アパレル向け受注管理システムはどう選ぶ？失敗を防ぐ四つのポイント

アパレル業界には、業界特有の商習慣や商取引があり、業務が煩雑になることも少なくありません。この記事では、アパレル業界におけるよくある課題をピックアップしたうえで、受注管理システムを導入する必要性や、システムの選び方について解説します。また、アパレル業界向けに開発されたERPシステムもご紹介します。

アパレル業界の「受注管理」とは？

「受注管理」とは、商品などの注文を受けてから出荷するまでの受注にまつわる一連の業務を管理することです。一方、「販売管理」は、より大きなまとまりであり、受注から出荷、請求、仕入れ、在庫といった全ての工程における管理体制のことを指します。つまり、受注管理は販売管理の一部分と考えられます。また、顧客が法人であるBtoB以外にも、個人の購買に対して管理するBtoCの経営形態も存在します。

例えば、衣服などを取り扱うアパレル業界では、店舗やインターネット上のEC、展示会などで注文を受けると、まず該当の商品に在庫があるか、あれば納期はいつかを確認します。在庫や納期などで問題がなければ受注伝票を作成する、というのが基本的な業務の流れです。

アパレル業界の受注管理におけるよくある課題

さまざまな業界がある中で、アパレル業界での受注管理には難しい側面があるとされています。よくある課題としては、次のようなものが挙げられます。

まず、アパレル業界には、特有の複雑な商取引や商習慣がある点です。取引先ごとに異なる取引条件や支払い方法があるうえ、まちまちの帳票を作らざるを得ないこともあります。

また、近年は実店舗のほかにも、ECや展示会、貿易など、販売経路を複数持っているケースが珍しくありません。受注可能な窓口が多くなれば、顧客対応は煩雑になりがちです。併せて、商品の在庫管理も複雑化します。

そうした事情からアパレルに関連した多くの企業では、業務の煩雑さが原因で従業員の負荷が大きくなっています。業務の進め方やノウハウを従業員同士で共有できず、属人化の課題を抱えているケースも見られます。

アパレルに適した受注管理システムの導入がカギ

これらの課題を解決するためには、アパレル業界ならではの商取引に対応した「受注管理システム」の導入がポイントです。

受注管理システムとは、顧客や取引先から受注があった場合、在庫管理や注文確認メールの送信など、受注に伴う多くの業務を自動化できるシステムのことです。導入すると、従業員は煩雑な業務から解放されます。また、人の手で行うと起きがちなヒューマンエラーを回避しやすくなる点もメリットです。

また、システムを導入することで24時間発注に対応できるようになります。多様化する顧客からのニーズにもスムーズに対応できるようになると、満足度向上にも役立ちます。

受注管理システムで業務効率化！導入するメリットとポイントとは？

アパレル向け受注管理システムを選ぶ四つのポイント

では、アパレル業界の企業にとって、どのような受注管理システムが適しているのでしょうか。個々の企業のニーズは異なりますが、業界としてぜひ注目しておきたいポイントには、大きく以下の四つが挙げられます。

アパレル特有の商取引に対応しているか
操作が簡単で使いやすいか
管理業務の連携・一元化は可能か
サポート体制が充実しているか

ここでは、それぞれを掘り下げて解説します。

アパレル特有の商取引に対応しているか

先述したように、まず業界特有の商取引に対応しているシステムかどうかが重要です。

特に販売経路として大切な展示会の会場では、パソコンの持ち込みが難しい場面も多く存在します。そうした場でも、受注登録が可能かを確認しましょう。また、取引先ごとに異なる複雑な支払い処理にも、柔軟に対応できる拡張性がポイントです。店舗やEC、展示会など、複数の販売経路がある中で、在庫管理を一元化できるかどうか、海外取引にも対応できる貿易管理が備わっているかどうかも着目すべき点です。

「なぜ受注管理システムを導入したいのか」といった目的を明確化し、自社の課題解決に適した機能が搭載されているシステムを選びましょう。そうすることで業務効率化が実現し、導入効果を最大化に結びつきます。

操作が簡単で使いやすいか

どれほど高機能で素晴らしいシステムであっても、実際に使ってみて操作性がよくなければ定着せず、ひいては業務効率化など、当初の導入目的を果たせなくなります。受注管理システム導入前には、現場の従業員が使いやすいものかどうかを必ずチェックするようにしましょう。無料トライアルが提供されている製品なら、本契約の前に使用感を確認することが可能です。

管理業務の連携・一元化は可能か

顧客に提供する商品を生産・販売するためには、さまざまな管理業務を行わなければなりません。これまで述べてきた受注管理はほんの一部であり、販売管理としては在庫管理、売上の集計なども含まれます。加えて、生産管理や顧客管理といった業務も同様に欠かせません。

受注管理だけであれば、Excelなど表計算ソフトで行うことは物理的に可能ですが、保持しているデータをほかの管理業務へ共有する、活用するといった作業も手作業で行うと、大幅に負担は増加し、ミスが発生する原因になり得ます。

一方、さまざまな管理業務を連携させ、データを一元化し運用できるシステムであれば、受注管理だけではなく、企業の販売活動全体の効率化にもつながります。

サポート体制が充実しているか

最後は、システムを提供しているベンダーのサポート体制についてです。

まず、運用しているうちに不明点などが出てきた場合、ベンダーへすぐに問い合わせて、確認できるかどうかといった点が重要です。窓口の連絡先が分かりにくかったり、たらい回しにされたりすると、探す手間や問い合わせ時間が必要以上に増え、業務が滞ってしまうおそれもあります。

また、対応できるスタッフが多いかどうかも確認しておきたいポイントです。単に人数のみならず、スキルの高いスタッフが多ければ、より安心できます。

アパレル業界向け販売・在庫管理システム「ApaRevo」

アパレル業界において、受注管理のみならず在庫管理を含めた販売管理システムの導入を検討しているなら、「ApaRevo（アパレボ）」がおすすめです。ここではその魅力について、幾つかご紹介します。

まず、パソコンを持ち込みにくい展示会において、ハンディターミナルを使った受注登録が可能です。在庫情報をリアルタイムに参照しながら受注処理ができるため、貴重な販売機会を逃しません。

委託の受注登録など、アパレル業界特有の商流・商取引にも対応しています。実店舗とECなど、アパレル業界特有の複雑な在庫管理も一元化できるのが特長です。さらに自社独自の運用に合わせて、オリジナルの管理項目を追加したり、帳票・集計表を自由に作成したりできるなど、柔軟性や拡張性にも優れています。

そのほか、BtoBのWeb受注オプションを活用することで、BtoBの取引も効率化が可能です。顧客管理システムや会計システム、貿易業務ソフトなどと簡単に連携できるため、全社的に生産性を向上させられます。

「ApaRevo」は、アパレル業界ならではの課題を解決し、DX推進にも大いに役立つツールとして、多くの企業に導入され高い市場評価も得ています。受注管理でお悩みの際は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

アパレル業界では、特有の複雑な商取引が存在するなど、業界特有の課題に直面しがちです。その一解決策としては、受注管理システムの活用が挙げられます。「ApaRevo」のように受注管理のみならず在庫管理など、販売における一連の流れを一元的に管理できるシステムを導入することで、全社的な業務効率化も図れるようになります。この機会にぜひ検討してみてください。