以下、アド電子技研）は、1976年の創業以来、理科学機器のメンテナンス業務を中心に事業を展開。日立ハイテクサイエンス社製の分析機器（蛍光X線膜厚計・蛍光X線分析装置・熱分析装置）などの中古機（リユース品）の販売や、電子顕微鏡用消耗品などの販売も手がけている。さらに現在は、新規事業としてPoint Electronic社（ドイツ）、DELMIC社（オランダ）、Technoorg Linda社（ハンガリー）などと、日本国内における代理店契約を締結し、電子顕微鏡関連製品の輸入販売も開始している。

近年は、中古機の需要増加が見られる。新品の大型装置の中には1億5,000万円ほどと非常に高額な商品も多いため、中小企業ではなかなか手を出せないのが現状だ。そこで、大手企業が導入から10年以上使用するなどして、新商品に入れ替えるタイミングでアド電子技研が買い取り、新品同様の品質に近づけるよう綿密なメンテナンスを実施。購入を希望する中小企業へ割安な価格で提供するビジネスモデルを確立し、循環型社会の形成に貢献している。

「当社の強みは、創業時から理科学機器のメンテナンス業務に必要なスキルやメンタリティーを身につけ、人材育成に力を入れていることです。社員の7～8割は理科学機器のフィールドメンテナンスを行っている技術者が占めていることも、当社ならではの大きな特徴です」と語るのは、取締役 M&S 事業部 兼 総務担当の山本 孝氏だ。

大型の理科学機器は、運搬する費用だけで数百万円かかるものもある。しかし、技術者が機器を所有する企業へ直接訪問してメンテナンス業務を行えば、多額な輸送費を削減できるため、アド電子技研では、技術者は常に顧客先で業務を行っており、2週間以上も事務所に戻らないケースもあるという。

新しいシステムの構築作業は大塚商会に依頼。月に1～2回のペースで2カ月ほど本社で打ち合わせを行い、修正や検証作業を重ねながら理想的なシステムへ仕上げていった。

「当社の業務は形態が特殊なので、大塚商会のSEさんはかなり苦労されたと思います。そのため、本稼働日を事前に決めてプレッシャーをかけるのではなく、じっくりと時間をかけて納得できるシステムが完成した時点で、キックオフしましょうという感じで構築作業を進めていただきました」（山本氏）

具体的には、『eValue V Air』のワークフローの申請フォームにメンテナンス業務の技術者が作業時間や交通費を入力すると、そのデータが『SMILE V 販売』に取り込まれ、SMILE側で案件単位の請求書を発行できる仕組みになっている。その際、時間的なロスが生じないように、上長による承認作業はあえて行っていない。総務部門の担当者が入力ミスなどを一括チェックして対応している。

申請フォームに交通費を入力する際には、出発地と目的地から運行ルートや運賃を確認できる『乗換案内』のWebサービスを活用。申請フォームから『乗換案内』を立ち上げて情報を入力して「OK」ボタンを押すと、交通費のデータが自動的に反映される工夫を施している。

「以前は、必ずPCを起動してVPN接続してから、本社のAccessを立ち上げて作業していました。交通費を入力するために専用のアプリを別途立ち上げて確認する必要もあったので、どんなに早くても入力作業が完了するまでに15分くらいかかっていました。現在は、移動中の電車の中でも、スマートフォンを使って5分もあれば入力作業が完了します。メンテナンス業務の技術者が毎日欠かさず行う作業なので、その導入効果はとても大きいです」（山本氏）