ハイブリッドな環境を整える！ Web会議システムは“選ぶ”から“組み合わせる”時代へ

Web会議システム・ハイブリッド会議・AIの普及で、会議の仕方が以前より複雑になっている

Web会議システムの普及、ハイブリッド会議の定着、AI機能の登場など会議を取り巻く環境は変化しています。しかし、「便利になったはずなのに、なぜか複雑になった」と感じている方も多いのではないでしょうか。ツールやデバイスが増えるほど運用も複雑になり、会議の内容より会議環境を整えることに手間を取られてしまいがちです。

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  会議に使うデバイスの設定に時間がかかる

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  発言者の声が聞こえず、議論についていけない

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  デバイスが古く、音質・画質・接続のトラブルが発生する

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  会議本番よりも準備と後処理に追われている

会議は、Web会議システム×デバイス×AIを組み合わせる時代へ

Web会議システムを導入しただけで、会議環境を整えられたと安心していませんか。オンライン参加者と会議室からの参加者が混ざった「ハイブリッド会議」が当たり前となった昨今、Web会議システム単体では解決できない課題が増えています。必要なのは、Web会議システム×デバイス×AIを組み合わせた会議の設計を見直すことです。

＜ハイブリッド会議のこれまでとこれから＞

これまではWeb会議システムの導入がゴールでした。しかし、実際の現場では、オンライン参加者が主導権を握ると会議室側・会議室参加者の声が拾えない、資料が見えづらい、発言のタイミングがつかめないといった問題が頻繁に起きています。オンラインを介しての参加か会議室からの参加かで、会議への関わり方に差が生まれていました。

しかし、これらの課題はWeb会議システムにデバイスやAIを組み合わせることで解決できます。例えば、高性能なマイクスピーカーや広角カメラを活用すれば、会議室の音声と映像をオンライン側にクリアに届けられます。また、専用のRoomsデバイスを導入すれば、同じ会議室に参加者が複数いる場合でも、話者を識別した議事録が自動で作成されるため、参加者全員が会議に集中できます。

「各ツールを組み合わせて会議を再設計する」という考え方に切り替えることで、誰もが対等に参加できる会議を実現できます。これからは、参加する場所・方法にかかわらず、誰もが対等に会議に参加できる環境をつくることがスタンダードになるでしょう。